XPRIZE 远程行政助理
通过管理日程、会议、通信、差旅和行政事务，为 XPRIZE 高级管理人员提供支持。 加入一个致力于通过大型竞赛应对人类重大挑战的全球性非营利组织。
描述
- 为基金会高级管理人员提供实际的行政支持
- 管理高管日程并协调电话和会议
- 与内部和外部联系人沟通日程安排
- 管理内部和外部利益相关者的电子邮件回复
- 安排会议后勤并维护参会者信息
- 传达会议变更，并判断何时需要重新安排
- 参加指定会议，记录会议纪要和交付成果，并向高管汇报
- 维护基金会协作日历，录入不在岗信息
- 安排频繁的国内和国际差旅，包括航班、酒店和地面交通
- 在需要时订餐
- 与所支持的团队以及其他高管和行政助理密切合作
- 制作 Google Slides 和 PowerPoint 演示文稿
- 起草备忘录、电子邮件和其他通信材料
- 处理分配的特别项目
任职要求
- 拥有三至五年支持多名首席级高管的经验
- 至少一年使用 Google Suite 工具的经验
- 至少两年使用 Microsoft Office Suite 的经验
- 至少一年支持跨不同时区和地点工作的高管的经验
- 高度发达的组织能力和对细节的密切关注
- 熟悉 Zoom、Slack 和 Asana 等远程办公工具
- 具备出色的时间管理和优先级安排能力，能够独立管理截止日期
- 具备在多个平台进行倾听、写作和沟通的良好能力
- 能够在组织内外严格保密
- 处理、指导或解决敏感事务时具备成熟度和情商
- 能够预判需求并迅速应对变化
- 能够同时处理多项任务、管理相互竞争的截止日期并统筹繁忙日程
- 以独立且积极主动的方式解决问题
- 待人友善、专业且沉着
- 具备耐心、灵活性、创造力和幽默感
- 必须居住在美国并在美国全职工作
- 必须获准在美国工作
福利待遇
- 远程优先的工作环境
- 公司每季度在洛杉矶举办全员会议并承担费用，以支持频繁的线下协作
- 为员工及其家属提供医疗、牙科和视力保险方案
- 提供雇主匹配的 401(k) 计划
- 丰厚的带薪休假，包括年假、浮动假日、病假和公司带薪节假日
- 员工援助计划，提供保密的专业支持
- 为手机、互联网、健康与身心福祉以及学习与发展提供员工津贴或报销
- 所有迎接新生儿的员工均可享受带薪育儿假
- 每周安排一个无会议时段，并提供每年四周专注工作周，以便不受干扰地开展战略工作
- 符合年度激励计划的资格
