Carbon Law Group est un cabinet d’avocats basé en Californie qui accompagne les startups et les entreprises en croissance. Ses domaines d’intervention comprennent l’examen des contrats, le droit des sociétés, l’immobilier, la propriété intellectuelle et le conseil juridique général, afin d’aider les entreprises modernes à gérer leurs questions juridiques au fil de leur développement. Le cabinet intervient dans le secteur juridique B2B, avec une spécialisation en droit des sociétés.
Assistant administratif et opérationnel à distance
Accompagne les avocats et l’équipe de Carbon Law Group dans les opérations administratives, la facturation, la comptabilité et la gestion documentaire. Utilise des outils d’IA et d’automatisation pour fluidifier les processus, vérifie l’exactitude du travail et protège les informations confidentielles.
Description
- Accompagne les avocats et l’équipe dans leurs tâches administratives et opérationnelles.
- Traite de grands volumes de saisie de données.
- Prépare, met en forme, relit et tient à jour des documents, courriers, rapports et feuilles de calcul.
- Veille à l’organisation des dossiers électroniques et des registres administratifs.
- Gère les plannings, les relances, les recherches et les tâches administratives confiées jusqu’à leur achèvement.
- Vérifie l’exactitude, l’exhaustivité et la cohérence du travail.
- Repère et résout les écarts, les informations manquantes et les problèmes éventuels.
- Coordonne son travail avec ses collègues pour respecter les délais et les priorités opérationnelles.
- Propose des améliorations aux systèmes et aux procédures.
- Prépare et vérifie les factures des clients.
- Tient à jour les registres de facturation, les informations de paiement et les soldes des comptes clients.
- Suit les factures échues et contribue au suivi des comptes clients et au recouvrement.
- Enregistre les provisions, les paiements et les soldes dus.
- Recherche les écarts de facturation.
- Participe à la tenue des comptes, au suivi financier et aux rapprochements.
- Utilise des outils d’IA pour améliorer l’efficacité et la productivité, et vérifie leurs résultats de manière indépendante.
- Crée et améliore des modèles, des listes de contrôle, des procédures et des flux de travail automatisés.
- Apprend de façon autonome à utiliser de nouveaux logiciels et systèmes.
- Protège les informations confidentielles lors de l’utilisation des technologies.
Exigences
- Sens aigu de l’organisation et grand souci du détail.
- Excellentes capacités de communication écrite et orale.
- Capacité à rédiger de manière autonome des courriers clairs et professionnels.
- Maîtrise de Microsoft Office ou de Google Workspace, notamment des tableurs.
- Solides capacités de réflexion critique et analytique et de résolution de problèmes.
- Capacité à gérer des priorités et des échéances concurrentes dans un environnement dynamique.
- Aptitude à prendre des décisions appropriées sans supervision constante.
- Fiabilité dans le suivi des tâches et sens des responsabilités.
- À l’aise avec les documents financiers, les chiffres et les informations administratives détaillées.
- Expérience de l’utilisation d’outils d’IA dans le travail quotidien.
- Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme.
- À l’aise avec les ordinateurs, les logiciels et les systèmes en ligne.
- Capacité à apprendre rapidement à utiliser de nouveaux logiciels et de nouvelles technologies.
- Connaissance de base de plateformes d’IA telles que ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot ou des outils similaires.
- Volonté d’utiliser et d’apprendre des outils d’IA dans le cadre du travail quotidien.
- Une expérience préalable dans l’administration ou en bureau est souhaitée.
- Une expérience de la facturation, des comptes clients, du recouvrement ou de la tenue de livres est souhaitée.
- Une expérience dans un cabinet d’avocats ou dans les services professionnels est souhaitée.
- La connaissance de Clio, LawPay, DocuSign, Zoho, Asana, Microsoft 365, Google Workspace, Zapier, Make, Power Automate ou d’outils similaires est souhaitée.
- Des connaissances de base en référencement naturel ou en gestion de sites web sont souhaitées.
- Une expérience de la mise en forme de documents et de la préparation de supports professionnels est souhaitée.
Avantages
- Poste entièrement à distance.
- Formation, conseils et accompagnement.
- Contrat de prestataire indépendant.
- Possibilité d’améliorer les systèmes, les procédures, les modèles, les listes de contrôle et les flux de travail.
- Utilisation d’outils d’IA et de technologies pour améliorer l’efficacité et la productivité.