Carbon Law Group er et advokatfirma med base i California som bistår oppstartsbedrifter og virksomheter i vekst. Firmaet arbeider med kontraktsgjennomgang, selskapsrett, eiendomsrett, immaterielle rettigheter og juridisk rådgivning som ekstern juridisk rådgiver, og hjelper moderne virksomheter med å håndtere juridiske spørsmål etter hvert som de vokser. Firmaet tilbyr juridiske B2B-tjenester med fokus på selskapsrett.
Fjernassistent for drift og administrasjon
Støtt advokater og ansatte i Carbon Law Group med administrasjon, fakturering, bokføring og dokumenthåndtering. Bruk KI og automatisering for å effektivisere arbeidsflyten, kontrollere at arbeidet er nøyaktig og beskytte konfidensiell informasjon.
Beskrivelse
- Støtt advokater og ansatte med administrative oppgaver og driftsoppgaver.
- Håndter store mengder dataregistrering.
- Utarbeid, formater, korrekturles og vedlikehold dokumenter, korrespondanse, rapporter og regneark.
- Hold elektroniske filer og administrative registre organisert.
- Håndter planlegging, oppfølging, research og tildelte administrative oppgaver helt til de er fullført.
- Kontroller at arbeidet er nøyaktig, fullstendig og konsekvent.
- Finn og løs avvik, manglende opplysninger og mulige problemer.
- Samarbeid med kolleger for å overholde frister og driftsprioriteringer.
- Foreslå forbedringer av systemer og rutiner.
- Utarbeid og gjennomgå klientfakturaer.
- Vedlikehold faktureringsopplysninger, betalingsdetaljer og klientsaldoer.
- Følg opp forfalte fakturaer og bidra med kundefordringer og innkreving.
- Registrer forskuddsbetalinger, betalinger og utestående beløp.
- Undersøk avvik i faktureringen.
- Bidra med bokføring, økonomisk oppfølging og avstemming.
- Bruk KI-verktøy for å øke effektiviteten og produktiviteten, og kontroller resultatene selvstendig.
- Opprett og forbedre maler, sjekklister, rutiner og automatiserte arbeidsflyter.
- Lær nye programmer og systemer på egen hånd.
- Beskytt konfidensiell informasjon ved bruk av teknologi.
Krav
- Svært organisert og nøyaktig.
- Gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner.
- Kan utforme tydelig og profesjonell korrespondanse selvstendig.
- Dyktig med Microsoft Office eller Google Workspace, inkludert regneark.
- Gode evner innen kritisk tenkning, analyse og problemløsning.
- Kan håndtere konkurrerende prioriteringer og frister i et hektisk miljø.
- Trygg på å ta passende beslutninger uten konstant oppfølging.
- Pålitelig oppfølging og personlig ansvarlighet.
- Komfortabel med økonomiske registre, tall og detaljert administrativ informasjon.
- Erfaring med å bruke KI-verktøy i det daglige arbeidet.
- Kan håndtere konfidensiell informasjon med diskresjon og profesjonalitet.
- Komfortabel med datamaskiner, programvare og nettbaserte systemer.
- Kan raskt lære nye programmer og ny teknologi.
- Grunnleggende kjennskap til KI-plattformer som ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot eller lignende verktøy.
- Villig til å bruke og lære KI-verktøy som en del av det daglige arbeidet.
- Tidligere erfaring med administrasjon eller kontorarbeid er en fordel.
- Erfaring med fakturering, kundefakturering, kundefordringer, innkreving eller bokføring er en fordel.
- Erfaring fra advokatfirma eller profesjonelle tjenester er en fordel.
- Kjennskap til Clio, LawPay, DocuSign, Zoho, Asana, Microsoft 365, Google Workspace, Zapier, Make, Power Automate eller lignende verktøy er en fordel.
- Grunnleggende kunnskap om SEO eller nettstedadministrasjon er en fordel.
- Erfaring med dokumentformatering og utarbeidelse av profesjonelt forretningsmateriell er en fordel.
Fordeler
- Fullt fjernarbeid.
- Opplæring, veiledning og støtte.
- Oppdrag som selvstendig oppdragstaker.
- Mulighet til å forbedre systemer, rutiner, maler, sjekklister og arbeidsflyter.
- Bruk av KI- og teknologiverktøy for å øke effektiviteten og produktiviteten.