Carbon Law Group ist eine in Kalifornien ansässige Anwaltskanzlei, die Start-ups und wachsende Unternehmen betreut. Ihr Leistungsspektrum umfasst die Prüfung von Verträgen, Gesellschaftsrecht, Immobilienrecht, geistiges Eigentum und allgemeine Rechtsberatung. So unterstützt sie moderne Unternehmen dabei, rechtliche Fragen während ihres Wachstums zu klären. Die Kanzlei ist im B2B-Rechtsbereich tätig und auf Gesellschaftsrecht spezialisiert.
Remote Operations- und Verwaltungsassistenz
Unterstütze die Anwältinnen und Anwälte sowie das Team der Carbon Law Group bei Verwaltungsabläufen, Abrechnung, Buchhaltung und Dokumentenverwaltung. Setze KI- und Automatisierungstools ein, um Arbeitsabläufe zu verbessern, prüfe Ergebnisse sorgfältig und schütze vertrauliche Informationen.
Beschreibung
- Unterstütze die Anwältinnen und Anwälte sowie das Team bei Verwaltungs- und Betriebsaufgaben.
- Bearbeite große Datenmengen durch Dateneingabe.
- Erstelle, formatiere, korrigiere und pflege Dokumente, Korrespondenz, Berichte und Tabellen.
- Halte elektronische Dateien und Verwaltungsunterlagen geordnet.
- Organisiere Terminplanung, Nachverfolgungen, Recherchen und zugewiesene Verwaltungsaufgaben bis zu deren Abschluss.
- Prüfe Arbeitsergebnisse auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Einheitlichkeit.
- Finde und behebe Abweichungen, fehlende Angaben und mögliche Probleme.
- Stimme dich mit Kolleginnen und Kollegen ab, um Fristen und betriebliche Prioritäten einzuhalten.
- Schlage Verbesserungen für Systeme und Abläufe vor.
- Erstelle und prüfe Rechnungen für Mandantinnen und Mandanten.
- Pflege Abrechnungsunterlagen, Zahlungsdetails und Kontostände der Mandantschaft.
- Verfolge überfällige Rechnungen und unterstütze die Debitorenbuchhaltung sowie das Forderungsmanagement.
- Erfasse Vorschüsse, Zahlungen und offene Salden.
- Untersuche Abrechnungsabweichungen.
- Unterstütze die Buchführung, die Finanzverfolgung und den Kontenabgleich.
- Nutze KI-Tools, um Effizienz und Produktivität zu steigern, und überprüfe deren Ergebnisse eigenständig.
- Erstelle und verbessere Vorlagen, Checklisten, Verfahren und automatisierte Arbeitsabläufe.
- Arbeite dich selbstständig in neue Software und Systeme ein.
- Schütze vertrauliche Informationen bei der Nutzung von Technologie.
Anforderungen
- Du arbeitest sehr organisiert und achtest genau auf Details.
- Du verfügst über ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
- Du kannst selbstständig klare und professionelle Korrespondenz verfassen.
- Du bist sicher im Umgang mit Microsoft Office oder Google Workspace, einschließlich Tabellenkalkulation.
- Du besitzt ausgeprägtes kritisches, analytisches und problemlösendes Denkvermögen.
- Du kannst in einem schnelllebigen Umfeld konkurrierende Prioritäten und Fristen ausbalancieren.
- Du triffst passende Entscheidungen selbstbewusst und ohne ständige Aufsicht.
- Du arbeitest zuverlässig Aufgaben ab und übernimmst persönliche Verantwortung.
- Du bist mit Finanzunterlagen, Zahlen und detaillierten Verwaltungsinformationen vertraut.
- Du hast Erfahrung mit KI-Tools zur Unterstützung alltäglicher Aufgaben.
- Du gehst diskret und professionell mit vertraulichen Informationen um.
- Du fühlst dich im Umgang mit Computern, Software und Onlinesystemen sicher.
- Du kannst dich schnell in neue Software und Technologien einarbeiten.
- Du hast Grundkenntnisse in KI-Plattformen wie ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot oder ähnlichen Tools.
- Du bist bereit, KI-Tools täglich einzusetzen und dazuzulernen.
- Frühere Erfahrung in der Verwaltung oder im Büro ist von Vorteil.
- Erfahrung mit Abrechnung, Rechnungsstellung, Debitorenbuchhaltung, Forderungseinzug oder Buchführung ist von Vorteil.
- Erfahrung in einer Anwaltskanzlei oder einem Dienstleistungsunternehmen ist von Vorteil.
- Kenntnisse in Clio, LawPay, DocuSign, Zoho, Asana, Microsoft 365, Google Workspace, Zapier, Make, Power Automate oder ähnlichen Tools sind von Vorteil.
- Grundkenntnisse in SEO oder Websiteverwaltung sind von Vorteil.
- Erfahrung mit der Formatierung von Dokumenten und der Erstellung professioneller Geschäftsmaterialien ist von Vorteil.
Zusatzleistungen
- Vollständig ortsunabhängige Arbeit.
- Schulung, Anleitung und Unterstützung.
- Beschäftigung als unabhängige Auftragnehmerin oder unabhängiger Auftragnehmer.
- Gelegenheit, Systeme, Verfahren, Vorlagen, Checklisten und Arbeitsabläufe zu verbessern.
- Einsatz von KI- und Technologietools zur Steigerung von Effizienz und Produktivität.