
XPRIZE 遠端行政助理
透過管理行事曆、會議、信件、差旅與行政事務,支援 XPRIZE 高階主管。 加入一個專注於透過大型競賽應對人類重大挑戰的全球非營利組織。
說明
- 為基金會高階主管提供實務行政支援
- 管理主管行事曆並協調通話與會議
- 與內部及外部聯絡人溝通時間安排
- 管理內部及外部利害關係人的電子郵件回覆
- 安排會議後勤並維護與會者資料
- 傳達會議變更,並判斷何時需要重新安排
- 參加指定會議,記錄筆記與交付成果,並向主管簡報
- 維護基金會協作行事曆,登錄不在辦公室的時段
- 安排頻繁的國內及國際差旅,包括航班、飯店與地面交通
- 必要時訂購餐點
- 與所支援的團隊以及其他主管和行政助理密切合作
- 製作 Google Slides 與 PowerPoint 簡報
- 撰寫備忘錄、電子郵件及其他通信
- 處理指派的特殊專案
職位要求
- 具備三至五年支援多名 C-level 主管的經驗
- 至少一年使用 Google Suite 工具的經驗
- 至少兩年使用 Microsoft Office Suite 的經驗
- 至少一年支援跨不同時區與地點工作的主管的經驗
- 具備高度發展的組織能力並密切注意細節
- 具備 Zoom、Slack 與 Asana 等遠端辦公工具的使用經驗
- 具備優秀的時間管理與優先順序安排能力,能獨立管理截止期限
- 展現跨多個平台的傾聽、寫作與溝通能力
- 能在組織內外嚴格維護機密
- 處理、指導或解決敏感事項時具備成熟度與情緒智商
- 能預判需求並迅速回應變化
- 能同時處理多項任務、管理相互競爭的截止期限並掌控繁忙行事曆
- 以獨立且積極主動的方式解決問題
- 待人親切、專業且沉著
- 具備耐心、彈性、創意與幽默感
- 必須居住在美國並在美國全職工作
- 必須獲得在美國工作的授權
福利待遇
- 遠端優先的工作環境
- 公司每季在洛杉磯舉辦並支付費用的全員會議,以支援頻繁的面對面協作
- 為員工及其眷屬提供醫療、牙科與視力保險方案
- 提供雇主配對提撥的 401(k) 計畫
- 充足的帶薪休假,包括年假、彈性假日、病假與公司帶薪假日
- 員工援助計畫,提供機密的專業支援
- 提供手機、網路、健康與身心福祉,以及學習與發展相關的員工津貼或費用報銷
- 所有迎接新生兒的員工均可享有帶薪育嬰假
- 每週一段免會議時段,以及每年四週的專注工作週,以便不受干擾地進行策略性工作
- 符合年度獎勵資格








