Vinfen je neprofitna organizacija za zdravstvene in socialne storitve, ki od leta 1977 podpira ljudi in skupnosti. Njeni programi v skupnosti so namenjeni ljudem z duševnimi motnjami, intelektualnimi in razvojnimi ovirami, poškodbami možganov, avtizmom ter drugimi vedenjskimi zdravstvenimi izzivi. Na več kot 500 lokacijah v Massachusettsu in Connecticutu Vinfen zagotavlja storitve okrevanja in usposabljanja, podprto bivanje, podporo pri izobraževanju in zaposlovanju, klinične storitve in storitve vrstniške podpore ter krizno pomoč. Organizacija vsako leto pomaga približno 14.000 ljudem ter združuje ekipe s področij zdravstvenega varstva, družbenega vpliva in socialnih storitev, ki se osredotočajo na zagovorništvo, odpornost in samoodločanje. Njeno širše delo v skupnosti vključuje partnerstva, prostovoljstvo, dogodke in zbiranje sredstev.
Administrativni asistent v ambulanti za krajši delovni čas – Lowell, MA
Podpirali boste delo na recepciji in administrativno poslovanje Vinfenove ambulante za duševno zdravje v Lowellu. Koordinirali boste termine, evidence, napotitve, storitve za stranke in podporo klinični pisarni.
Opis
- Vodenje vsakodnevnega dela recepcije ambulante
- Sprejemanje obiskovalcev in usmerjanje na ustrezno območje
- Odgovarjanje na vprašanja strank in klicateljev ob zagotavljanju vljudne storitve
- Zagotavljanje ustreznih informacij strankam, družinam in zunanjim agencijam
- Izvajanje postopkov prijave in odjave strank
- Zbiranje in spremljanje doplačil strank
- Naročanje terminov ter upravljanje opomnikov in usklajevanja
- Vzdrževanje točnih podatkov o strankah v določenem sistemu evidenc
- Usklajevanje napotitev ter pomoč pri začetnih obrazcih in zbiranju informacij
- Pomoč pri preverjanju zavarovalnega kritja
- Učinkovita uporaba računalnikov in običajne pisarniške opreme
- Upravljanje in pregledovanje velikega števila klicev in druge komunikacije
- Organiziranje vhodnega dela, usmerjanje zahtev, dokumentiranje dejanj, obveščanje nadrejenega in nadaljnje spremljanje
- Po potrebi povezovanje strank s kliničnim osebjem in predpisovalci
- Usklajevanje sporočil, korespondence, pošte, elektronske komunikacije in faksov
- Priprava, urejanje in razpošiljanje pisem, memorandumov, obrazcev in drugih dokumentov
- Ustvarjanje gradiv za urejanje besedil, poročil v preglednicah in povezanih informacij
- Organiziranje datotek in podatkovnih zbirk, kopiranje gradiv ter vzdrževanje točnih evidenc
- Obravnavanje in procesiranje zahtev za evidence strank
- Sodelovanje na sestankih ter priprava in razpošiljanje zapisnikov
- Vzdrževanje koledarjev terminov kliničnega osebja in predpisovalcev
- Usklajevanje s predpisovalci glede obnovitev receptov, laboratorijskih naročil, prevoza, naročil zdravil in drugih nalog ambulante
- Zagotavljanje pisarniške, projektne in administrativne pomoči kliničnemu osebju in vodji pisarne
- Na zahtevo pomoč drugim oddelkom in delovnim področjem
- Samostojno obravnavanje začetnih pritožb in težav, kadar je mogoče, ter stopnjevanje nerešenih zadev
- Spremljanje zalog in vzdrževanje profesionalnega pisarniškega okolja
- Upoštevanje vseh pravilnikov in delovnih postopkov ambulante
- Izvajanje drugih povezanih nalog po navodilih
Zahteve
- Vsaj tri leta administrativnih, pisarniških ali tajniških izkušenj v zdravstveni pisarni
- Srednješolska diploma ali enakovredna izobrazba
- Pridobitev certifikata CPR v dveh tednih po zaposlitvi
- Pridobitev certifikata prve pomoči v dveh tednih po zaposlitvi
- Certifikat CPSS
- Močne organizacijske sposobnosti in sposobnost opravljanja več nalog hkrati
- Sposobnost učinkovitega določanja prednostnih nalog
- Komunikacijske veščine, usmerjene v stranke
- Jasna in učinkovita ustna in pisna komunikacija
- Razumevanje običajnih pisarniških praks in postopkov
- Zdrava presoja v rutinskih in zapletenih situacijah
- Sposobnost samostojnega dela in upoštevanja rokov
- Sposobnost varovanja zaupnih informacij
- Močne medosebne veščine in učinkovitost pri delu z ljudmi iz različnih okolij
- Poznavanje običajnih računalniških aplikacij in pisarniške opreme
- Sposobnost dvigovanja najmanj 25 funtov z uporabo pravilnih tehnik dvigovanja
- Sposobnost po potrebi ostati na mestu približno 50 % delovnega dne
- Sposobnost sklanjanja, seganja, arhiviranja, sedenja, stanja in premikanja po objektu
- Sposobnost govorjenja, poslušanja in sporazumevanja s strankami, osebjem in zunanjimi predstavniki
- Posebne vidne sposobnosti, vključno z vidom na blizu in daleč, zaznavanjem barv, perifernim in globinskim vidom ter prilagajanjem ostrine
- Dvojezični kandidati, ki govorijo angleško in špansko, so vabljeni k prijavi, vendar dvojezičnost ni zahtevana
- Visokošolska diploma je zaželena, vendar ni zahtevana
Ugodnosti
- V celoti financiran pokojninski načrt delodajalca 401(a), pri katerem prispevek zaposlenega ni zahtevan
- Pokojninski načrt 403(b), ki ga financira zaposleni
- Zdravstveno, zobozdravstveno in očesno zavarovanje za zaposlene, razporejene na vsaj 30 ur tedensko
- Pomoč delodajalca pri stroških zdravstvenega zavarovanja
- Življenjsko zavarovanje, zavarovanje za primer nezgodne smrti in razkosanja ter dolgoročne invalidnosti, ki jih plača delodajalec
- Kratkoročna invalidnost, ki jo plača delodajalec, za upravičene zaposlene
- Prilagodljivi računi za povračilo stroškov zdravstvene oskrbe in oskrbe vzdrževanih oseb
- Neobvezno terminsko in vseživljenjsko življenjsko zavarovanje ter zavarovanje za primer nezgode, kritične bolezni in bolnišnično nadomestilo
- Veliko plačanega dopusta za zaposlene, razporejene na vsaj 20 ur tedensko