兼職診所行政助理——麻薩諸塞州洛厄爾
為 Vinfen 位於洛厄爾的門診心理健康診所提供櫃檯及行政營運支援。 協調預約、紀錄、轉介、客戶服務及臨床辦公室支援工作。
說明
- 負責門診診所的日常接待營運
- 迎接訪客並引導其前往適當區域
- 回答客戶及來電者的問題,同時提供親切有禮的服務
- 為客戶、家屬及外部機構提供相關資訊支援
- 完成客戶報到及離院手續
- 收取並追蹤客戶自付額
- 安排預約並管理提醒及協調工作
- 在指定紀錄系統中維護準確的客戶資訊
- 協調轉介並協助完成初始表格及資訊蒐集
- 協助核實保險承保範圍
- 有效使用電腦及標準辦公設備
- 管理並篩選大量電話及其他通訊
- 整理收到的工作、分派請求、記錄處理情況、通知主管並追蹤
- 在需要時協助客戶聯絡臨床醫師及處方醫師
- 協調留言、往來函件、郵件、電子通訊及傳真
- 起草、修訂並發送信函、備忘錄、表格及其他文件
- 製作文書處理材料、試算表報告及相關資訊
- 整理檔案及資料庫、複印材料並維護準確紀錄
- 處理客戶紀錄申請
- 參與會議並準備及傳閱會議紀要
- 維護臨床醫師及處方醫師的預約行事曆
- 與處方醫師協調續方、實驗室醫囑、交通、用藥醫囑及其他診所工作
- 為臨床人員及辦公室經理提供文書、專案及行政協助
- 按要求協助其他部門及工作區域
- 在可能的情況下獨立處理初步申訴及問題,並將未解決事項上報
- 監控用品並維持專業的辦公環境
- 遵守診所所有政策及營運程序
- 完成指派的其他相關職責
職位要求
- 具備至少三年醫療辦公室行政、文書或秘書工作經驗
- 高中畢業或同等學歷
- 到職後兩週內取得心肺復甦術認證
- 到職後兩週內取得急救認證
- CPSS認證
- 具備出色的組織及多工處理能力
- 能有效設定優先順序
- 具備以客戶為中心的溝通能力
- 具備清晰有效的口語及書面溝通能力
- 了解標準辦公慣例及程序
- 能在例行及複雜情況下作出合理判斷
- 能獨立工作並準時完成任務
- 能保護機密資訊
- 具備出色的人際互動能力,能有效與不同背景的人合作
- 熟悉常用電腦應用程式及辦公設備
- 能使用正確搬運技巧舉起至少25磅的物品
- 在需要時能於工作日約50%的時間保持固定站立
- 能在設施內彎腰、伸手、歸檔、坐下、站立及移動
- 能與客戶、員工及外部代表口頭交流、聽取資訊及溝通
- 具備特定視覺能力,包括近距離、遠距離、色覺、周邊視覺及深度感知,以及焦點調節能力
- 鼓勵英語及西班牙語雙語申請者申請,但不要求具備雙語能力
- 具學士學位者優先,但不作要求
福利待遇
- 全額資助的401(a)雇主退休計畫,無需員工繳費
- 員工繳費的403(b)退休計畫
- 每週排班至少30小時的員工可享有醫療、牙科及視力保險
- 雇主協助負擔醫療保險費用
- 雇主支付人壽保險、意外身故及肢解保險,以及長期失能保險
- 符合資格的員工可享有雇主支付的短期失能保險
- 健康及受扶養人照護彈性支出報銷帳戶
- 可選的定期壽險、終身壽險、意外險、重大疾病險及住院津貼保險
- 每週排班至少20小時的員工可享有優渥的帶薪休假
