遠端行政助理
為 RIVIA Mind 的執行長與營運長提供遠端行政支援，協調行事曆、差旅、活動、溝通及高階主管專案。 同時負責追蹤後續事項、協調利害關係人，並妥善管理機密業務資訊。
說明
- 管理執行長與營運長的例行事務及行程，涵蓋每日、每週、每月與每季的優先事項。
- 協調高階主管行事曆、會議、美國境內差旅，並為優先計畫保留專注時段。
- 協助規劃全公司會議，並處理臨時差旅需求。
- 為高階主管會議及外部合作夥伴準備並編輯文件、簡報與報告。
- 安排會議、準備議程、記錄會議內容、分享決策與行動項目，並追蹤相關利害關係人。
- 檢視並排列收到的請求、電話與訊息的優先順序，並於適當時草擬高階主管回覆。
- 協助追蹤高階主管支出並處理報銷。
- 協調領導力及業務成長計畫的會議規劃。
- 支援由執行長與營運長主導的特殊專案。
- 管理高階主管行程，並主動追蹤策略計畫。
- 追蹤時程、交付成果、承諾、利害關係人協調、責任歸屬及截止日期。
- 妥善保護機密臨床、人員營運及業務資訊。
- 維護正確資料，並支援 Google、Salesforce、Monday.com 及其他全公司應用程式的管理工作。
- 協調員工重要紀念日禮品事宜。
- 管理實體與線上活動的後勤安排，並支援客戶互動活動。
- 獨立做決定時，運用良好判斷並保持審慎。
- 作為主要對外聯絡窗口，提供優質客戶服務。
- 處理執行長或營運長交辦的其他工作。
職位要求
- 學士學位。
- 至少兩年行政支援或客戶服務經驗。
- 具備處理技術性及機密事務的經驗。
- 優秀的書面與口語溝通能力。
- 能勝任遠端支援 C 級高階主管的工作。
- 具備出色的問題解決與時間管理能力。
- 組織能力佳，能管理相互競爭的優先事項。
- 熟悉多種技術平台與系統。
- 熟練使用 Google 套件。
- 熟悉 Monday.com、Salesforce，以及適用時的 EHR/EMR 平台。
- 具備進階電腦技能與技術能力。
- 必須獲准在美國工作；不提供工作簽證贊助。
- 錄用須以成功通過背景調查為條件。
- 主要居住地須位於核准的州。
- 福利
福利待遇
- 預先提供三週帶薪休假，並於達到服務年限時增加。
- 每年 12 月 25 日至 1 月 1 日公司休假，另有七個帶薪假日。
- 每年提供影響力活動日，可用於志工服務或專業發展。
- 每年提供彈性福利報銷。
- 提供醫療、牙科與視力保險、員工協助方案及其他健康計畫。
- 提供免費心理健康照護選項，以及可透過保險給付的心理健康照護選項。
- 依計畫提供自願福利、HSA、DCA 與 FSA 選項，以及大眾運輸與停車選項。
- 提供雇主配對提撥的 401(k) 退休計畫。
- 可能提供推薦獎金。
- 提供喪親假，包括寵物離世喪假。
- 表彰員工服務年資。
