Carbon Law Group è uno studio legale con sede in California che assiste startup e aziende in crescita. La sua attività comprende la revisione dei contratti, il diritto societario, il settore immobiliare, la proprietà intellettuale e servizi di consulenza legale generale, aiutando le imprese moderne ad affrontare questioni giuridiche durante la crescita. Lo studio opera nel settore legale B2B, con particolare attenzione al diritto societario.
Assistente remoto per le operazioni e l’amministrazione
Supporta gli avvocati e il personale di Carbon Law Group nelle attività amministrative, nella fatturazione, nella contabilità e nella gestione dei documenti. Utilizza strumenti di IA e automazione per ottimizzare i flussi di lavoro, verifica l’accuratezza delle attività e protegge le informazioni riservate.
Descrizione
- Supporta gli avvocati e il personale nelle attività amministrative e operative.
- Gestisce grandi volumi di inserimento dati.
- Prepara, formatta, corregge e aggiorna documenti, corrispondenza, relazioni e fogli di calcolo.
- Mantiene organizzati gli archivi elettronici e i registri amministrativi.
- Gestisce agende, solleciti, ricerche e attività amministrative assegnate fino al loro completamento.
- Verifica l’accuratezza, la completezza e la coerenza del lavoro.
- Individua e risolve discrepanze, informazioni mancanti e possibili problemi.
- Si coordina con i colleghi per rispettare scadenze e priorità operative.
- Propone miglioramenti a sistemi e procedure.
- Prepara e verifica le fatture dei clienti.
- Tiene aggiornati i registri di fatturazione, i dati sui pagamenti e i saldi dei conti dei clienti.
- Monitora le fatture scadute e supporta la gestione dei crediti e il recupero dei pagamenti.
- Registra anticipi, pagamenti e saldi in sospeso.
- Analizza le discrepanze di fatturazione.
- Collabora alla tenuta della contabilità, al monitoraggio finanziario e alle riconciliazioni.
- Utilizza strumenti di IA per migliorare efficienza e produttività e verifica autonomamente i risultati.
- Crea e perfeziona modelli, liste di controllo, procedure e flussi di lavoro automatizzati.
- Impara in autonomia a usare nuovi software e sistemi.
- Protegge le informazioni riservate quando utilizza la tecnologia.
Requisiti
- Ottime capacità organizzative e grande attenzione ai dettagli.
- Spiccate capacità di comunicazione scritta e orale.
- Capacità di redigere autonomamente comunicazioni chiare e professionali.
- Padronanza di Microsoft Office o Google Workspace, inclusi i fogli di calcolo.
- Ottime capacità di pensiero critico e analitico e di risoluzione dei problemi.
- Capacità di gestire priorità e scadenze concorrenti in un ambiente dinamico.
- Sicurezza nel prendere decisioni appropriate senza supervisione costante.
- Affidabilità nel portare a termine le attività e senso di responsabilità personale.
- Dimestichezza con documenti finanziari, numeri e informazioni amministrative dettagliate.
- Esperienza nell’uso di strumenti di IA per le attività quotidiane.
- Capacità di gestire informazioni riservate con discrezione e professionalità.
- Dimestichezza con computer, software e sistemi online.
- Capacità di apprendere rapidamente nuovi software e tecnologie.
- Conoscenza di base di piattaforme di IA come ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot o strumenti simili.
- Disponibilità a usare e imparare strumenti di IA come parte del lavoro quotidiano.
- È preferibile una precedente esperienza amministrativa o d’ufficio.
- È preferibile esperienza in fatturazione, emissione di fatture, gestione dei crediti, recupero pagamenti o contabilità.
- È preferibile esperienza presso uno studio legale o nei servizi professionali.
- È preferibile la conoscenza di Clio, LawPay, DocuSign, Zoho, Asana, Microsoft 365, Google Workspace, Zapier, Make, Power Automate o strumenti simili.
- È preferibile una conoscenza di base della SEO o della gestione di siti web.
- È preferibile esperienza nella formattazione di documenti e nella preparazione di materiali aziendali professionali.
Benefit
- Lavoro completamente da remoto.
- Formazione, indicazioni e supporto.
- Collaborazione come professionista indipendente.
- Possibilità di migliorare sistemi, procedure, modelli, liste di controllo e flussi di lavoro.
- Utilizzo di strumenti di IA e tecnologia per migliorare efficienza e produttività.