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Vinfen
Vinfen
1 001 – 5 000 Employés
À but non lucratifImpact socialSoins de santé
Vinfen est une organisation à but non lucratif spécialisée dans les services de santé et les services sociaux, qui accompagne les personnes et les communautés depuis 1977. Ses programmes communautaires s’adressent aux personnes vivant avec des troubles de santé mentale, des déficiences intellectuelles et développementales, des lésions cérébrales, l’autisme et d’autres difficultés liées à la santé comportementale. Présente dans plus de 500 sites du Massachusetts et du Connecticut, Vinfen propose des services de rétablissement et d’habilitation, un accompagnement à la vie autonome, un soutien à l’éducation et à l’emploi, des services cliniques et de soutien par les pairs, ainsi qu’une intervention en situation de crise. L’organisation accompagne environ 14 000 personnes chaque année et réunit des équipes de santé, d’impact social et de services sociaux engagées en faveur de la défense des droits, de la résilience et de l’autodétermination. Son action communautaire comprend également des partenariats, du bénévolat, des événements et des collectes de fonds.
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Offres de l’entreprise

Assistant administratif de clinique à temps partiel – Lowell, MA

Soutenez les opérations d’accueil et administratives de la clinique ambulatoire de santé mentale de Vinfen à Lowell. Coordonnez les rendez-vous, les dossiers, les orientations, les services aux clients et le soutien administratif clinique.

USÉtats-UnisMAMassachusetts
23 $ / heure
Sur siteTemps partielIntermédiaireSeniorLangue Requise : anglaisAssistant administratif

Description

  • Gérer les opérations quotidiennes d’accueil de la clinique ambulatoire
  • Accueillir les visiteurs et les orienter vers la zone appropriée
  • Répondre aux questions des clients et des appelants en offrant un service courtois
  • Fournir aux clients, aux familles et aux organismes externes les informations pertinentes
  • Effectuer les procédures d’enregistrement et de sortie des clients
  • Percevoir et surveiller les quotes-parts des clients
  • Planifier les rendez-vous et gérer les rappels et la coordination
  • Tenir à jour les informations exactes des clients dans le système de dossiers désigné
  • Coordonner les orientations et soutenir les formulaires initiaux et la collecte d’informations
  • Aider à vérifier la couverture d’assurance
  • Utiliser efficacement les ordinateurs et le matériel de bureau courant
  • Gérer et filtrer un volume élevé d’appels et d’autres communications
  • Organiser le travail entrant, acheminer les demandes, documenter les actions, informer le superviseur et assurer le suivi
  • Mettre les clients en relation avec les cliniciens et les prescripteurs au besoin
  • Coordonner les messages, la correspondance, le courrier, les communications électroniques et les télécopies
  • Rédiger, réviser et distribuer des lettres, notes de service, formulaires et autres documents
  • Créer des documents de traitement de texte, des rapports sur tableur et les informations connexes
  • Organiser les fichiers et les bases de données, copier des documents et tenir des dossiers exacts
  • Traiter les demandes de dossiers des clients
  • Participer aux réunions et préparer et distribuer les procès-verbaux
  • Tenir les calendriers de rendez-vous des cliniciens et des prescripteurs
  • Coordonner avec les prescripteurs les renouvellements, les demandes de laboratoire, le transport, les ordonnances de médicaments et les autres tâches de la clinique
  • Fournir une assistance administrative, de projet et de secrétariat au personnel clinique et au responsable du bureau
  • Aider les autres services et zones de travail sur demande
  • Traiter de manière autonome les plaintes et problèmes initiaux lorsque possible, et transmettre les questions non résolues
  • Surveiller les fournitures et maintenir un environnement de bureau professionnel
  • Respecter toutes les politiques et procédures opérationnelles de la clinique
  • Effectuer les autres responsabilités connexes qui lui sont confiées

Exigences

  • Au moins trois ans d’expérience administrative, de bureau ou de secrétariat dans un cabinet médical
  • Diplôme d’études secondaires ou équivalent
  • Obtenir la certification RCR dans les deux semaines suivant l’embauche
  • Obtenir la certification de premiers secours dans les deux semaines suivant l’embauche
  • Certification CPSS
  • Solides capacités d’organisation et de gestion multitâche
  • Capacité à établir efficacement les priorités
  • Compétences en communication axées sur le client
  • Communication orale et écrite claire et efficace
  • Compréhension des pratiques et procédures de bureau courantes
  • Bon jugement dans les situations courantes et complexes
  • Capacité à travailler de manière autonome et à respecter les délais
  • Capacité à protéger les informations confidentielles
  • Solides compétences interpersonnelles et aisance avec des personnes d’origines diverses
  • Connaissance des applications informatiques courantes et du matériel de bureau
  • Capacité à soulever au moins 25 livres en utilisant des techniques appropriées
  • Capacité à rester stationnaire environ 50 % de la journée de travail lorsque nécessaire
  • Capacité à se pencher, atteindre, classer, s’asseoir, rester debout et se déplacer dans l’établissement
  • Capacité à parler, entendre et communiquer avec les clients, le personnel et les représentants externes
  • Capacités visuelles spécifiques, notamment la vision de près, de loin, des couleurs, périphérique et de profondeur, ainsi que l’ajustement de la mise au point
  • Les candidats bilingues anglais-espagnol sont encouragés à postuler, mais le bilinguisme n’est pas exigé
  • Un baccalauréat est souhaité, mais non obligatoire

Avantages

  • Régime de retraite 401(a) de l’employeur entièrement financé, sans contribution obligatoire de l’employé
  • Régime de retraite 403(b) financé par l’employé
  • Couverture médicale, dentaire et optique pour les employés travaillant au moins 30 heures par semaine selon leur planning
  • Participation de l’employeur aux coûts de l’assurance médicale
  • Couverture d’assurance vie, décès et mutilation accidentels et invalidité de longue durée payée par l’employeur
  • Couverture d’invalidité de courte durée payée par l’employeur pour les employés admissibles
  • Comptes de remboursement à dépenses flexibles pour les soins de santé et des personnes à charge
  • Couverture facultative d’assurance vie temporaire, vie entière, accidents, maladies graves et indemnité d’hospitalisation
  • Congés payés généreux pour les employés travaillant au moins 20 heures par semaine selon leur planning

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