認証業務運営事務コーディネーター
サステナビリティ基準と第三者認証を手がけるSCS Global Servicesで、顧客の認証業務を調整します。 記録、請求書、証明書、データベース、期限、監査出張の手配を管理します。
仕事内容
- スタッフと顧客が認証プロセスを進められるよう支援する
- 顧客データ、ファイル、記録を整理する
- プログラムのファイルと顧客記録を管理する
- スタッフや契約監査員と連携する
- 顧客情報をデータベースに登録する
- 証明書、作業指示書、請求書を作成して発行する
- 認証に関する事務をテクニカルコーディネーター、アソシエイト、プログラムマネージャーに対して支援する
- 事務プロセスの改善策を見つける
- テクニカルコーディネーター、アソシエイト、その他のチームメンバーの出張を手配する
- データベース情報を登録し、顧客パッケージのデータを管理する
- 証明書を作成して顧客に送付する
- 必要に応じて事務作業を行い、顧客に連絡する
- 申請書、報告書、証明書、作業指示書、請求書などの顧客データベースと記録を管理する
- 各プログラムがSCS Global Servicesの品質システムに準拠するよう維持する
- 新規、現行、保管済みのプログラムファイルを管理する
- 監査員とスタッフの出張を予約する
- 新規顧客から提出された経費報告書と請求書を基に請求書を作成する
- 更新顧客の作業指示書の作成を支援する
- 請負業者、ベンダー、地域監査員の経費報告書を確認する
- 作業指示書、請求書、証明書など必要な資料を顧客に送付する
- 顧客との連絡期限を追跡する
- プロジェクトの節目と期限を設定し、スタッフや契約監査員に伝える
- 顧客による監査日程の調整を支援する
- 監査員の出張予算を管理し、監査員の予定表を支援する
- 出張予約と関連手配を調整する
応募要件
- 高校卒業資格または一般教育修了資格
- データ管理の経験
- 組織運営および顧客サービスの経験
- 優れた組織力と細部への注意力
- 高い観察力とデータ管理能力
- 期限のあるプロジェクトを完了し、現実的な期限を設定できること
- 自律的で柔軟に対応でき、個人でもチームでも主体的に業務を進められること
- 複数の業務を柔軟に切り替えられること
- Microsoft Word、Excel、PowerPoint、Outlookの操作に習熟していること
- 優れたコミュニケーション能力と批判的分析力
- 英語とスペイン語での文書コミュニケーション能力。両言語で電話対応を行う場合もあります
- 関連分野の準学士号があれば尚可
- Salesforceの使用経験があれば尚可
福利厚生
- 在宅勤務のリモート職
- 柔軟な勤務形態
- 地域内、国内、または海外への出張を伴う場合があります
