Carbon Law Group היא משרד עורכי דין שמושבו בקליפורניה ומשרת חברות הזנק ועסקים בצמיחה. תחומי העיסוק שלה כוללים בדיקת חוזים, דיני חברות, נדל״ן, קניין רוחני ושירותי ייעוץ משפטי כללי, המסייעים לחברות מודרניות להתמודד עם סוגיות משפטיות במהלך צמיחתן. המשרד פועל בתחום השירותים המשפטיים לעסקים, ומתמקד בדיני חברות.
עוזר/ת תפעול ומינהלה מרחוק
תמיכה בעורכי הדין ובצוות של קבוצת עורכי הדין קרבון באמצעות טיפול בתפעול המינהלי, בחיוב, בהנהלת חשבונות ובניהול מסמכים. שימוש בכלי בינה מלאכותית ואוטומציה לייעול תהליכי עבודה, תוך בדיקת דיוק העבודה והגנה על מידע סודי.
תיאור
- תמיכה בעורכי הדין ובצוות במשימות מינהליות ותפעוליות.
- טיפול בהיקפים גדולים של הזנת נתונים.
- הכנה, עיצוב, הגהה ותחזוקה של מסמכים, התכתבויות, דוחות וגיליונות אלקטרוניים.
- שמירה על סדר בקבצים אלקטרוניים וברשומות מינהליות.
- ניהול תזמון, מעקבים, מחקר ומשימות מינהליות שהוקצו עד להשלמתן.
- בדיקת העבודה כדי לוודא שהיא מדויקת, מלאה ועקבית.
- איתור וטיפול באי־התאמות, בפרטים חסרים ובבעיות אפשריות.
- תיאום עם עמיתים כדי לעמוד במועדי יעד ובעדיפויות תפעוליות.
- הצעת שיפורים למערכות ולנהלים.
- הכנה ובדיקה של חשבוניות ללקוחות.
- ניהול רישומי חיוב, פרטי תשלומים ויתרות בחשבונות לקוחות.
- מעקב אחר חשבוניות בפיגור וסיוע בניהול חובות לקוחות ובגבייה.
- רישום מקדמות, תשלומים ויתרות לתשלום.
- בדיקת אי־התאמות בחיוב.
- סיוע בהנהלת חשבונות, במעקב פיננסי ובהתאמות חשבונאיות.
- שימוש בכלי בינה מלאכותית לשיפור היעילות והפרודוקטיביות, ובדיקה עצמאית של התוצרים שלהם.
- יצירה ושיפור של תבניות, רשימות בדיקה, נהלים ותהליכי עבודה אוטומטיים.
- לימוד עצמאי של תוכנות ומערכות חדשות.
- הגנה על מידע סודי בעת שימוש בטכנולוגיה.
דרישות
- יכולת ארגון גבוהה ותשומת לב לפרטים.
- כישורי תקשורת חזקים בכתב ובעל פה.
- יכולת לנסח באופן עצמאי התכתבויות ברורות ומקצועיות.
- שליטה ב־Microsoft Office או ב־Google Workspace, כולל גיליונות אלקטרוניים.
- כישורי חשיבה ביקורתית, ניתוח ופתרון בעיות ברמה גבוהה.
- יכולת לאזן בין סדרי עדיפויות מתחרים ובין מועדי יעד בסביבה מהירה.
- ביטחון בקבלת החלטות מתאימות ללא פיקוח מתמיד.
- יכולת מוכחת להשלים משימות ואחריות אישית.
- נוחות בעבודה עם רשומות פיננסיות, מספרים ומידע מינהלי מפורט.
- ניסיון בשימוש בכלי בינה מלאכותית לתמיכה בעבודה היומיומית.
- יכולת לטפל במידע סודי בדיסקרטיות ובמקצועיות.
- נוחות בשימוש במחשבים, בתוכנות ובמערכות מקוונות.
- יכולת ללמוד תוכנות וטכנולוגיות חדשות במהירות.
- היכרות בסיסית עם פלטפורמות בינה מלאכותית כגון ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot או כלים דומים.
- נכונות להשתמש בכלי בינה מלאכותית וללמוד אותם כחלק מהעבודה היומיומית.
- ניסיון קודם בתפקיד מינהלי או משרדי הוא יתרון.
- ניסיון בחיוב, בהפקת חשבוניות, בניהול חובות לקוחות, בגבייה או בהנהלת חשבונות הוא יתרון.
- ניסיון במשרד עורכי דין או בתחום השירותים המקצועיים הוא יתרון.
- היכרות עם Clio, LawPay, DocuSign, Zoho, Asana, Microsoft 365, Google Workspace, Zapier, Make, Power Automate או כלים דומים היא יתרון.
- ידע בסיסי בקידום אתרים במנועי חיפוש או בניהול אתרים הוא יתרון.
- ניסיון בעיצוב מסמכים ובהכנת חומרי עסקים מקצועיים הוא יתרון.
הטבות
- אפשרות לעבוד מרחוק באופן מלא.
- הכשרה, הכוונה ותמיכה.
- התקשרות כקבלן עצמאי.
- הזדמנות לשפר מערכות, נהלים, תבניות, רשימות בדיקה ותהליכי עבודה.
- שימוש בכלי בינה מלאכותית וטכנולוגיה לשיפור היעילות והפרודוקטיביות.