
Vinfenは、1977年から人々と地域社会を支援してきた非営利の保健・福祉サービス団体です。地域に根ざしたプログラムを通じて、精神疾患、知的障害・発達障害、脳損傷、自閉症、その他の行動面の健康上の課題を抱える人々を支援しています。マサチューセッツ州とコネチカット州の500か所以上で、回復支援・能力開発サービス、支援付き生活、教育・就労支援、臨床サービスとピアサポート、危機対応を提供しています。年間約14,000人にサービスを届けるとともに、アドボカシー、レジリエンス、自己決定を重視する医療、社会的インパクト、人間サービスのチームを結集しています。より広範な地域活動には、パートナーシップ、ボランティア、イベント、募金活動も含まれます。
パートタイム診療所事務アシスタント—マサチューセッツ州ローウェル
ローウェルにあるVinfenの外来精神科クリニックで、受付業務と事務運営を支援します。 予約、記録、紹介、利用者サービス、臨床オフィス業務を調整します。
仕事内容
- 外来クリニックの受付業務を日々運営する
- 来訪者を迎え、適切な場所へ案内する
- 利用者や電話の問い合わせに答え、丁寧なサービスを提供する
- 利用者、家族、外部機関に関連情報を提供して支援する
- 利用者の受付手続きと退所手続きを行う
- 利用者の自己負担金を徴収し、管理する
- 予約を設定し、リマインダーと各種調整を管理する
- 指定された記録システムで利用者情報を正確に管理する
- 紹介を調整し、初期書類と情報収集を支援する
- 保険適用範囲の確認を支援する
- コンピューターと標準的な事務機器を効果的に使用する
- 大量の電話やその他の連絡を管理し、内容を確認する
- 受け付けた業務を整理し、依頼を振り分け、対応を記録し、上司に報告してフォローアップする
- 必要に応じて利用者と臨床スタッフや処方担当者をつなぐ
- メッセージ、書簡、郵便、電子通信、ファクスを調整する
- 書簡、メモ、書式、その他の文書を作成、修正、配布する
- 文書作成資料、表計算レポート、関連情報を作成する
- ファイルとデータベースを整理し、資料を複写して正確な記録を維持する
- 利用者記録の請求を処理する
- 会議に参加し、議事録を作成して配布する
- 臨床スタッフと処方担当者の予約カレンダーを管理する
- 処方担当者と連携し、処方薬の補充、検査指示、交通手段、投薬指示などのクリニック業務を調整する
- 臨床スタッフとオフィスマネージャーに事務、プロジェクト、管理面の支援を提供する
- 依頼に応じて他の部門や作業区域を支援する
- 可能な場合は初期の苦情や問題を自ら解決し、未解決事項を上司に報告する
- 備品を管理し、専門的なオフィス環境を維持する
- クリニックのすべての方針と業務手順に従う
- その他、割り当てられた関連業務を行う
応募要件
- 医療オフィスでの事務、庶務、秘書業務の経験が3年以上あること
- 高等学校卒業または同等の資格
- 採用後2週間以内に心肺蘇生法認定を取得すること
- 採用後2週間以内に応急手当認定を取得すること
- CPSS認定
- 優れた整理能力とマルチタスク能力
- 優先順位を効果的に設定する能力
- 顧客志向のコミュニケーション能力
- 明確で効果的な口頭および文書によるコミュニケーション能力
- 標準的なオフィス業務と手順を理解していること
- 日常的および複雑な状況で適切に判断できること
- 自立して働き、期限を守る能力
- 機密情報を保護する能力
- 優れた対人能力があり、多様な背景を持つ人々と効果的に接することができること
- 一般的なコンピューターアプリケーションと事務機器に精通していること
- 適切な持ち上げ技術を使って少なくとも25ポンドを持ち上げられること
- 必要に応じて勤務時間の約50%を同じ場所に立っていられること
- 施設内でかがむ、手を伸ばす、ファイルする、座る、立つ、移動する動作ができること
- 利用者、職員、外部担当者と話し、聞き、意思疎通できること
- 近見、遠見、色覚、周辺視野、深視力、焦点調節を含む特定の視覚能力
- 英語とスペイン語のバイリンガル応募者は歓迎するが、バイリンガル能力は必須ではない
- 学士号が望ましいが、必須ではない
福利厚生
- 従業員の拠出が不要な、全額雇用主負担の401(a)退職金制度
- 従業員拠出型の403(b)退職金制度
- 週30時間以上勤務する従業員向けの医療、歯科、眼科保険
- 雇用主による医療保険費用の支援
- 雇用主負担の生命保険、事故死亡・四肢切断保険、長期障害保険
- 対象従業員向けの雇用主負担短期障害保険
- 医療費および扶養家族介護費用のフレキシブル支出償還口座
- 任意加入の定期生命保険、終身生命保険、傷害保険、重病保険、入院給付保険
- 週20時間以上勤務する従業員向けの充実した有給休暇