Vinfen je neprofitna organizacija za zdravstvene i socijalne usluge koja od 1977. pruža podršku ljudima i zajednicama. Njezini programi u zajednici namijenjeni su osobama s teškoćama mentalnog zdravlja, intelektualnim i razvojnim teškoćama, ozljedama mozga, autizmom i drugim izazovima bihevioralnog zdravlja. Na više od 500 lokacija u Massachusettsu i Connecticutu Vinfen pruža usluge oporavka i osposobljavanja, podržano stanovanje, podršku u obrazovanju i zapošljavanju, kliničke i vršnjačke usluge te krizne intervencije. Organizacija svake godine pruža usluge približno 14.000 ljudi te okuplja timove iz područja zdravstvene skrbi, društvenog utjecaja i socijalnih usluga usmjerene na zagovaranje, otpornost i samoodređenje. Njezin širi rad u zajednici uključuje partnerstva, volontiranje, događanja i prikupljanje sredstava.
Administrativni asistent ambulante na nepuno radno vrijeme – Lowell, MA
Podržavajte rad recepcije i administrativne poslove u Vinfenovoj ambulanti za mentalno zdravlje u Lowellu. Koordinirajte termine, dokumentaciju, uputnice, usluge za klijente i podršku kliničkom uredu.
Opis
- Voditi svakodnevni rad recepcije ambulante
- Dočekivati posjetitelje i upućivati ih u odgovarajući prostor
- Odgovarati na pitanja klijenata i pozivatelja uz ljubaznu uslugu
- Pružati klijentima, obiteljima i vanjskim ustanovama relevantne informacije
- Obavljati postupke prijave i odjave klijenata
- Naplaćivati i pratiti participacije klijenata
- Dogovarati termine te upravljati podsjetnicima i koordinacijom
- Održavati točne podatke o klijentima u određenom sustavu evidencije
- Koordinirati uputnice te pomagati pri početnim obrascima i prikupljanju informacija
- Pomagati pri provjeri osigurateljnog pokrića
- Učinkovito koristiti računala i uobičajenu uredsku opremu
- Upravljati velikim brojem poziva i druge komunikacije te ih usmjeravati
- Organizirati pristigle zadatke, prosljeđivati zahtjeve, dokumentirati radnje, obavještavati nadređenog i pratiti daljnji tijek
- Prema potrebi povezivati klijente s kliničkim djelatnicima i propisivačima
- Koordinirati poruke, dopisivanje, poštu, elektroničku komunikaciju i faksove
- Sastavljati, uređivati i distribuirati pisma, memorandume, obrasce i druge dokumente
- Izrađivati materijale za obradu teksta, izvještaje u proračunskim tablicama i povezane informacije
- Organizirati datoteke i baze podataka, kopirati materijale i održavati točne evidencije
- Obrađivati i rješavati zahtjeve za klijentskom dokumentacijom
- Sudjelovati na sastancima te pripremati i distribuirati zapisnike
- Održavati kalendare termina kliničkih djelatnika i propisivača
- Koordinirati s propisivačima dopune lijekova, laboratorijske naloge, prijevoz, naloge za lijekove i druge zadatke ambulante
- Pružati kliničkom osoblju i voditelju ureda administrativnu, projektnu i uredsku podršku
- Na zahtjev pomagati drugim odjelima i radnim područjima
- Samostalno rješavati početne pritužbe i probleme kada je to moguće, a neriješena pitanja proslijediti nadređenima
- Pratiti zalihe i održavati profesionalno uredsko okruženje
- Pridržavati se svih pravila i operativnih postupaka ambulante
- Obavljati druge povezane zadatke prema uputama
Zahtjevi
- Najmanje tri godine administrativnog, uredskog ili tajničkog iskustva u medicinskom uredu
- Srednjoškolska diploma ili jednakovrijedna kvalifikacija
- Steći certifikat za CPR u roku od dva tjedna od zaposlenja
- Steći certifikat prve pomoći u roku od dva tjedna od zaposlenja
- Certifikat CPSS
- Izražene organizacijske sposobnosti i sposobnost obavljanja više zadataka
- Sposobnost učinkovitog određivanja prioriteta
- Komunikacijske vještine usmjerene na korisnike
- Jasna i učinkovita usmena i pisana komunikacija
- Razumijevanje uobičajene uredske prakse i postupaka
- Razborito prosuđivanje u rutinskim i složenim situacijama
- Sposobnost samostalnog rada i poštivanja rokova
- Sposobnost zaštite povjerljivih informacija
- Izražene interpersonalne vještine i učinkovitost u radu s ljudima različitog podrijetla
- Poznavanje uobičajenih računalnih aplikacija i uredske opreme
- Sposobnost podizanja najmanje 25 funti uz pravilne tehnike podizanja
- Sposobnost ostajanja na jednom mjestu približno 50 % radnog dana kada je to potrebno
- Sposobnost saginjanja, posezanja, arhiviranja, sjedenja, stajanja i kretanja kroz objekt
- Sposobnost govora, slušanja i komunikacije s klijentima, osobljem i vanjskim predstavnicima
- Posebne vizualne sposobnosti uključuju vid na blizinu i daljinu, raspoznavanje boja, periferni i dubinski vid te prilagodbu fokusa
- Dvojezični kandidati koji govore engleski i španjolski potiču se na prijavu, ali dvojezičnost nije obavezna
- Prvostupnik je poželjan, ali nije obavezan
Pogodnosti
- U potpunosti financiran mirovinski plan poslodavca 401(a), bez obaveznog doprinosa zaposlenika
- Mirovinski plan 403(b) koji financira zaposlenik
- Zdravstveno, stomatološko i osiguranje vida za zaposlenike raspoređene na najmanje 30 sati tjedno
- Pomoć poslodavca u troškovima zdravstvenog osiguranja
- Životno osiguranje, osiguranje od slučajne smrti i raskomadavanja te dugotrajne invalidnosti koje plaća poslodavac
- Kratkotrajna invalidnina koju plaća poslodavac za kvalificirane zaposlenike
- Fleksibilni računi za povrat troškova zdravstvene skrbi i skrbi za uzdržavane osobe
- Dobrovoljno terminsko i doživotno životno osiguranje te osiguranje od nezgode, kritičnih bolesti i bolničke naknade
- Izdašno plaćeno slobodno vrijeme za zaposlenike raspoređene na najmanje 20 sati tjedno