Carbon Law Group es un bufete de abogados con sede en California que presta servicios a startups y empresas en crecimiento. Su práctica abarca la revisión de contratos, el derecho corporativo, el sector inmobiliario, la propiedad intelectual y servicios de asesoría jurídica general, ayudando a las empresas modernas a gestionar asuntos legales a medida que crecen. La firma opera en el sector jurídico B2B y se centra en el derecho corporativo.
Asistente remoto de operaciones y administración
Apoya a los abogados y al personal de Carbon Law Group con operaciones administrativas, facturación, contabilidad y gestión documental. Utiliza herramientas de IA y automatización para agilizar los procesos, verifica la precisión del trabajo y protege la información confidencial.
Descripción
- Apoya a los abogados y al personal con tareas administrativas y operativas.
- Gestiona grandes volúmenes de entrada de datos.
- Prepara, da formato, corrige y mantiene documentos, correspondencia, informes y hojas de cálculo.
- Mantiene organizados los archivos electrónicos y los registros administrativos.
- Gestiona la agenda, los seguimientos, la investigación y las tareas administrativas asignadas hasta completarlas.
- Verifica la precisión, integridad y coherencia del trabajo.
- Detecta y resuelve discrepancias, datos faltantes y posibles problemas.
- Se coordina con sus colegas para cumplir los plazos y las prioridades operativas.
- Propone mejoras para los sistemas y procedimientos.
- Prepara y revisa facturas de clientes.
- Mantiene los registros de facturación, los datos de pago y los saldos de las cuentas de clientes.
- Realiza el seguimiento de las facturas vencidas y apoya las cuentas por cobrar y las gestiones de cobro.
- Registra anticipos, pagos y saldos pendientes.
- Investiga discrepancias de facturación.
- Ayuda con la contabilidad, el seguimiento financiero y las conciliaciones.
- Utiliza herramientas de IA para mejorar la eficiencia y la productividad, y verifica sus resultados de forma independiente.
- Crea y mejora plantillas, listas de verificación, procedimientos y flujos de trabajo automatizados.
- Aprende por cuenta propia a utilizar nuevos programas y sistemas.
- Protege la información confidencial al utilizar tecnología.
Requisitos
- Gran capacidad de organización y atención al detalle.
- Sólidas habilidades de comunicación oral y escrita.
- Capacidad para redactar correspondencia clara y profesional de forma autónoma.
- Dominio de Microsoft Office o Google Workspace, incluidas las hojas de cálculo.
- Sólido pensamiento crítico y analítico, y capacidad para resolver problemas.
- Capacidad para gestionar prioridades y plazos simultáneos en un entorno dinámico.
- Seguridad para tomar decisiones adecuadas sin supervisión constante.
- Constancia en el seguimiento de tareas y responsabilidad personal.
- Comodidad al trabajar con registros financieros, cifras e información administrativa detallada.
- Experiencia en el uso de herramientas de IA para las tareas cotidianas.
- Capacidad para manejar información confidencial con discreción y profesionalismo.
- Comodidad en el uso de computadoras, programas y sistemas en línea.
- Capacidad para aprender rápidamente a usar nuevos programas y tecnologías.
- Conocimientos básicos de plataformas de IA como ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot o herramientas similares.
- Disposición para utilizar y aprender herramientas de IA como parte del trabajo diario.
- Se valora la experiencia previa en administración o en oficinas.
- Se valora la experiencia en facturación, emisión de facturas, cuentas por cobrar, cobros o contabilidad.
- Se valora la experiencia en un bufete de abogados o en servicios profesionales.
- Se valoran conocimientos de Clio, LawPay, DocuSign, Zoho, Asana, Microsoft 365, Google Workspace, Zapier, Make, Power Automate o herramientas similares.
- Se valoran conocimientos básicos de SEO o gestión de sitios web.
- Se valora la experiencia en dar formato a documentos y preparar materiales empresariales profesionales.
Beneficios
- Modalidad de trabajo totalmente remota.
- Capacitación, orientación y apoyo.
- Contratación como profesional independiente.
- Oportunidad de mejorar sistemas, procedimientos, plantillas, listas de verificación y flujos de trabajo.
- Uso de herramientas de IA y tecnología para mejorar la eficiencia y la productividad.