Vinfen — неприбуткова організація, що надає медичні та соціальні послуги й підтримує людей і громади з 1977 року. Її програми на рівні громад допомагають людям із психічними розладами, інтелектуальними порушеннями та порушеннями розвитку, травмами головного мозку, аутизмом та іншими поведінковими й психічними розладами. У більш ніж 500 центрах у штатах Массачусетс і Коннектикут Vinfen надає послуги з відновлення та розвитку навичок, підтриманого проживання, освіти й працевлаштування, клінічної та рівної підтримки, а також кризового реагування. Щороку організація обслуговує близько 14 000 людей і об’єднує команди фахівців у сфері охорони здоров’я, соціального впливу та соціальних послуг, зосереджені на захисті інтересів, стійкості й самовизначенні. Ширша робота з громадами охоплює партнерства, волонтерство, заходи та збір коштів.
Адміністративний асистент клініки, неповний робочий день — Лоуелл, Массачусетс
Підтримка роботи реєстратури та адміністративних процесів в амбулаторній клініці Vinfen з охорони психічного здоров’я в Лоуеллі. Координація прийомів, документації, направлень, обслуговування клієнтів і роботи клінічного офісу.
Опис
- Організовувати щоденну роботу реєстратури амбулаторної клініки
- Вітати відвідувачів і спрямовувати їх до відповідної зони
- Відповідати на запитання клієнтів і абонентів, забезпечуючи ввічливе обслуговування
- Надавати клієнтам, сім’ям і зовнішнім установам відповідну інформацію
- Оформлювати процедури реєстрації та виписки клієнтів
- Приймати й контролювати співоплати клієнтів
- Призначати прийоми, вести нагадування та координувати розклад
- Підтримувати точність інформації про клієнтів у визначеній системі обліку
- Координувати направлення та допомагати з первинними формами й отриманням інформації
- Допомагати перевіряти страхове покриття
- Ефективно користуватися комп’ютерами та стандартним офісним обладнанням
- Обробляти й фільтрувати великий обсяг дзвінків та інших повідомлень
- Організовувати вхідну роботу, спрямовувати запити, документувати дії, повідомляти керівника та виконувати подальші дії
- За потреби поєднувати клієнтів із клініцистами та лікарями, які призначають лікування
- Координувати повідомлення, кореспонденцію, пошту, електронні комунікації та факси
- Готувати, редагувати й поширювати листи, службові записки, форми та інші документи
- Створювати матеріали в текстових редакторах, звіти в електронних таблицях та пов’язану інформацію
- Організовувати файли й бази даних, копіювати матеріали та підтримувати точність записів
- Опрацьовувати запити на клієнтські записи
- Брати участь у нарадах, готувати й поширювати протоколи
- Вести календарі прийомів клініцистів і лікарів, які призначають лікування
- Координувати з лікарями питання продовження рецептів, лабораторних призначень, транспорту, призначення ліків та інші завдання клініки
- Надавати клінічному персоналу й офіс-менеджеру канцелярську, проєктну та адміністративну допомогу
- За потреби допомагати іншим відділам і робочим зонам
- Самостійно вирішувати первинні скарги й проблеми, коли це можливо, передаючи невирішені питання на вищий рівень
- Контролювати запаси та підтримувати професійне офісне середовище
- Дотримуватися всіх правил і робочих процедур клініки
- Виконувати інші пов’язані обов’язки за дорученням
Вимоги
- Щонайменше три роки адміністративного, канцелярського або секретарського досвіду в медичному офісі
- Диплом про повну загальну середню освіту або еквівалент
- Отримати сертифікат CPR протягом двох тижнів після працевлаштування
- Отримати сертифікат із першої допомоги протягом двох тижнів після працевлаштування
- Сертифікація CPSS
- Сильні організаційні навички та здатність виконувати багато завдань
- Уміння ефективно визначати пріоритети
- Навички комунікації, орієнтовані на клієнта
- Чітке й ефективне усне та письмове спілкування
- Розуміння стандартних офісних практик і процедур
- Зважене судження у звичайних і складних ситуаціях
- Здатність працювати самостійно та дотримуватися дедлайнів
- Здатність захищати конфіденційну інформацію
- Сильні навички міжособистісного спілкування та вміння ефективно взаємодіяти з людьми різного походження
- Знання поширених комп’ютерних програм і офісного обладнання
- Здатність піднімати щонайменше 25 фунтів, використовуючи правильну техніку піднімання
- Здатність за потреби залишатися нерухомим приблизно 50% робочого дня
- Здатність нахилятися, тягнутися, працювати з файлами, сидіти, стояти та пересуватися всім закладом
- Здатність говорити, чути й спілкуватися з клієнтами, персоналом і зовнішніми представниками
- Певні зорові здібності, зокрема зір зблизька і здалеку, сприйняття кольорів, периферійний і глибинний зір, а також фокусування
- Кандидатам, які володіють англійською та іспанською мовами, рекомендується подавати заявки, але знання двох мов не є обов’язковим
- Ступінь бакалавра бажаний, але не обов’язковий
Переваги
- Повністю фінансований роботодавцем пенсійний план 401(a), що не потребує внесків працівника
- Пенсійний план 403(b) із внесками працівника
- Медичне, стоматологічне страхування та страхування зору для працівників, запланованих щонайменше на 30 годин на тиждень
- Допомога роботодавця в оплаті медичного страхування
- Оплачуване роботодавцем страхування життя, від випадкової смерті та втрати кінцівок, а також довгострокової непрацездатності
- Оплачуване роботодавцем короткострокове страхування непрацездатності для працівників, які відповідають вимогам
- Гнучкі рахунки відшкодування витрат на медичні потреби та догляд за утриманцями
- Додаткове строкове й довічне страхування життя, страхування від нещасних випадків, критичних захворювань і госпіталізації
- Щедра оплачувана відпустка для працівників, запланованих щонайменше на 20 годин на тиждень