Vinfen — некоммерческая организация, предоставляющая медицинские и социальные услуги и поддерживающая людей и сообщества с 1977 года. Ее программы на уровне местных сообществ помогают людям с психическими расстройствами, интеллектуальными нарушениями и нарушениями развития, травмами головного мозга, аутизмом и другими поведенческими и психическими расстройствами. Более чем в 500 центрах в штатах Массачусетс и Коннектикут Vinfen оказывает услуги по восстановлению и развитию навыков, поддерживаемому проживанию, образованию и трудоустройству, клинической и равной поддержке, а также кризисному реагированию. Ежегодно организация обслуживает около 14 000 человек и объединяет команды специалистов в области здравоохранения, социальных инициатив и социальных услуг, ориентированных на защиту интересов, устойчивость и самостоятельность людей. Более широкая работа с сообществами включает партнерства, волонтерство, мероприятия и сбор средств.
Ассистент по административной работе в клинике, неполный рабочий день — Лоуэлл, Массачусетс
Поддержка работы стойки регистрации и административных процессов в амбулаторной клинике Vinfen по охране психического здоровья в Лоуэлле. Координация приёмов, документации, направлений, обслуживания клиентов и работы клинического офиса.
Описание
- Организовывать ежедневную работу стойки регистрации амбулаторной клиники
- Приветствовать посетителей и направлять их в соответствующие зоны
- Отвечать на вопросы клиентов и звонящих, обеспечивая вежливое обслуживание
- Предоставлять клиентам, семьям и внешним организациям необходимую информацию
- Оформлять процедуры регистрации и выписки клиентов
- Принимать и контролировать доплаты клиентов
- Назначать приёмы, вести напоминания и координировать расписание
- Поддерживать точность информации о клиентах в установленной системе учёта
- Координировать направления и помогать с первоначальными формами и сбором информации
- Помогать проверять страховое покрытие
- Эффективно пользоваться компьютерами и стандартным офисным оборудованием
- Обрабатывать и фильтровать большой объём звонков и других сообщений
- Организовывать поступающую работу, перенаправлять запросы, документировать действия, уведомлять руководителя и выполнять последующие действия
- При необходимости связывать клиентов с клиницистами и врачами, выписывающими назначения
- Координировать сообщения, переписку, почту, электронные коммуникации и факсы
- Составлять, редактировать и распространять письма, служебные записки, формы и другие документы
- Создавать материалы в текстовых редакторах, отчёты в электронных таблицах и связанную документацию
- Организовывать файлы и базы данных, копировать материалы и поддерживать точность записей
- Обрабатывать запросы на предоставление клиентских записей
- Участвовать в совещаниях, составлять и распространять протоколы
- Вести календари приёмов клиницистов и врачей, выписывающих назначения
- Координировать с врачами вопросы продления рецептов, лабораторных назначений, транспорта, лекарственных назначений и другие задачи клиники
- Оказывать клиническому персоналу и офис-менеджеру канцелярскую, проектную и административную поддержку
- По запросу помогать другим отделам и рабочим зонам
- Самостоятельно решать первоначальные жалобы и проблемы, когда это возможно, и передавать нерешённые вопросы выше
- Контролировать запасы и поддерживать профессиональную атмосферу в офисе
- Соблюдать все правила и рабочие процедуры клиники
- Выполнять другие связанные обязанности по поручению
Требования
- Не менее трёх лет административного, канцелярского или секретарского опыта в медицинском офисе
- Диплом об окончании средней школы или эквивалент
- Получить сертификат CPR в течение двух недель после приёма на работу
- Получить сертификат по оказанию первой помощи в течение двух недель после приёма на работу
- Сертификат CPSS
- Сильные навыки организации и многозадачности
- Умение эффективно расставлять приоритеты
- Навыки общения, ориентированные на клиентов
- Ясное и эффективное устное и письменное общение
- Понимание стандартных офисных практик и процедур
- Здравое суждение в обычных и сложных ситуациях
- Умение работать самостоятельно и соблюдать сроки
- Умение защищать конфиденциальную информацию
- Сильные навыки межличностного общения и умение эффективно взаимодействовать с людьми разного происхождения
- Знакомство с распространёнными компьютерными приложениями и офисным оборудованием
- Способность поднимать не менее 25 фунтов с использованием правильной техники подъёма
- Способность при необходимости оставаться в неподвижном положении примерно 50% рабочего дня
- Способность наклоняться, тянуться, работать с файлами, сидеть, стоять и перемещаться по всему учреждению
- Способность говорить, слышать и общаться с клиентами, сотрудниками и внешними представителями
- Определённые зрительные способности, включая зрение вблизи и вдаль, восприятие цвета, периферическое и глубинное зрение, а также изменение фокуса
- Двуязычным кандидатам, владеющим английским и испанским языками, рекомендуется подавать заявку, но знание двух языков не требуется
- Степень бакалавра желательна, но не обязательна
Преимущества
- Полностью финансируемый работодателем пенсионный план 401(a), не требующий взносов сотрудника
- Пенсионный план 403(b) с взносами сотрудника
- Медицинское, стоматологическое страхование и страхование зрения для сотрудников, работающих не менее 30 часов в неделю
- Помощь работодателя в оплате медицинской страховки
- Оплачиваемое работодателем страхование жизни, от случайной смерти и расчленения, а также долгосрочной нетрудоспособности
- Оплачиваемое работодателем краткосрочное страхование нетрудоспособности для соответствующих требованиям сотрудников
- Счета возмещения расходов на медицинские нужды и уход за иждивенцами
- Дополнительное срочное и пожизненное страхование жизни, страхование от несчастных случаев, критических заболеваний и госпитальных расходов
- Щедрый оплачиваемый отпуск для сотрудников, работающих не менее 20 часов в неделю