リモート管理アシスタント
RIVIA MindのCEOとCOOを遠隔でサポートし、予定、出張、イベント、連絡業務、経営幹部向けプロジェクトを調整します。 タスクの進捗管理や関係者との連携を担い、機密性の高い事業情報も適切に管理します。
仕事内容
- CEOとCOOの日次、週次、月次、四半期ごとの優先事項に関する定例業務とスケジュールを管理します。
- 経営幹部のカレンダー、会議、米国内出張を調整し、優先度の高い取り組みのための時間を確保します。
- 全社ミーティングの企画を支援し、臨時の出張依頼に対応します。
- 経営幹部の会議や社外パートナー向けの文書、プレゼンテーション、報告書を作成・編集します。
- 会議を設定し、議題を準備し、議事録を取り、決定事項やアクション項目を共有して関係者にフォローアップします。
- 届いた依頼、電話、連絡事項を確認して優先順位を付け、必要に応じて経営幹部の返信案を作成します。
- 経営幹部の経費管理と精算処理を支援します。
- リーダーシップや事業成長の取り組みに関する会議の企画を調整します。
- CEOとCOOが主導する特別プロジェクトを支援します。
- 経営幹部のスケジュールを管理し、戦略的な取り組みを自律的にフォローアップします。
- スケジュール、成果物、約束事項、関係者との調整、責任の遂行、期限を管理します。
- 機密性の高い臨床、人事運営、事業情報を保護します。
- 正確なデータを維持し、Google、Salesforce、Monday.comなど全社で使用するアプリケーションの管理を支援します。
- 従業員の節目を祝う贈り物を手配します。
- 対面・オンラインイベントの運営を管理し、顧客エンゲージメント活動を支援します。
- 自ら判断して対応する際は、適切な判断力と慎重さを発揮します。
- 社外の主要な窓口として質の高い顧客サービスを提供します。
- CEOまたはCOOから割り当てられるその他の業務を担当します。
応募要件
- 学士号。
- 管理業務のサポートまたは顧客サービスの経験が2年以上。
- 技術的な業務や機密性の高い業務を扱った経験。
- 優れた文書作成能力と口頭でのコミュニケーション能力。
- リモートで経営幹部を支援できること。
- 高い問題解決能力と時間管理能力。
- 高い組織力があり、優先事項が競合する状況にも対応できること。
- 幅広い技術プラットフォームやシステムの操作能力。
- Google Workspaceの操作に習熟していること。
- Monday.com、Salesforce、および該当する場合はEHR/EMRプラットフォームの知識。
- 高度なコンピューター技能と技術的な適性。
- 米国で就労する資格が必要です。就労ビザのスポンサーシップはありません。
- 採用は身元調査の通過を条件とします。
- 主たる居住地が承認済みの州にあること。
- 福利厚生
福利厚生
- 有給休暇を3週間分前倒しで付与し、勤続の節目に日数を増やします。
- 毎年12月25日から1月1日までの会社休業日に加え、年7日の有給休暇があります。
- ボランティア活動または専門能力開発に使えるインパクトデーを毎年設けています。
- 毎年、柔軟な福利厚生費の払い戻しがあります。
- 医療、歯科、眼科保険、従業員支援プログラム、その他のウェルネスプログラムを提供します。
- 無料のメンタルヘルスケアと、保険適用のメンタルヘルスケアを利用できます。
- プランに応じた任意福利厚生、HSA、DCA、FSAの選択肢のほか、交通費や駐車場の選択肢があります。
- 雇用主のマッチング拠出がある401(k)を利用できます。
- 紹介ボーナスが支給される場合があります。
- ペットの死去に伴う休暇を含む忌引休暇があります。
- 勤続年数を称える制度があります。
