Carbon Law Group adalah firma hukum yang berbasis di California dan melayani perusahaan rintisan serta bisnis yang sedang berkembang. Praktiknya mencakup peninjauan kontrak, hukum korporasi, real estat, kekayaan intelektual, dan layanan konsultasi penasihat hukum umum, membantu perusahaan modern menangani urusan hukum seiring pertumbuhannya. Firma ini bergerak di sektor hukum B2B dengan fokus pada hukum korporasi.
Asisten Operasional dan Administrasi Jarak Jauh
Mendukung pengacara dan staf Carbon Law Group dalam operasional administrasi, penagihan, pembukuan, dan pengelolaan dokumen. Menggunakan AI dan alat otomatisasi untuk menyederhanakan alur kerja, sekaligus memeriksa keakuratan hasil dan melindungi informasi rahasia.
Deskripsi
- Mendukung pengacara dan staf dalam tugas administrasi dan operasional.
- Menangani entri data dalam volume besar.
- Menyiapkan, memformat, mengoreksi, dan memelihara dokumen, korespondensi, laporan, dan lembar kerja.
- Menata berkas elektronik dan catatan administrasi.
- Mengelola penjadwalan, tindak lanjut, riset, dan tugas administrasi yang diberikan hingga selesai.
- Memeriksa keakuratan, kelengkapan, dan konsistensi pekerjaan.
- Menemukan dan mengatasi ketidaksesuaian, detail yang kurang, dan potensi masalah.
- Berkoordinasi dengan rekan kerja untuk memenuhi tenggat dan prioritas operasional.
- Mengusulkan perbaikan pada sistem dan prosedur.
- Menyiapkan dan meninjau faktur klien.
- Memelihara catatan penagihan, detail pembayaran, dan saldo rekening klien.
- Melacak faktur yang terlambat dibayar serta mendukung piutang usaha dan penagihan.
- Mencatat uang retainer, pembayaran, dan saldo terutang.
- Menyelidiki ketidaksesuaian penagihan.
- Membantu pembukuan, pelacakan keuangan, dan rekonsiliasi.
- Menggunakan alat AI untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas, serta memverifikasi hasilnya secara mandiri.
- Membuat dan menyempurnakan templat, daftar periksa, prosedur, dan alur kerja otomatis.
- Mempelajari perangkat lunak dan sistem baru secara mandiri.
- Melindungi informasi rahasia saat menggunakan teknologi.
Persyaratan
- Sangat terorganisasi dan teliti terhadap detail.
- Memiliki keterampilan komunikasi lisan dan tulisan yang baik.
- Mampu menyusun korespondensi yang jelas dan profesional secara mandiri.
- Mahir menggunakan Microsoft Office atau Google Workspace, termasuk lembar kerja.
- Memiliki kemampuan berpikir kritis, analitis, dan pemecahan masalah yang kuat.
- Mampu mengelola prioritas dan tenggat yang bersamaan dalam lingkungan kerja yang cepat.
- Percaya diri mengambil keputusan yang tepat tanpa pengawasan terus-menerus.
- Dapat diandalkan dalam menindaklanjuti pekerjaan dan bertanggung jawab secara pribadi.
- Nyaman menangani catatan keuangan, angka, dan informasi administrasi yang terperinci.
- Berpengalaman menggunakan alat AI untuk mendukung pekerjaan sehari-hari.
- Mampu menangani informasi rahasia dengan penuh kebijaksanaan dan profesionalisme.
- Nyaman menggunakan komputer, perangkat lunak, dan sistem daring.
- Mampu mempelajari perangkat lunak dan teknologi baru dengan cepat.
- Memiliki pemahaman dasar tentang platform AI seperti ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, atau alat serupa.
- Bersedia menggunakan dan mempelajari alat AI sebagai bagian dari pekerjaan sehari-hari.
- Pengalaman administrasi atau perkantoran sebelumnya diutamakan.
- Pengalaman penagihan, pembuatan faktur, piutang usaha, penagihan piutang, atau pembukuan diutamakan.
- Pengalaman di firma hukum atau layanan profesional diutamakan.
- Familiar dengan Clio, LawPay, DocuSign, Zoho, Asana, Microsoft 365, Google Workspace, Zapier, Make, Power Automate, atau alat serupa diutamakan.
- Pengetahuan dasar tentang SEO atau pengelolaan situs web diutamakan.
- Pengalaman memformat dokumen dan menyiapkan materi bisnis profesional diutamakan.
Tunjangan
- Pengaturan kerja sepenuhnya jarak jauh.
- Pelatihan, arahan, dan dukungan.
- Hubungan kerja sebagai kontraktor independen.
- Kesempatan untuk menyempurnakan sistem, prosedur, templat, daftar periksa, dan alur kerja.
- Penggunaan alat AI dan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas.