リモート業務運営・事務アシスタント
Carbon Law Groupの弁護士やスタッフを支え、事務運営、請求、記帳、文書管理を担当します。 AIや自動化ツールで業務を効率化し、正確性を確認しながら機密情報を保護します。
仕事内容
- 弁護士やスタッフの事務および業務運営を支援します。
- 大量のデータ入力を行います。
- 文書、書簡、報告書、スプレッドシートの作成、書式設定、校正、管理を行います。
- 電子ファイルや事務記録を整理します。
- スケジュール管理、フォローアップ、調査、割り当てられた事務業務を完了まで管理します。
- 業務の正確性、完全性、一貫性を確認します。
- 不一致、情報の不足、潜在的な問題を見つけて解決します。
- 同僚と連携し、期限や業務上の優先事項に対応します。
- システムや手順の改善を提案します。
- クライアント向け請求書を作成し、確認します。
- 請求記録、支払い情報、クライアント口座残高を管理します。
- 支払期限を過ぎた請求書を追跡し、売掛金管理や回収業務を支援します。
- リテーナー、支払い、未払い残高を記録します。
- 請求内容の不一致を調査します。
- 記帳、財務状況の追跡、照合を支援します。
- AIツールを活用して効率と生産性を高め、出力を自ら検証します。
- テンプレート、チェックリスト、手順、自動化されたワークフローを作成・改善します。
- 新しいソフトウェアやシステムを自分で学びます。
- テクノロジーを利用する際に機密情報を保護します。
応募要件
- 整理整頓が得意で、細部に注意を払えること。
- 優れた文章力と口頭でのコミュニケーション能力。
- 明確でプロフェッショナルな書簡を自立して作成できること。
- スプレッドシートを含むMicrosoft OfficeまたはGoogle Workspaceの操作に習熟していること。
- 優れた批判的思考力、分析力、問題解決力。
- 変化の速い環境で、複数の優先事項と期限に対応できること。
- 常時監督を受けずに適切な判断を下せること。
- 確実に業務を遂行し、自らの責任を果たせること。
- 財務記録、数値、詳細な事務情報を扱うことに抵抗がないこと。
- 日常業務を支援するAIツールの使用経験。
- 機密情報を慎重かつ専門的に取り扱えること。
- コンピューター、ソフトウェア、オンラインシステムを問題なく使えること。
- 新しいソフトウェアや技術をすばやく習得できること。
- ChatGPT、Claude、Gemini、Microsoft CopilotなどのAIプラットフォームに基本的な知識があること。
- 日常業務の一環としてAIツールを使用し、学ぶ意欲があること。
- 事務またはオフィス業務の経験があれば尚可。
- 請求、請求書発行、売掛金管理、債権回収、記帳の経験があれば尚可。
- 法律事務所または専門サービス業界での経験があれば尚可。
- Clio、LawPay、DocuSign、Zoho、Asana、Microsoft 365、Google Workspace、Zapier、Make、Power Automateなどのツールに精通していれば尚可。
- 基本的なSEOまたはウェブサイト管理の知識があれば尚可。
- 文書の書式設定や、ビジネス向け資料の作成経験があれば尚可。
福利厚生
- 完全リモートの勤務形態。
- 研修、指導、サポートあり。
- 独立請負契約での業務。
- システム、手順、テンプレート、チェックリスト、ワークフローを改善する機会。
- AIやテクノロジーツールを活用して効率と生産性を高める機会。