Η Vinfen είναι ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός υγείας και κοινωνικών υπηρεσιών που στηρίζει ανθρώπους και κοινότητες από το 1977. Τα κοινοτικά της προγράμματα εξυπηρετούν άτομα που ζουν με προβλήματα ψυχικής υγείας, νοητικές και αναπτυξιακές αναπηρίες, εγκεφαλικές κακώσεις, αυτισμό και άλλες προκλήσεις συμπεριφορικής υγείας. Μέσω περισσότερων από 500 τοποθεσιών στη Μασαχουσέτη και το Κονέκτικατ, η Vinfen παρέχει υπηρεσίες αποκατάστασης και ενδυνάμωσης δεξιοτήτων, υποστηριζόμενη διαβίωση, υποστήριξη στην εκπαίδευση και την απασχόληση, κλινικές υπηρεσίες και υπηρεσίες ομοτίμων, καθώς και άμεση ανταπόκριση σε κρίσεις. Ο οργανισμός εξυπηρετεί περίπου 14.000 ανθρώπους κάθε χρόνο και συνδυάζει ομάδες υγειονομικής περίθαλψης, κοινωνικού αντίκτυπου και κοινωνικών υπηρεσιών, με έμφαση στην υπεράσπιση δικαιωμάτων, την ανθεκτικότητα και την αυτοδιάθεση. Το ευρύτερο έργο του στην κοινότητα περιλαμβάνει συνεργασίες, εθελοντισμό, εκδηλώσεις και συγκέντρωση πόρων.
Βοηθός διοικητικής υποστήριξης σε κλινική μερικής απασχόλησης – Λόουελ, Μασαχουσέτη
Υποστήριξη των λειτουργιών υποδοχής και διοίκησης στην εξωτερική ψυχιατρική κλινική της Vinfen στο Λόουελ. Συντονισμός ραντεβού, αρχείων, παραπομπών, υπηρεσιών πελατών και κλινικής γραμματειακής υποστήριξης.
Περιγραφή
- Διαχείριση της καθημερινής λειτουργίας υποδοχής στην εξωτερική κλινική
- Υποδοχή επισκεπτών και καθοδήγησή τους στον κατάλληλο χώρο
- Απάντηση σε ερωτήσεις πελατών και καλούντων με ευγενική εξυπηρέτηση
- Υποστήριξη πελατών, οικογενειών και εξωτερικών φορέων με σχετικές πληροφορίες
- Ολοκλήρωση των διαδικασιών check-in και check-out πελατών
- Είσπραξη και παρακολούθηση των συμμετοχών των πελατών
- Προγραμματισμός ραντεβού και διαχείριση υπενθυμίσεων και συντονισμού
- Διατήρηση ακριβών στοιχείων πελατών στο καθορισμένο σύστημα αρχείων
- Συντονισμός παραπομπών και υποστήριξη αρχικών εντύπων και συλλογής πληροφοριών
- Υποστήριξη στην επαλήθευση ασφαλιστικής κάλυψης
- Αποτελεσματική χρήση υπολογιστών και τυπικού γραφειακού εξοπλισμού
- Διαχείριση και διαλογή μεγάλου όγκου κλήσεων και άλλων επικοινωνιών
- Οργάνωση εισερχόμενης εργασίας, προώθηση αιτημάτων, καταγραφή ενεργειών, ενημέρωση του προϊσταμένου και παρακολούθηση
- Σύνδεση πελατών με κλινικούς επαγγελματίες και συνταγογράφους όταν χρειάζεται
- Συντονισμός μηνυμάτων, αλληλογραφίας, ταχυδρομείου, ηλεκτρονικών επικοινωνιών και φαξ
- Σύνταξη, αναθεώρηση και διανομή επιστολών, υπομνημάτων, εντύπων και άλλων εγγράφων
- Δημιουργία εγγράφων επεξεργασίας κειμένου, αναφορών υπολογιστικών φύλλων και σχετικών πληροφοριών
- Οργάνωση αρχείων και βάσεων δεδομένων, αντιγραφή υλικού και διατήρηση ακριβών αρχείων
- Χειρισμός και επεξεργασία αιτημάτων για αρχεία πελατών
- Συμμετοχή σε συσκέψεις και προετοιμασία και κυκλοφορία πρακτικών
- Διατήρηση των ημερολογίων ραντεβού των κλινικών επαγγελματιών και των συνταγογράφων
- Συντονισμός με συνταγογράφους για ανανεώσεις συνταγών, εργαστηριακές παραγγελίες, μεταφορά, παραγγελίες φαρμάκων και άλλες εργασίες της κλινικής
- Παροχή γραμματειακής, διαχειριστικής και υποστήριξης έργων στο κλινικό προσωπικό και στον υπεύθυνο γραφείου
- Υποστήριξη άλλων τμημάτων και χώρων εργασίας όταν ζητείται
- Ανεξάρτητη αντιμετώπιση αρχικών παραπόνων και ζητημάτων όπου είναι δυνατόν, με κλιμάκωση των ανεπίλυτων θεμάτων
- Παρακολούθηση προμηθειών και διατήρηση επαγγελματικού περιβάλλοντος γραφείου
- Τήρηση όλων των πολιτικών και των λειτουργικών διαδικασιών της κλινικής
- Ολοκλήρωση άλλων σχετικών αρμοδιοτήτων όπως ανατίθενται
Απαιτήσεις
- Τουλάχιστον τρία χρόνια διοικητικής, γραμματειακής ή υπαλληλικής εμπειρίας σε ιατρικό γραφείο
- Απολυτήριο λυκείου ή ισοδύναμο
- Απόκτηση πιστοποίησης ΚΑΡΠΑ εντός δύο εβδομάδων από την πρόσληψη
- Απόκτηση πιστοποίησης πρώτων βοηθειών εντός δύο εβδομάδων από την πρόσληψη
- Πιστοποίηση CPSS
- Ισχυρές ικανότητες οργάνωσης και διαχείρισης πολλαπλών εργασιών
- Ικανότητα αποτελεσματικού καθορισμού προτεραιοτήτων
- Επικοινωνιακές δεξιότητες με επίκεντρο τον πελάτη
- Σαφής και αποτελεσματική προφορική και γραπτή επικοινωνία
- Κατανόηση των τυπικών πρακτικών και διαδικασιών γραφείου
- Ορθή κρίση σε συνήθεις και σύνθετες καταστάσεις
- Ικανότητα ανεξάρτητης εργασίας και τήρησης προθεσμιών
- Ικανότητα προστασίας εμπιστευτικών πληροφοριών
- Ισχυρές διαπροσωπικές δεξιότητες και αποτελεσματικότητα με άτομα από διαφορετικά υπόβαθρα
- Εξοικείωση με κοινές εφαρμογές υπολογιστών και εξοπλισμό γραφείου
- Ικανότητα ανύψωσης τουλάχιστον 25 λιβρών με χρήση σωστών τεχνικών ανύψωσης
- Ικανότητα παραμονής σε σταθερή θέση για περίπου 50% της εργάσιμης ημέρας όταν απαιτείται
- Ικανότητα κάμψης, έκτασης, αρχειοθέτησης, καθίσματος, ορθοστασίας και μετακίνησης σε όλη την εγκατάσταση
- Ικανότητα ομιλίας, ακοής και επικοινωνίας με πελάτες, προσωπικό και εξωτερικούς εκπροσώπους
- Συγκεκριμένες οπτικές ικανότητες, όπως κοντινή και μακρινή όραση, αντίληψη χρωμάτων, περιφερειακή και αντίληψη βάθους, καθώς και προσαρμογή εστίασης
- Οι δίγλωσσοι υποψήφιοι αγγλικών και ισπανικών ενθαρρύνονται να υποβάλουν αίτηση, αλλά η δίγλωσση ικανότητα δεν απαιτείται
- Πτυχίο πανεπιστημίου προτιμάται αλλά δεν απαιτείται
Παροχές
- Πλήρως χρηματοδοτούμενο συνταξιοδοτικό πρόγραμμα 401(a) από τον εργοδότη, χωρίς να απαιτείται εισφορά εργαζομένου
- Συνταξιοδοτικό πρόγραμμα 403(b) με χρηματοδότηση από τον εργαζόμενο
- Ιατρική, οδοντιατρική και οφθαλμολογική κάλυψη για εργαζομένους που έχουν προγραμματιστεί για τουλάχιστον 30 ώρες εβδομαδιαίως
- Συνεισφορά του εργοδότη στο κόστος ιατρικής ασφάλισης
- Κάλυψη ασφάλισης ζωής, θανάτου και ακρωτηριασμού από ατύχημα και μακροχρόνιας αναπηρίας που καταβάλλεται από τον εργοδότη
- Κάλυψη βραχυχρόνιας αναπηρίας που καταβάλλεται από τον εργοδότη για επιλέξιμους εργαζομένους
- Ευέλικτοι λογαριασμοί αποζημίωσης για υγειονομική περίθαλψη και φροντίδα εξαρτώμενων ατόμων
- Προαιρετική κάλυψη διάρκειας ζωής, ισόβιας ασφάλισης ζωής, ατυχήματος, σοβαρής ασθένειας και αποζημίωσης νοσηλείας
- Γενναιόδωρη άδεια μετ’ αποδοχών για εργαζομένους που έχουν προγραμματιστεί για τουλάχιστον 20 ώρες εβδομαδιαίως