A Carbon Law Group kaliforniai székhelyű ügyvédi iroda, amely startupokat és növekvő vállalkozásokat szolgál ki. Szolgáltatásai közé tartozik a szerződések felülvizsgálata, a társasági jog, az ingatlanjog, a szellemi tulajdon és az általános jogi tanácsadás; ezekkel segíti a növekedő modern vállalatokat jogi ügyeik kezelésében. A B2B jogi szektorban működő iroda fő szakterülete a társasági jog.
Távmunka: operációs és adminisztratív asszisztens
Adminisztratív operációs, számlázási, könyvelési és dokumentumkezelési feladatokkal segíti a Carbon Law Group ügyvédeit és munkatársait. MI- és automatizálási eszközökkel egyszerűsíti a munkafolyamatokat, ellenőrzi a munka pontosságát, és védi a bizalmas információkat.
Leírás
- Adminisztratív és operatív feladatokban segíti az ügyvédeket és a munkatársakat.
- Nagy mennyiségű adatbevitelről gondoskodik.
- Dokumentumokat, levelezést, jelentéseket és táblázatokat készít, formáz, korrektúráz és tart karban.
- Rendszerezetten tartja az elektronikus fájlokat és az adminisztratív nyilvántartásokat.
- A naptárbejegyzéseket, utánkövetéseket, kutatást és a rábízott adminisztratív feladatokat a befejezésükig kezeli.
- Ellenőrzi a munka pontosságát, teljességét és következetességét.
- Feltárja és megoldja az eltéréseket, hiányzó adatokat és lehetséges problémákat.
- A határidők és operatív prioritások teljesítése érdekében egyeztet a kollégákkal.
- Fejlesztési javaslatokat tesz a rendszerekre és eljárásokra.
- Ügyfélszámlákat készít elő és ellenőriz.
- Vezeti a számlázási nyilvántartásokat, a fizetési adatokat és az ügyfélszámla-egyenlegeket.
- Nyomon követi a lejárt számlákat, és támogatja a vevőkövetelésekkel és a behajtással kapcsolatos feladatokat.
- Rögzíti az előlegeket, a befizetéseket és a fennálló egyenlegeket.
- Kivizsgálja a számlázási eltéréseket.
- Segít a könyvelésben, a pénzügyi nyomon követésben és az egyeztetésekben.
- MI-eszközöket használ a hatékonyság és a produktivitás növelésére, az eredményeket pedig önállóan ellenőrzi.
- Sablonokat, ellenőrzőlistákat, eljárásokat és automatizált munkafolyamatokat készít és fejleszt.
- Önállóan megtanulja az új szoftverek és rendszerek használatát.
- A technológia használata során védi a bizalmas információkat.
Követelmények
- Kiemelkedően szervezett, és figyel a részletekre.
- Erős írásbeli és szóbeli kommunikációs készségekkel rendelkezik.
- Önállóan tud világos, professzionális levelezést készíteni.
- Magabiztosan használja a Microsoft Office-t vagy a Google Workspace-t, a táblázatkezelőket is beleértve.
- Erős kritikai gondolkodási, elemző és problémamegoldó készségekkel rendelkezik.
- Gyors tempójú környezetben is képes egymással versengő prioritásokat és határidőket kezelni.
- Folyamatos felügyelet nélkül is magabiztosan hoz megfelelő döntéseket.
- Megbízhatóan végigviszi a feladatokat, és személyes felelősséget vállal értük.
- Kényelmesen dolgozik pénzügyi nyilvántartásokkal, számokkal és részletes adminisztratív adatokkal.
- Van tapasztalata MI-eszközök mindennapi munkában való használatában.
- A bizalmas információkat körültekintően és professzionálisan kezeli.
- Magabiztosan használ számítógépeket, szoftvereket és online rendszereket.
- Gyorsan megtanul új szoftvereket és technológiákat.
- Alapszinten ismeri a ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot vagy hasonló MI-platformok valamelyikét.
- Nyitott az MI-eszközök napi munkában való használatára és elsajátítására.
- Előnyt jelent korábbi adminisztratív vagy irodai tapasztalat.
- Előnyt jelent a számlázásban, számlakiállításban, vevőkövetelések kezelésében, behajtásban vagy könyvelésben szerzett tapasztalat.
- Előnyt jelent ügyvédi irodában vagy professzionális szolgáltatások területén szerzett tapasztalat.
- Előnyt jelent a Clio, LawPay, DocuSign, Zoho, Asana, Microsoft 365, Google Workspace, Zapier, Make, Power Automate vagy hasonló eszközök ismerete.
- Előnyt jelent az alapszintű SEO-ismeret vagy weboldal-kezelési tapasztalat.
- Előnyt jelent dokumentumok formázásában és professzionális üzleti anyagok készítésében szerzett tapasztalat.
Juttatások
- Teljes mértékben távmunkában végezhető állás.
- Képzés, útmutatás és támogatás.
- Független vállalkozói jogviszony.
- Lehetőség a rendszerek, eljárások, sablonok, ellenőrzőlisták és munkafolyamatok fejlesztésére.
- MI- és technológiai eszközök használata a hatékonyság és a produktivitás növelésére.