Η Carbon Law Group είναι δικηγορική εταιρεία με έδρα την Καλιφόρνια, που εξυπηρετεί νεοφυείς επιχειρήσεις και αναπτυσσόμενες εταιρείες. Το αντικείμενό της περιλαμβάνει τον έλεγχο συμβάσεων, το εταιρικό δίκαιο, τα ακίνητα, την πνευματική ιδιοκτησία και υπηρεσίες γενικού νομικού συμβούλου, βοηθώντας τις σύγχρονες επιχειρήσεις να αντιμετωπίζουν νομικά ζητήματα καθώς αναπτύσσονται. Η εταιρεία δραστηριοποιείται στον τομέα των νομικών υπηρεσιών B2B, με έμφαση στο εταιρικό δίκαιο.
Βοηθός λειτουργιών και διοικητικής υποστήριξης εξ αποστάσεως
Υποστήριξη δικηγόρων και προσωπικού της Carbon Law Group σε διοικητικές λειτουργίες, τιμολόγηση, λογιστική και διαχείριση εγγράφων. Χρήση εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης και αυτοματοποίησης για τη βελτίωση των ροών εργασίας, με έλεγχο της ακρίβειας και προστασία των εμπιστευτικών πληροφοριών.
Περιγραφή
- Υποστήριξη δικηγόρων και προσωπικού σε διοικητικές και λειτουργικές εργασίες.
- Διαχείριση μεγάλου όγκου καταχώρισης δεδομένων.
- Προετοιμασία, μορφοποίηση, διόρθωση και συντήρηση εγγράφων, αλληλογραφίας, αναφορών και υπολογιστικών φύλλων.
- Οργάνωση ηλεκτρονικών αρχείων και διοικητικών καταχωρίσεων.
- Διαχείριση προγραμματισμού, υπενθυμίσεων, έρευνας και ανατεθειμένων διοικητικών εργασιών έως την ολοκλήρωσή τους.
- Έλεγχος της ακρίβειας, της πληρότητας και της συνέπειας της εργασίας.
- Εντοπισμός και διόρθωση αποκλίσεων, ελλιπών στοιχείων και πιθανών προβλημάτων.
- Συντονισμός με συναδέλφους για την τήρηση προθεσμιών και λειτουργικών προτεραιοτήτων.
- Πρόταση βελτιώσεων σε συστήματα και διαδικασίες.
- Προετοιμασία και έλεγχος τιμολογίων πελατών.
- Τήρηση αρχείων τιμολόγησης, στοιχείων πληρωμών και υπολοίπων λογαριασμών πελατών.
- Παρακολούθηση ληξιπρόθεσμων τιμολογίων και υποστήριξη εισπρακτέων λογαριασμών και εισπράξεων.
- Καταχώριση προκαταβολών, πληρωμών και εκκρεμών υπολοίπων.
- Διερεύνηση αποκλίσεων στην τιμολόγηση.
- Υποστήριξη λογιστικών εργασιών, οικονομικής παρακολούθησης και συμφωνιών λογαριασμών.
- Χρήση εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης για τη βελτίωση της αποδοτικότητας και της παραγωγικότητας, καθώς και ανεξάρτητη επαλήθευση των αποτελεσμάτων τους.
- Δημιουργία και βελτίωση προτύπων, λιστών ελέγχου, διαδικασιών και αυτοματοποιημένων ροών εργασίας.
- Ανεξάρτητη εκμάθηση νέου λογισμικού και συστημάτων.
- Προστασία εμπιστευτικών πληροφοριών κατά τη χρήση της τεχνολογίας.
Απαιτήσεις
- Ικανότητα οργάνωσης υψηλού επιπέδου και μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια.
- Ισχυρές δεξιότητες γραπτής και προφορικής επικοινωνίας.
- Ικανότητα αυτόνομης σύνταξης σαφούς και επαγγελματικής αλληλογραφίας.
- Άριστη γνώση Microsoft Office ή Google Workspace, συμπεριλαμβανομένων των υπολογιστικών φύλλων.
- Ισχυρή κριτική σκέψη, αναλυτικές δεξιότητες και ικανότητα επίλυσης προβλημάτων.
- Ικανότητα διαχείρισης ανταγωνιστικών προτεραιοτήτων και προθεσμιών σε γρήγορο περιβάλλον.
- Αυτοπεποίθηση στη λήψη κατάλληλων αποφάσεων χωρίς συνεχή επίβλεψη.
- Συνέπεια στην ολοκλήρωση εργασιών και προσωπική υπευθυνότητα.
- Άνεση με οικονομικά αρχεία, αριθμούς και λεπτομερείς διοικητικές πληροφορίες.
- Εμπειρία στη χρήση εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης για την υποστήριξη της καθημερινής εργασίας.
- Ικανότητα διαχείρισης εμπιστευτικών πληροφοριών με διακριτικότητα και επαγγελματισμό.
- Άνεση στη χρήση υπολογιστών, λογισμικού και διαδικτυακών συστημάτων.
- Ικανότητα γρήγορης εκμάθησης νέου λογισμικού και τεχνολογίας.
- Βασική εξοικείωση με πλατφόρμες τεχνητής νοημοσύνης όπως ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot ή παρόμοια εργαλεία.
- Προθυμία χρήσης και εκμάθησης εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης στο πλαίσιο της καθημερινής εργασίας.
- Προτιμάται προηγούμενη διοικητική ή γραμματειακή εμπειρία.
- Προτιμάται εμπειρία στην τιμολόγηση, στην έκδοση τιμολογίων, στους εισπρακτέους λογαριασμούς, στις εισπράξεις ή στη λογιστική.
- Προτιμάται εμπειρία σε δικηγορικό γραφείο ή στον κλάδο επαγγελματικών υπηρεσιών.
- Προτιμάται εξοικείωση με Clio, LawPay, DocuSign, Zoho, Asana, Microsoft 365, Google Workspace, Zapier, Make, Power Automate ή παρόμοια εργαλεία.
- Προτιμάται βασική γνώση SEO ή διαχείρισης ιστοτόπων.
- Προτιμάται εμπειρία στη μορφοποίηση εγγράφων και στην προετοιμασία επαγγελματικού επιχειρηματικού υλικού.
Παροχές
- Πλήρως εξ αποστάσεως εργασία.
- Εκπαίδευση, καθοδήγηση και υποστήριξη.
- Συνεργασία ως ανεξάρτητος συνεργάτης.
- Ευκαιρία βελτίωσης συστημάτων, διαδικασιών, προτύπων, λιστών ελέγχου και ροών εργασίας.
- Χρήση εργαλείων τεχνητής νοημοσύνης και τεχνολογίας για τη βελτίωση της αποδοτικότητας και της παραγωγικότητας.