Vinfen to organizacja non-profit świadcząca usługi zdrowotne i społeczne, która wspiera ludzi i społeczności od 1977 roku. Jej programy środowiskowe służą osobom z zaburzeniami zdrowia psychicznego, niepełnosprawnością intelektualną i rozwojową, urazami mózgu, autyzmem oraz innymi wyzwaniami związanymi ze zdrowiem behawioralnym. W ponad 500 lokalizacjach w stanach Massachusetts i Connecticut Vinfen oferuje usługi w zakresie powrotu do zdrowia i rozwijania samodzielności, wspieranego mieszkalnictwa, edukacji i zatrudnienia, opieki klinicznej i wsparcia rówieśniczego oraz reagowania kryzysowego. Organizacja wspiera około 14 000 osób rocznie i łączy zespoły z obszarów ochrony zdrowia, wpływu społecznego i usług społecznych, koncentrujące się na rzecznictwie, odporności i samostanowieniu. Jej szersza działalność na rzecz społeczności obejmuje partnerstwa, wolontariat, wydarzenia i zbiórki funduszy.
Asystent administracyjny kliniki, praca na część etatu — Lowell, Massachusetts
Wsparcie recepcji i działań administracyjnych w ambulatoryjnej klinice zdrowia psychicznego Vinfen w Lowell. Koordynowanie wizyt, dokumentacji, skierowań, obsługi klientów i pracy biura klinicznego.
Opis
- Prowadzenie codziennej pracy recepcji kliniki ambulatoryjnej
- Witanie odwiedzających i kierowanie ich do właściwego miejsca
- Odpowiadanie na pytania klientów i osób dzwoniących przy zapewnieniu uprzejmej obsługi
- Udzielanie klientom, rodzinom i zewnętrznym instytucjom odpowiednich informacji
- Przeprowadzanie procedur meldowania i wymeldowania klientów
- Pobieranie i monitorowanie współpłatności klientów
- Umawianie wizyt oraz prowadzenie przypomnień i koordynacji
- Utrzymywanie dokładnych danych klientów w wyznaczonym systemie ewidencji
- Koordynowanie skierowań oraz pomoc przy wstępnych formularzach i zbieraniu informacji
- Pomoc w weryfikacji zakresu ubezpieczenia
- Sprawne korzystanie z komputerów i standardowego wyposażenia biurowego
- Obsługiwanie i filtrowanie dużej liczby połączeń oraz innych wiadomości
- Organizowanie napływającej pracy, przekazywanie próśb, dokumentowanie działań, powiadamianie przełożonego i dalsze monitorowanie spraw
- Łączenie klientów z klinicystami i osobami przepisującymi leki, gdy jest to potrzebne
- Koordynowanie wiadomości, korespondencji, poczty, komunikacji elektronicznej i faksów
- Przygotowywanie, poprawianie i rozpowszechnianie listów, notatek, formularzy i innych dokumentów
- Tworzenie materiałów tekstowych, raportów arkuszowych i powiązanych informacji
- Porządkowanie plików i baz danych, kopiowanie materiałów oraz prowadzenie dokładnej dokumentacji
- Obsługiwanie i przetwarzanie próśb o dokumentację klientów
- Uczestniczenie w spotkaniach oraz przygotowywanie i rozpowszechnianie protokołów
- Prowadzenie kalendarzy wizyt klinicystów i osób przepisujących leki
- Koordynowanie z osobami przepisującymi leki odnowień recept, zleceń laboratoryjnych, transportu, zleceń lekowych i innych zadań kliniki
- Zapewnianie personelowi klinicznemu i kierownikowi biura pomocy biurowej, projektowej i administracyjnej
- Pomaganie innym działom i obszarom pracy na żądanie
- Samodzielne rozpatrywanie wstępnych skarg i problemów, gdy jest to możliwe, oraz eskalowanie nierozwiązanych spraw
- Monitorowanie zapasów i utrzymywanie profesjonalnego środowiska biurowego
- Przestrzeganie wszystkich zasad i procedur działania kliniki
- Wykonywanie innych powiązanych obowiązków zgodnie z przydziałem
Wymagania
- Co najmniej trzy lata doświadczenia administracyjnego, biurowego lub sekretarskiego w gabinecie medycznym
- Świadectwo ukończenia szkoły średniej lub równoważne wykształcenie
- Uzyskanie certyfikatu CPR w ciągu dwóch tygodni od zatrudnienia
- Uzyskanie certyfikatu pierwszej pomocy w ciągu dwóch tygodni od zatrudnienia
- Certyfikat CPSS
- Silne umiejętności organizacyjne i zdolność do wykonywania wielu zadań
- Umiejętność skutecznego ustalania priorytetów
- Umiejętności komunikacyjne ukierunkowane na klienta
- Jasna i skuteczna komunikacja ustna i pisemna
- Znajomość standardowych praktyk i procedur biurowych
- Trafna ocena sytuacji rutynowych i złożonych
- Umiejętność samodzielnej pracy i dotrzymywania terminów
- Umiejętność ochrony informacji poufnych
- Silne umiejętności interpersonalne i skuteczność w kontaktach z osobami z różnych środowisk
- Znajomość popularnych aplikacji komputerowych i wyposażenia biurowego
- Umiejętność podnoszenia co najmniej 25 funtów przy zastosowaniu prawidłowych technik podnoszenia
- Zdolność do pozostawania w bezruchu przez około 50% dnia pracy, gdy jest to wymagane
- Umiejętność schylania się, sięgania, archiwizowania, siedzenia, stania i poruszania się po całym obiekcie
- Umiejętność mówienia, słyszenia i komunikowania się z klientami, personelem i przedstawicielami zewnętrznymi
- Określone zdolności wzrokowe, w tym widzenie z bliska i z daleka, rozpoznawanie kolorów, widzenie obwodowe i głębi oraz zmiana ostrości
- Kandydaci dwujęzyczni, posługujący się angielskim i hiszpańskim, są zachęcani do składania aplikacji, ale znajomość obu języków nie jest wymagana
- Wykształcenie wyższe na poziomie licencjackim mile widziane, ale niewymagane
Benefity
- W pełni finansowany przez pracodawcę plan emerytalny 401(a), niewymagający wpłat pracownika
- Plan emerytalny 403(b) finansowany przez pracownika
- Ubezpieczenie medyczne, stomatologiczne i okulistyczne dla pracowników zaplanowanych na co najmniej 30 godzin tygodniowo
- Pomoc pracodawcy w kosztach ubezpieczenia medycznego
- Opłacane przez pracodawcę ubezpieczenie na życie, od przypadkowej śmierci i utraty kończyn oraz od długoterminowej niezdolności do pracy
- Opłacane przez pracodawcę krótkoterminowe ubezpieczenie od niezdolności do pracy dla uprawnionych pracowników
- Elastyczne rachunki zwrotu kosztów opieki zdrowotnej i opieki nad osobami zależnymi
- Opcjonalne terminowe i dożywotnie ubezpieczenie na życie, ubezpieczenie od wypadków, poważnych chorób i kosztów hospitalizacji
- Duża liczba płatnych dni wolnych dla pracowników zaplanowanych na co najmniej 20 godzin tygodniowo