Carbon Law Group är en advokatbyrå baserad i Kalifornien som hjälper nystartade och växande företag. Byrån arbetar med avtalsgranskning, bolagsrätt, fastighetsrätt, immaterialrätt och juridisk rådgivning som extern bolagsjurist, och hjälper moderna företag att hantera juridiska frågor i takt med att de växer. Verksamheten är inriktad på juridiska tjänster för företag, med fokus på bolagsrätt.
Distansassistent inom drift och administration
Stöd advokater och medarbetare på Carbon Law Group med administration, fakturering, bokföring och dokumenthantering. Använd AI och automatisering för att effektivisera arbetsflöden, kontrollera att arbetet är korrekt och skydda konfidentiell information.
Beskrivning
- Stöd advokater och medarbetare med administrativa uppgifter och verksamhetsstöd.
- Hantera stora mängder datainmatning.
- Skapa, formatera, korrekturläsa och underhålla dokument, korrespondens, rapporter och kalkylblad.
- Håll elektroniska filer och administrativa register organiserade.
- Hantera schemaläggning, uppföljningar, research och tilldelade administrativa uppgifter från start till avslut.
- Kontrollera att arbetet är korrekt, fullständigt och konsekvent.
- Identifiera och åtgärda avvikelser, saknade uppgifter och möjliga problem.
- Samordna med kollegor för att hålla tidsfrister och möta verksamhetens prioriteringar.
- Föreslå förbättringar av system och rutiner.
- Förbered och granska klientfakturor.
- Underhåll faktureringsunderlag, betalningsuppgifter och klientsaldon.
- Följ upp förfallna fakturor och stöd arbetet med kundfordringar och inkasso.
- Registrera förskott, betalningar och utestående saldon.
- Utred avvikelser i faktureringen.
- Hjälp till med bokföring, ekonomisk uppföljning och avstämningar.
- Använd AI-verktyg för att öka effektiviteten och produktiviteten, och verifiera resultaten självständigt.
- Skapa och vidareutveckla mallar, checklistor, rutiner och automatiserade arbetsflöden.
- Lär dig nya program och system på egen hand.
- Skydda konfidentiell information vid användning av teknik.
Krav
- Mycket organiserad och noggrann.
- God förmåga att kommunicera skriftligt och muntligt.
- Kan självständigt skriva tydlig och professionell korrespondens.
- Goda kunskaper i Microsoft Office eller Google Workspace, inklusive kalkylblad.
- God analytisk förmåga, kritiskt tänkande och problemlösningsförmåga.
- Kan hantera konkurrerande prioriteringar och tidsfrister i en tempofylld miljö.
- Trygg med att fatta lämpliga beslut utan ständig handledning.
- Pålitlig och ansvarstagande, med god förmåga att följa uppgifter till avslut.
- Bekväm med ekonomiska underlag, siffror och detaljerad administrativ information.
- Erfarenhet av att använda AI-verktyg i det dagliga arbetet.
- Kan hantera konfidentiell information med diskretion och professionalism.
- Bekväm med datorer, programvara och onlinesystem.
- Kan snabbt lära sig nya program och ny teknik.
- Grundläggande kännedom om AI-plattformar som ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot eller liknande verktyg.
- Villig att använda och lära sig AI-verktyg som en del av det dagliga arbetet.
- Tidigare erfarenhet av administration eller kontorsarbete är meriterande.
- Erfarenhet av fakturering, kundfakturor, kundfordringar, inkasso eller bokföring är meriterande.
- Erfarenhet från advokatbyrå eller professionella tjänster är meriterande.
- Kännedom om Clio, LawPay, DocuSign, Zoho, Asana, Microsoft 365, Google Workspace, Zapier, Make, Power Automate eller liknande verktyg är meriterande.
- Grundläggande kunskaper i SEO eller webbplatshantering är meriterande.
- Erfarenhet av dokumentformatering och framtagning av professionellt affärsmaterial är meriterande.
Förmåner
- Helt på distans.
- Utbildning, vägledning och stöd.
- Uppdrag som självständig konsult.
- Möjlighet att förbättra system, rutiner, mallar, checklistor och arbetsflöden.
- Tillgång till AI- och teknikverktyg för att förbättra effektivitet och produktivitet.