Carbon Law Group is een advocatenkantoor in Californië dat startups en groeiende bedrijven bedient. Het kantoor houdt zich bezig met contractbeoordeling, ondernemingsrecht, vastgoedrecht, intellectueel eigendom en algemene juridische advisering. Zo helpt het moderne bedrijven om juridische zaken aan te pakken terwijl ze groeien. Het kantoor is actief in de B2B-juridische sector, met een focus op ondernemingsrecht.
Remote assistent operations en administratie
Ondersteun advocaten en medewerkers van Carbon Law Group bij administratieve processen, facturering, boekhouding en documentbeheer. Gebruik AI- en automatiseringstools om werkprocessen te stroomlijnen, controleer de resultaten zorgvuldig en bescherm vertrouwelijke informatie.
Beschrijving
- Ondersteun advocaten en medewerkers met administratieve en operationele taken.
- Verwerk grote hoeveelheden gegevens.
- Stel documenten, correspondentie, rapporten en spreadsheets op, formatteer, controleer en onderhoud ze.
- Houd elektronische bestanden en administratieve gegevens geordend.
- Beheer de planning, opvolging, research en toegewezen administratieve werkzaamheden tot deze zijn afgerond.
- Controleer het werk op nauwkeurigheid, volledigheid en consistentie.
- Spoor afwijkingen, ontbrekende gegevens en mogelijke problemen op en los deze op.
- Werk samen met collega's om deadlines en operationele prioriteiten te halen.
- Stel verbeteringen aan systemen en procedures voor.
- Stel facturen voor cliënten op en controleer deze.
- Beheer factuurgegevens, betalingsdetails en cliëntsaldo's.
- Volg achterstallige facturen op en ondersteun debiteurenbeheer en incasso.
- Registreer voorschotten, betalingen en openstaande bedragen.
- Onderzoek afwijkingen in facturen.
- Ondersteun de boekhouding, financiële administratie en reconciliatie.
- Gebruik AI-tools om de efficiëntie en productiviteit te verhogen en controleer de resultaten zelfstandig.
- Maak en verbeter sjablonen, checklists, procedures en geautomatiseerde werkstromen.
- Leer zelfstandig nieuwe software en systemen gebruiken.
- Bescherm vertrouwelijke informatie bij het gebruik van technologie.
Vereisten
- Je bent zeer georganiseerd en hebt oog voor detail.
- Je beschikt over sterke schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
- Je kunt zelfstandig heldere, professionele correspondentie opstellen.
- Je kunt goed werken met Microsoft Office of Google Workspace, waaronder spreadsheets.
- Je beschikt over sterke kritische, analytische en probleemoplossende vaardigheden.
- Je kunt in een dynamische omgeving omgaan met concurrerende prioriteiten en deadlines.
- Je neemt met vertrouwen passende beslissingen zonder voortdurend toezicht.
- Je volgt werkzaamheden betrouwbaar op en neemt persoonlijke verantwoordelijkheid.
- Je werkt graag met financiële gegevens, cijfers en gedetailleerde administratieve informatie.
- Je hebt ervaring met AI-tools voor dagelijkse werkzaamheden.
- Je kunt vertrouwelijke informatie discreet en professioneel behandelen.
- Je bent vertrouwd met computers, software en online systemen.
- Je kunt nieuwe software en technologie snel leren gebruiken.
- Je hebt basiskennis van AI-platforms zoals ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot of vergelijkbare tools.
- Je bent bereid AI-tools dagelijks te gebruiken en ermee te leren werken.
- Eerdere administratieve of kantoorervaring is een pré.
- Ervaring met facturering, debiteurenbeheer, incasso of boekhouding is een pré.
- Ervaring bij een advocatenkantoor of zakelijke dienstverlener is een pré.
- Kennis van Clio, LawPay, DocuSign, Zoho, Asana, Microsoft 365, Google Workspace, Zapier, Make, Power Automate of vergelijkbare tools is een pré.
- Basiskennis van SEO of websitebeheer is een pré.
- Ervaring met documentopmaak en het voorbereiden van professionele zakelijke materialen is een pré.
Voordelen
- Volledig werken op afstand.
- Training, begeleiding en ondersteuning.
- Samenwerking als zelfstandig opdrachtnemer.
- Mogelijkheid om systemen, procedures, sjablonen, checklists en werkstromen te verbeteren.
- Gebruik van AI- en technologietools om efficiëntie en productiviteit te verhogen.