XPRIZE est une organisation à but non lucratif qui conçoit et organise des concours incitatifs pour relever des défis mondiaux complexes. Ses programmes de prix définissent des objectifs mesurables et réunissent des scientifiques, des entrepreneurs, des ingénieurs et d’autres innovateurs afin de développer et de valider des solutions dans des domaines tels que la santé, l’alimentation et les boissons, la logistique, la biodiversité, le climat, l’énergie, les technologies de rupture, l’eau, les déchets, l’apprentissage, la société, l’espace et l’exploration. Grâce à un modèle de concours structuré et à un réseau international d’experts, XPRIZE contribue à faire progresser des idées visant à favoriser un avenir plus prospère et plus équitable.
Assistant administratif à distance chez XPRIZE
Soutenez les cadres dirigeants de XPRIZE en gérant les calendriers, les réunions, la correspondance, les déplacements et les priorités administratives. Contribuez à une organisation mondiale à but non lucratif qui se consacre à des concours de grande envergure pour relever les plus grands défis de l’humanité.
Description
- Fournir un soutien administratif concret aux cadres dirigeants de la Fondation
- Superviser les calendriers des cadres et coordonner les appels et les réunions
- Communiquer les disponibilités avec les contacts internes et externes
- Gérer les réponses aux e-mails pour les parties prenantes internes et externes
- Organiser la logistique des réunions et tenir à jour les informations sur les participants
- Communiquer les changements de réunion et évaluer la nécessité d’un report
- Assister aux réunions désignées, consigner les notes et les livrables, et informer les cadres
- Tenir à jour le calendrier de collaboration de la Fondation avec les absences
- Organiser des déplacements fréquents en France et à l’international, notamment les vols, les hôtels et les transports terrestres
- Commander des repas lorsque nécessaire
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes soutenues et les autres assistants exécutifs et administratifs
- Créer des présentations dans Google Slides et PowerPoint
- Rédiger des notes de service, des e-mails et d’autres communications
- Prendre en charge les projets spéciaux confiés
Exigences
- Trois à cinq ans d’expérience dans le soutien de plusieurs cadres dirigeants
- Au moins un an d’expérience avec les outils Google Suite
- Au moins deux ans d’expérience avec la suite Microsoft Office
- Au moins un an d’expérience dans le soutien de cadres répartis sur différents fuseaux horaires et sites
- Compétences organisationnelles très développées et grande attention aux détails
- Expérience des outils de travail à distance tels que Zoom, Slack et Asana
- Solides compétences en gestion du temps et en priorisation, avec la capacité de gérer les échéances de manière autonome
- Compétences démontrées en écoute, en rédaction et en communication sur plusieurs plateformes
- Capacité à préserver une stricte confidentialité au sein et à l’extérieur de l’organisation
- Maturité et intelligence émotionnelle pour traiter, orienter ou résoudre des situations sensibles
- Capacité à anticiper les besoins et à réagir rapidement aux changements
- Capacité à gérer plusieurs tâches, des échéances concurrentes et un calendrier exigeant
- Approche indépendante et proactive de la résolution des problèmes
- Attitude avenante, professionnelle et posée
- Patience, flexibilité, créativité et sens de l’humour
- Résider et travailler à temps plein aux États-Unis
- Être autorisé à travailler aux États-Unis
Avantages
- Environnement de travail à distance par défaut
- Réunions trimestrielles de toute l’entreprise à Los Angeles, prises en charge par l’entreprise, pour favoriser une collaboration fréquente en présentiel
- Options de couverture médicale, dentaire et optique pour les employés et leurs personnes à charge
- Plan 401(k) avec abondement de l’employeur
- Congés payés généreux, comprenant les vacances, les jours fériés flottants, les congés maladie et les jours fériés pris en charge par l’entreprise
- Programme d’aide aux employés offrant un soutien professionnel confidentiel
- Allocations ou remboursements pour le téléphone mobile, internet, la santé et le bien-être, ainsi que l’apprentissage et le développement
- Congé parental payé pour tous les employés accueillant un nouvel enfant
- Un créneau sans réunion chaque semaine et quatre semaines annuelles de concentration pour un travail stratégique sans interruption
- Éligibilité à une prime annuelle