XPRIZEのリモート行政アシスタント
カレンダー、会議、連絡業務、出張、その他の管理業務を担当し、XPRIZEの上級幹部をサポートします。 人類が直面する最大の課題に取り組む大規模コンペティションに注力する、グローバルな非営利団体に貢献します。
仕事内容
- 財団の上級幹部に実務的な管理サポートを提供する
- 幹部のカレンダーを管理し、電話会議や会議を調整する
- 社内外の連絡先とスケジュールの空き状況を共有する
- 社内外の関係者へのメール返信を管理する
- 会議のロジスティクスを手配し、参加者情報を管理する
- 会議の変更を伝え、再調整が必要か判断する
- 指定された会議に出席し、議事メモと成果物を記録して幹部に報告する
- 財団のコラボレーションカレンダーに不在情報を登録して管理する
- フライト、ホテル、地上交通を含む国内外の頻繁な出張を手配する
- 必要に応じて食事を注文する
- 支援対象のチームや他のエグゼクティブ・アシスタント、管理アシスタントと緊密に連携する
- Google SlidesやPowerPointのプレゼンテーションを作成する
- メモ、メール、その他の文書を作成する
- 割り当てられた特別プロジェクトに対応する
応募要件
- 複数のCレベル幹部をサポートした3~5年の経験
- Google Suiteツールを使用した1年以上の経験
- Microsoft Office Suiteを使用した2年以上の経験
- 異なるタイムゾーンや拠点にいる幹部をサポートした1年以上の経験
- 高度な組織力と細部への注意力
- Zoom、Slack、Asanaなどのリモートオフィスツールの使用経験
- 締切を自律的に管理できる、優れた時間管理能力と優先順位付け能力
- 複数のプラットフォームでの傾聴、文章作成、コミュニケーション能力
- 組織の内外で厳格な機密保持を徹底できること
- 機密性の高い事項を扱い、指示し、解決する際の成熟性と高い感情知性
- ニーズを先読みし、変化に迅速に対応できること
- 複数の業務を並行して進め、競合する締切を管理し、多忙なカレンダーを統括できること
- 自立的かつ主体的に問題を解決できること
- 親しみやすく、プロフェッショナルで、落ち着いた対応ができること
- 忍耐力、柔軟性、創造性、ユーモアのセンス
- 米国に居住し、米国でフルタイム勤務できること
- 米国で働く資格を有していること
福利厚生
- リモートワークを第一とする就業環境
- 対面での頻繁な協働を支援するため、会社が費用を負担するロサンゼルスでの四半期ごとの全体会議
- 従業員と扶養家族向けの医療、歯科、視力保険の選択肢
- 雇用主のマッチング拠出付き401(k)プラン
- 休暇、フローティングホリデー、病気休暇、会社指定の有給休暇を含む充実した有給休暇
- 機密性の高い専門家支援を提供する従業員支援プログラム
- 携帯電話、インターネット、健康とウェルビーイング、学習と能力開発に対する従業員手当または費用補助
- 新しい子どもを迎えるすべての従業員を対象とした有給の育児休暇
- 毎週1回の会議なしの時間帯と、戦略的業務に集中できる年4週間の集中業務期間
- 年間インセンティブの対象となる資格
