Vinfen
Vinfen
Vinfen es una organización sin fines de lucro de servicios de salud y humanos que apoya a personas y comunidades desde 1977. Sus programas comunitarios atienden a personas con problemas de salud mental, discapacidades intelectuales y del desarrollo, lesiones cerebrales, autismo y otros desafíos de salud conductual. En más de 500 ubicaciones de Massachusetts y Connecticut, Vinfen ofrece servicios de recuperación y habilitación, vida con apoyo, apoyo educativo y laboral, servicios clínicos y de pares, y respuesta ante crisis. La organización atiende aproximadamente a 14.000 personas cada año y reúne a equipos de atención médica, impacto social y servicios humanos enfocados en la defensa de derechos, la resiliencia y la autodeterminación. Su labor comunitaria más amplia incluye alianzas, voluntariado, eventos y actividades de recaudación de fondos.

Asistente administrativo de clínica a tiempo parcial – Lowell, MA

Apoya las operaciones de recepción y administración de la clínica ambulatoria de salud mental de Vinfen en Lowell. Coordina citas, expedientes, derivaciones, servicios al cliente y apoyo administrativo clínico.

Descripción

  • Gestionar las operaciones diarias de recepción de la clínica ambulatoria
  • Recibir a los visitantes y dirigirlos al área correspondiente
  • Responder las preguntas de clientes y llamadas ofreciendo un servicio cordial
  • Apoyar a clientes, familias y agencias externas con información pertinente
  • Completar los procedimientos de registro de entrada y salida de clientes
  • Cobrar y supervisar los copagos de los clientes
  • Programar citas y gestionar recordatorios y coordinación
  • Mantener información precisa de los clientes en el sistema de registros designado
  • Coordinar derivaciones y apoyar la recopilación inicial de formularios e información
  • Ayudar a verificar la cobertura del seguro
  • Utilizar eficazmente computadoras y equipos de oficina estándar
  • Gestionar y filtrar un alto volumen de llamadas y otras comunicaciones
  • Organizar el trabajo entrante, dirigir solicitudes, documentar acciones, notificar al supervisor y hacer seguimiento
  • Poner a los clientes en contacto con clínicos y prescriptores según sea necesario
  • Coordinar mensajes, correspondencia, correo, comunicaciones electrónicas y faxes
  • Redactar, revisar y distribuir cartas, memorandos, formularios y otros documentos
  • Crear materiales de procesamiento de textos, informes de hojas de cálculo e información relacionada
  • Organizar archivos y bases de datos, copiar materiales y mantener registros precisos
  • Gestionar y procesar solicitudes de expedientes de clientes
  • Participar en reuniones y preparar y distribuir las actas
  • Mantener los calendarios de citas de clínicos y prescriptores
  • Coordinar con prescriptores renovaciones, órdenes de laboratorio, transporte, órdenes de medicamentos y otras tareas clínicas
  • Proporcionar asistencia administrativa, de proyectos y de oficina al personal clínico y al gerente de oficina
  • Ayudar a otros departamentos y áreas de trabajo cuando se solicite
  • Atender de forma independiente las quejas y problemas iniciales cuando sea posible, y escalar los asuntos no resueltos
  • Supervisar los suministros y mantener un entorno de oficina profesional
  • Cumplir todas las políticas y procedimientos operativos de la clínica
  • Completar otras responsabilidades relacionadas que se asignen

Requisitos

  • Al menos tres años de experiencia administrativa, de oficina o secretarial en un consultorio médico
  • Diploma de educación secundaria o equivalente
  • Obtener la certificación de RCP dentro de las dos semanas posteriores a la contratación
  • Obtener la certificación de primeros auxilios dentro de las dos semanas posteriores a la contratación
  • Certificación CPSS
  • Sólidas capacidades de organización y multitarea
  • Capacidad para establecer prioridades eficazmente
  • Habilidades de comunicación centradas en el cliente
  • Comunicación oral y escrita clara y eficaz
  • Conocimiento de las prácticas y procedimientos habituales de oficina
  • Buen criterio en situaciones rutinarias y complejas
  • Capacidad para trabajar de forma independiente y cumplir plazos
  • Capacidad para proteger información confidencial
  • Sólidas habilidades interpersonales y eficacia al tratar con personas de diversos orígenes
  • Familiaridad con aplicaciones informáticas comunes y equipos de oficina
  • Capacidad para levantar al menos 25 libras utilizando técnicas adecuadas
  • Capacidad para permanecer en posición fija aproximadamente el 50 % de la jornada laboral cuando sea necesario
  • Capacidad para agacharse, alcanzar, archivar, sentarse, estar de pie y desplazarse por las instalaciones
  • Capacidad para hablar, oír y comunicarse con clientes, personal y representantes externos
  • Capacidades visuales específicas, incluida la visión cercana, lejana, cromática, periférica y de profundidad, además de ajustar el enfoque
  • Se anima a postularse a candidatos bilingües en inglés y español, pero no se requiere dominio bilingüe
  • Se prefiere una licenciatura, pero no es obligatoria

Beneficios

  • Plan de jubilación del empleador 401(a) totalmente financiado, sin necesidad de contribución del empleado
  • Plan de jubilación 403(b) financiado por el empleado
  • Cobertura médica, dental y oftalmológica para empleados programados para trabajar al menos 30 horas semanales
  • Ayuda del empleador con los costos del seguro médico
  • Cobertura de seguro de vida, muerte accidental y desmembramiento, y discapacidad a largo plazo pagada por el empleador
  • Cobertura de discapacidad a corto plazo pagada por el empleador para empleados elegibles
  • Cuentas de reembolso de gastos flexibles para atención médica y de dependientes
  • Cobertura opcional de vida temporal, vida entera, accidentes, enfermedades graves e indemnización hospitalaria
  • Amplio tiempo libre remunerado para empleados programados para trabajar al menos 20 horas semanales

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