認證營運行政協調員
於 SCS Global Services 協調客戶認證工作。該公司專注於永續發展標準與第三方認證。 負責管理紀錄、發票、證書、資料庫、期限及稽核差旅安排。
說明
- 引導員工和客戶完成認證流程
- 整理客戶資料、檔案和紀錄
- 維護專案檔案和客戶紀錄
- 與員工及合約稽核員協調
- 將客戶資訊上傳至資料庫
- 準備並核發證書、工作單和發票
- 協助技術協調員、專員及專案經理處理認證行政事務
- 尋找改善行政流程的方法
- 為技術協調員、專員及其他團隊成員安排差旅
- 上傳資料庫資訊並管理客戶資料套件
- 準備證書並寄送給客戶
- 視需要處理行政事務並聯絡客戶
- 維護客戶資料庫和紀錄，包括申請、報告、證書、工作單和發票
- 確保各專案符合 SCS Global Services 的品質系統
- 維護新建、現行及封存的專案檔案
- 為稽核員和員工預訂差旅
- 根據新客戶提交的費用報告和發票準備發票
- 協助續約客戶處理工作單
- 審查承包商、供應商及區域稽核員的費用報告
- 向客戶寄送工作單、發票、證書及其他所需資料
- 追蹤客戶往來通信的期限
- 設定專案里程碑和期限，並告知員工及合約稽核員
- 協助客戶安排稽核
- 監控稽核員差旅預算並協助管理稽核員行程
- 協調差旅預訂及相關安排
職位要求
- 高中畢業文憑或普通教育同等學歷證書
- 具備資料管理經驗
- 具備組織協調和客戶服務經驗
- 具備優異的組織能力並注重細節
- 具備敏銳的觀察力和資料管理能力
- 能夠完成有時限要求的專案並設定實際可行的期限
- 能主動、自我調整且及時回應，無論獨立作業或團隊合作皆然
- 能靈活切換不同任務
- 熟練使用 Microsoft Word、Excel、PowerPoint 和 Outlook
- 具備優異的溝通能力和批判性分析能力
- 具備英語和西班牙語書面溝通能力，並可能需要使用這兩種語言進行電話溝通
- 相關領域副學士學位尤佳
- 具 Salesforce 使用經驗者尤佳
福利待遇
- 遠端居家工作職務
- 工作安排彈性
- 可能需要在當地、國內或國際範圍出差
