远程运营与行政助理
为 Carbon Law Group 的律师和员工提供行政运营、账单、簿记及文档管理支持。 运用人工智能和自动化工具优化工作流程，同时核查准确性并保护机密信息。
描述
- 为律师和员工提供行政及运营事务支持。
- 处理大量数据录入工作。
- 准备、排版、校对和维护文档、信函、报告及电子表格。
- 整理电子文件和行政记录。
- 负责日程安排、跟进、调研及分配的行政工作，并确保完成。
- 检查工作是否准确、完整且一致。
- 发现并解决差异、信息缺失及潜在问题。
- 与同事协调，按时完成工作并配合运营优先事项。
- 提出改进系统和流程的建议。
- 准备并审核客户账单。
- 维护账单记录、付款详情和客户账户余额。
- 跟踪逾期账单，并协助应收账款和催收工作。
- 记录预付金、付款和未结余额。
- 调查账单差异。
- 协助簿记、财务跟踪和对账。
- 运用人工智能工具提高效率和生产力，并独立核验其输出。
- 创建并改进模板、清单、流程和自动化工作流。
- 自主学习新软件和系统。
- 使用技术时保护机密信息。
任职要求
- 组织能力强，注重细节。
- 具备良好的书面和口头沟通能力。
- 能够独立起草清晰、专业的往来信函。
- 熟练使用 Microsoft Office 或 Google Workspace，包括电子表格。
- 具备较强的批判性思维、分析和解决问题能力。
- 能够在快节奏环境中兼顾多项优先任务和截止期限。
- 有信心在无需持续监督的情况下作出恰当判断。
- 能够可靠地跟进工作并对自身负责。
- 能够妥善处理财务记录、数字和详细的行政信息。
- 有使用人工智能工具支持日常工作的经验。
- 能够谨慎、专业地处理机密信息。
- 能够熟练使用电脑、软件和在线系统。
- 能够快速学习新软件和技术。
- 基本了解 ChatGPT、Claude、Gemini、Microsoft Copilot 或类似人工智能平台。
- 愿意在日常工作中使用并学习人工智能工具。
- 有行政或办公室工作经验者优先。
- 有账单、开票、应收账款、催收或簿记经验者优先。
- 有律师事务所或专业服务行业经验者优先。
- 熟悉 Clio、LawPay、DocuSign、Zoho、Asana、Microsoft 365、Google Workspace、Zapier、Make、Power Automate 或类似工具者优先。
- 具备基础 SEO 或网站管理知识者优先。
- 有文档排版和专业商务材料制作经验者优先。
福利待遇
- 完全远程工作安排。
- 提供培训、指导和支持。
- 独立承包商合作形式。
- 有机会改进系统、流程、模板、清单和工作流。
- 使用人工智能和技术工具提高效率和生产力。