遠端營運與行政助理
為 Carbon Law Group 的律師和員工提供行政營運、帳務、簿記及文件管理支援。 運用 AI 與自動化工具簡化工作流程，同時核查準確性並保護機密資訊。
說明
- 為律師和員工提供行政及營運事務支援。
- 處理大量資料輸入工作。
- 準備、排版、校對和維護文件、信函、報告及試算表。
- 整理電子檔案和行政紀錄。
- 管理行程安排、後續追蹤、研究及指派的行政工作，並確保完成。
- 檢查工作是否準確、完整且一致。
- 發現並解決差異、資訊缺漏及潛在問題。
- 與同事協調，以配合期限和營運優先事項。
- 提出改善系統和流程的建議。
- 準備並審核客戶帳單。
- 維護帳務紀錄、付款明細和客戶帳戶餘額。
- 追蹤逾期帳單，並協助應收帳款及催收工作。
- 記錄預收款、付款和未結餘額。
- 調查帳務差異。
- 協助簿記、財務追蹤和對帳。
- 運用 AI 工具提升效率和生產力，並獨立核驗其輸出。
- 建立並改進範本、檢查清單、流程和自動化工作流程。
- 自主學習新軟體和系統。
- 使用科技時保護機密資訊。
職位要求
- 組織能力強，注重細節。
- 具備良好的書面和口語溝通能力。
- 能夠獨立撰寫清楚、專業的往來信函。
- 熟悉 Microsoft Office 或 Google Workspace，包括試算表。
- 具備良好的批判性思考、分析和解決問題能力。
- 能在快速步調的環境中兼顧多項優先事項和期限。
- 有信心在無需持續督導的情況下作出適當判斷。
- 能可靠地追蹤工作並對自身負責。
- 能自在處理財務紀錄、數字和詳細行政資訊。
- 具備使用 AI 工具協助日常工作的經驗。
- 能以謹慎、專業的態度處理機密資訊。
- 能熟練使用電腦、軟體和線上系統。
- 能快速學習新軟體和技術。
- 基本熟悉 ChatGPT、Claude、Gemini、Microsoft Copilot 或類似 AI 平台。
- 願意在日常工作中使用並學習 AI 工具。
- 具行政或辦公室工作經驗者佳。
- 具帳務、開立發票、應收帳款、催收或簿記經驗者佳。
- 具律師事務所或專業服務業經驗者佳。
- 熟悉 Clio、LawPay、DocuSign、Zoho、Asana、Microsoft 365、Google Workspace、Zapier、Make、Power Automate 或類似工具者佳。
- 具備基礎 SEO 或網站管理知識者佳。
- 具文件排版和製作專業商務資料經驗者佳。
福利待遇
- 全遠端工作安排。
- 提供訓練、指導和支援。
- 以獨立承包商形式合作。
- 有機會改善系統、流程、範本、檢查清單和工作流程。
- 運用 AI 和科技工具提升效率和生產力。