Ang Vinfen ay isang nonprofit na organisasyon para sa serbisyong pangkalusugan at pantao na sumusuporta sa mga tao at komunidad mula pa noong 1977. Ang mga programang nakabatay sa komunidad nito ay naglilingkod sa mga taong may kondisyon sa kalusugan ng isip, kapansanang intelektuwal at pangkaunlaran, pinsala sa utak, autism, at iba pang hamon sa kalusugan ng pag-uugali. Sa mahigit 500 lokasyon sa Massachusetts at Connecticut, nagbibigay ang Vinfen ng mga serbisyong pang-recovery at habilitasyon, suporta sa pamumuhay, suporta sa edukasyon at trabaho, serbisyong klinikal at peer, at pagtugon sa krisis. Naglilingkod ang organisasyon sa humigit-kumulang 14,000 tao bawat taon at pinagbubuklod ang mga pangkat sa pangangalagang pangkalusugan, epekto sa lipunan, at serbisyong pantao na nakatuon sa adbokasiya, katatagan, at sariling pagpapasya. Kabilang sa mas malawak nitong gawain sa komunidad ang mga pakikipagtulungan, pagboboluntaryo, mga kaganapan, at pangangalap ng pondo.
Part-Time na Administrative Assistant sa Klinika – Lowell, MA
Tumutulong sa mga operasyon sa front desk at administrasyon ng outpatient mental-health clinic ng Vinfen sa Lowell. Nag-aayos ng mga appointment, rekord, referral, serbisyo sa kliyente, at suporta sa klinikal na opisina.
Paglalarawan
- Patakbuhin ang pang-araw-araw na operasyon ng reception para sa outpatient clinic
- Batiin ang mga bisita at idirekta sila sa naaangkop na lugar
- Sagutin ang mga tanong ng kliyente at tumatawag habang nagbibigay ng magalang na serbisyo
- Suportahan ang mga kliyente, pamilya, at panlabas na ahensya gamit ang kaugnay na impormasyon
- Kumpletuhin ang mga pamamaraan ng pag-check-in at pag-checkout ng kliyente
- Mangolekta at subaybayan ang mga co-payment ng kliyente
- Mag-iskedyul ng mga appointment at pamahalaan ang mga paalala at koordinasyon
- Panatilihin ang tumpak na impormasyon ng kliyente sa itinalagang records system
- Ayusin ang mga referral at tumulong sa mga unang form at pangangalap ng impormasyon
- Tumulong sa pagberipika ng saklaw ng insurance
- Gamitin nang maayos ang mga computer at karaniwang kagamitan sa opisina
- Pamahalaan at salain ang maraming tawag at iba pang komunikasyon
- Ayusin ang mga papasok na gawain, i-route ang mga kahilingan, idokumento ang mga ginawa, ipaalam sa supervisor, at magsagawa ng follow-up
- Ikonekta ang mga kliyente sa mga clinician at prescriber kung kinakailangan
- Ayusin ang mga mensahe, korespondensiya, koreo, elektronikong komunikasyon, at fax
- Bumuo, magrebisa, at mamahagi ng mga liham, memorandum, form, at iba pang dokumento
- Gumawa ng mga materyal sa word processing, ulat sa spreadsheet, at kaugnay na impormasyon
- Ayusin ang mga file at database, kumopya ng mga materyal, at panatilihin ang tumpak na rekord
- Tanggapin at iproseso ang mga kahilingan para sa rekord ng kliyente
- Dumalo sa mga pulong at maghanda at mamahagi ng minutes
- Panatilihin ang mga kalendaryo ng appointment ng mga clinician at prescriber
- Makipag-ugnayan sa mga prescriber tungkol sa refill, laboratory orders, transportasyon, medication orders, at iba pang gawain sa klinika
- Magbigay ng clerical, project, at administrative assistance sa clinical staff at Office Manager
- Tumulong sa ibang departamento at lugar ng trabaho kapag hiniling
- Hawakan nang nakapag-iisa ang mga unang reklamo at isyu kung maaari, at i-escalate ang mga hindi nalutas
- Subaybayan ang mga supply at panatilihin ang propesyonal na kapaligiran sa opisina
- Sundin ang lahat ng patakaran at operating procedure ng klinika
- Kumpletuhin ang iba pang kaugnay na responsibilidad ayon sa itinalaga
Mga Kinakailangan
- Hindi bababa sa tatlong taong karanasan sa administratibo, clerical, o secretarial na gawain sa isang medical office
- Diploma sa high school o katumbas nito
- Kumuha ng CPR certification sa loob ng dalawang linggo mula sa pagkuha
- Kumuha ng First Aid certification sa loob ng dalawang linggo mula sa pagkuha
- CPSS certification
- Malakas na kakayahan sa organisasyon at paggawa ng maraming gawain
- Kakayahang epektibong magtakda ng mga priyoridad
- Mga kasanayan sa komunikasyong nakatuon sa customer
- Malinaw at epektibong pasalita at nakasulat na komunikasyon
- Pag-unawa sa mga karaniwang gawain at pamamaraan sa opisina
- Mahusay na pagpapasya sa karaniwan at komplikadong sitwasyon
- Kakayahang magtrabaho nang nakapag-iisa at tumupad sa mga deadline
- Kakayahang protektahan ang kumpidensiyal na impormasyon
- Malakas na interpersonal skills at pagiging epektibo sa pakikitungo sa mga taong mula sa iba’t ibang background
- Pamilyar sa karaniwang computer application at kagamitan sa opisina
- Kakayahang magbuhat ng hindi bababa sa 25 pounds gamit ang tamang teknik sa pagbubuhat
- Kakayahang manatiling nakapirmi nang humigit-kumulang 50% ng araw ng trabaho kung kinakailangan
- Kakayahang yumuko, umabot, mag-file, umupo, tumayo, at gumalaw sa buong pasilidad
- Kakayahang magsalita, makarinig, at makipagkomunikasyon sa mga kliyente, kawani, at panlabas na kinatawan
- Tiyak na kakayahang biswal kabilang ang near, distance, color, peripheral, at depth perception, pati pag-aangkop ng focus
- Hinihikayat na mag-apply ang mga aplikanteng bilingual sa Ingles/Espanyol, ngunit hindi kinakailangan ang pagiging bilingual
- Mas gusto ang bachelor’s degree ngunit hindi kinakailangan
Mga Benepisyo
- Ganap na pinopondohang 401(a) employer retirement plan na walang kinakailangang kontribusyon mula sa empleyado
- Employer-funded na 403(b) retirement plan
- Medical, dental, at vision coverage para sa mga empleyadong naka-iskedyul nang hindi bababa sa 30 oras bawat linggo
- Tulong ng employer sa mga gastos sa medical insurance
- Employer-paid life, accidental death and dismemberment, at long-term disability coverage
- Employer-paid short-term disability coverage para sa mga kwalipikadong empleyado
- Flexible spending reimbursement accounts para sa kalusugan at pangangalaga ng dependent
- Opsyonal na term life, whole life, accident, critical illness, at hospital indemnity coverage
- Malawak na paid time off para sa mga empleyadong naka-iskedyul nang hindi bababa sa 20 oras bawat linggo