Carbon Law Group er et advokatfirma med base i Californien, der betjener startups og virksomheder i vækst. Firmaet arbejder med gennemgang af kontrakter, selskabsret, fast ejendom, immaterielle rettigheder og juridisk rådgivning som ekstern juridisk rådgiver, så moderne virksomheder kan håndtere juridiske forhold, efterhånden som de vokser. Firmaet opererer inden for juridiske B2B-tjenester med fokus på selskabsret.
Administrativ assistent til drift på distancen
Hjælp advokater og medarbejdere hos Carbon Law Group med administration, fakturering, bogføring og dokumenthåndtering. Brug AI og automatisering til at effektivisere arbejdsgange, kontrollere arbejdets nøjagtighed og beskytte fortrolige oplysninger.
Beskrivelse
- Hjælp advokater og medarbejdere med administrative opgaver og driftsopgaver.
- Håndter store mængder dataindtastning.
- Udarbejd, formatér, korrekturlæs og vedligehold dokumenter, korrespondance, rapporter og regneark.
- Hold elektroniske filer og administrative registre organiseret.
- Håndter planlægning, opfølgning, research og tildelte administrative opgaver fra start til afslutning.
- Kontrollér, at arbejdet er nøjagtigt, fuldstændigt og ensartet.
- Find og løs uoverensstemmelser, manglende oplysninger og potentielle problemer.
- Koordinér med kolleger for at overholde frister og driftsmæssige prioriteter.
- Foreslå forbedringer af systemer og procedurer.
- Udarbejd og gennemgå klientfakturaer.
- Vedligehold faktureringsoplysninger, betalingsdetaljer og klientkonti.
- Følg op på forfaldne fakturaer, og hjælp med tilgodehavender og inkasso.
- Registrér retainerbeløb, betalinger og udestående saldi.
- Undersøg uoverensstemmelser i faktureringen.
- Hjælp med bogføring, økonomisk opfølgning og afstemning.
- Brug AI-værktøjer til at øge effektiviteten og produktiviteten, og kontrollér selvstændigt deres resultater.
- Opret og forbedr skabeloner, tjeklister, procedurer og automatiserede arbejdsgange.
- Lær nye programmer og systemer på egen hånd.
- Beskyt fortrolige oplysninger ved brug af teknologi.
Krav
- Meget velorganiseret og opmærksom på detaljer.
- Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner.
- Kan selvstændigt udarbejde tydelig og professionel korrespondance.
- Rutineret bruger af Microsoft Office eller Google Workspace, herunder regneark.
- Stærke evner inden for kritisk tænkning, analyse og problemløsning.
- Kan håndtere konkurrerende prioriteter og frister i et miljø med højt tempo.
- Tryg ved at træffe passende beslutninger uden konstant supervision.
- Pålidelig opfølgning og personligt ansvar.
- Tryg ved at arbejde med økonomiske registreringer, tal og detaljerede administrative oplysninger.
- Erfaring med at bruge AI-værktøjer til daglige arbejdsopgaver.
- Kan håndtere fortrolige oplysninger med diskretion og professionalisme.
- Tryg ved at bruge computere, software og onlinesystemer.
- Kan hurtigt lære nye programmer og ny teknologi.
- Grundlæggende kendskab til AI-platforme som ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot eller lignende værktøjer.
- Villig til at bruge og lære AI-værktøjer som en del af det daglige arbejde.
- Tidligere administrativ erfaring eller kontorerfaring er en fordel.
- Erfaring med fakturering, fakturaer, tilgodehavender, inkasso eller bogføring er en fordel.
- Erfaring fra et advokatfirma eller med professionelle tjenesteydelser er en fordel.
- Kendskab til Clio, LawPay, DocuSign, Zoho, Asana, Microsoft 365, Google Workspace, Zapier, Make, Power Automate eller lignende værktøjer er en fordel.
- Grundlæggende viden om SEO eller webstedsadministration er en fordel.
- Erfaring med dokumentformatering og udarbejdelse af professionelt forretningsmateriale er en fordel.
Fordele
- Fuldt fjernarbejde.
- Oplæring, vejledning og støtte.
- Engagement som selvstændig kontrahent.
- Mulighed for at forbedre systemer, procedurer, skabeloner, tjeklister og arbejdsgange.
- Brug af AI- og teknologiværktøjer til at øge effektiviteten og produktiviteten.