CASA DE LA FAMILIAは、南カリフォルニアを拠点に、医療・ヘルスケアおよび社会的インパクトの分野で活動する非営利団体です。犯罪やトラウマの影響を受けた人々を支援し、約30年にわたり、無料のバイリンガルカウンセリング、低料金のメンタルヘルスサービス、危機介入、法律相談、個人療法および家族療法を提供してきました。文化的背景に配慮したエビデンスに基づくケアを活動の中心に据え、十分な支援を受けられていない地域社会に向けて、経済状況にかかわらず利用者が回復し、レジリエンスを築けるよう支援しています。
バイリンガル総務フロントオフィスアシスタント ― カリフォルニア州リモート
バイリンガルのメンタルヘルスカウンセリング provider である Nogales Psychological Counseling に、リモートで事務サポートを提供します。電話、予約、レポート、記録、出張手配、日々のオフィス業務を担当します。
仕事内容
- かかってきた電話に対応し、適切な担当者へ取り次ぐ
- 予約のスケジュール設定と調整
- 会議を運営し、詳細な議事録を作成する
- メール、通信文、メモ、書簡、ファックス、フォームを作成・配布する
- 定期レポートの作成を支援する
- 整理されたファイリングシステムを構築・維持する
- オフィスの方針と手順を維持・改訂する
- 事務用品を発注し、候補となる仕入先とコスト削減の可能性を特定する
- 連絡先リストを最新の状態に保つ
- 出張を手配する
- 経費報告書を作成し、照合する
- 来訪者の一般的な要望に対応する
- 社内外の顧客窓口を務める
- 上級管理職からの依頼について、エグゼクティブアシスタントおよびシニア行政アシスタントと連携する
- 管理職および従業員に日常的な事務・庶務サポートを提供する
- 日々のオフィス業務が効率的に進むよう管理する
応募要件
- スペイン語と英語に堪能であること
- 心理学または社会学の履修経験
- 行政アシスタントまたはオフィス行政アシスタントとしての実務経験
- オフィス管理システムおよび手順に関する知識
- プリンターやファックスなどのオフィス機器に関する実務知識
- Microsoft Office、特に Excel と PowerPoint の操作に習熟していること
- 優れた時間管理能力とタスクの優先順位付け能力
- 細部に注意を払い、効果的に問題を解決できること
- 優れた文書および口頭でのコミュニケーション能力
- 高い整理能力を持ち、複数の業務を管理できること
