Carbon Law Group — юридическая фирма из Калифорнии, которая обслуживает стартапы и развивающиеся компании. Фирма консультирует по вопросам договоров, корпоративного права, недвижимости и интеллектуальной собственности, а также предоставляет услуги общего юридического сопровождения, помогая современным компаниям решать правовые вопросы по мере роста. Она работает в сфере B2B-юруслуг и специализируется на корпоративном праве.
Удалённый помощник по операционной и административной работе
Помогайте юристам и сотрудникам Carbon Law Group с административными процессами, выставлением счетов, бухгалтерским учётом и управлением документами. Используйте ИИ и средства автоматизации для оптимизации рабочих процессов, проверяйте точность результатов и защищайте конфиденциальную информацию.
Описание
- Помогайте юристам и сотрудникам с административными и операционными задачами.
- Обрабатывайте большие объёмы данных.
- Подготавливайте, форматируйте, вычитывайте и поддерживайте в актуальном состоянии документы, переписку, отчёты и электронные таблицы.
- Поддерживайте порядок в электронных файлах и административной документации.
- Планируйте встречи, выполняйте последующие действия, проводите исследования и доводите порученные административные задачи до завершения.
- Проверяйте точность, полноту и согласованность работы.
- Выявляйте и устраняйте расхождения, недостающие сведения и потенциальные проблемы.
- Координируйте работу с коллегами, чтобы соблюдать сроки и операционные приоритеты.
- Предлагайте улучшения систем и процедур.
- Готовьте и проверяйте счета для клиентов.
- Ведите учёт выставленных счетов, платежей и остатков на счетах клиентов.
- Отслеживайте просроченные счета и помогайте с дебиторской задолженностью и взысканием платежей.
- Фиксируйте авансовые платежи, поступившие суммы и непогашенные остатки.
- Выясняйте причины расхождений в счетах.
- Помогайте с ведением бухгалтерского учёта, отслеживанием финансовых операций и сверкой данных.
- Используйте инструменты ИИ для повышения эффективности и продуктивности, самостоятельно проверяя их результаты.
- Создавайте и совершенствуйте шаблоны, контрольные списки, процедуры и автоматизированные рабочие процессы.
- Самостоятельно осваивайте новые программы и системы.
- Защищайте конфиденциальную информацию при использовании технологий.
Требования
- Высокий уровень организованности и внимательность к деталям.
- Отличные навыки письменного и устного общения.
- Умение самостоятельно составлять ясную и профессиональную деловую переписку.
- Уверенное владение Microsoft Office или Google Workspace, включая электронные таблицы.
- Развитые навыки критического мышления, анализа и решения проблем.
- Умение расставлять приоритеты и соблюдать сроки в динамичной рабочей среде.
- Уверенность в принятии уместных решений без постоянного контроля.
- Надёжность, умение доводить дела до конца и личная ответственность.
- Готовность работать с финансовыми документами, цифрами и подробной административной информацией.
- Опыт использования инструментов ИИ для повседневной работы.
- Умение профессионально и осмотрительно обращаться с конфиденциальной информацией.
- Уверенное пользование компьютерами, программами и онлайн-системами.
- Способность быстро осваивать новые программы и технологии.
- Базовое знакомство с платформами ИИ, такими как ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot или аналогичными.
- Готовность использовать инструменты ИИ и осваивать их для повседневной работы.
- Предпочтителен предыдущий опыт административной или офисной работы.
- Предпочтителен опыт выставления счетов, работы с дебиторской задолженностью, взыскания платежей или ведения бухгалтерского учёта.
- Предпочтителен опыт работы в юридической фирме или сфере профессиональных услуг.
- Предпочтительно знакомство с Clio, LawPay, DocuSign, Zoho, Asana, Microsoft 365, Google Workspace, Zapier, Make, Power Automate или аналогичными инструментами.
- Предпочтительны базовые знания SEO или управления веб-сайтами.
- Предпочтителен опыт форматирования документов и подготовки профессиональных деловых материалов.
Преимущества
- Полностью удалённый формат работы.
- Обучение, наставничество и поддержка.
- Сотрудничество в качестве независимого подрядчика.
- Возможность улучшать системы, процедуры, шаблоны, контрольные списки и рабочие процессы.
- Использование инструментов ИИ и технологий для повышения эффективности и продуктивности.