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RIVIA Mind
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11 – 50 Mitarbeitende
GesundheitswesenKrankenversicherungTelekommunikation
RIVIA Mind bietet psychotherapeutische Versorgung, Medikamentenmanagement, diagnostische Abklärungen und Gruppentherapie. Das telemedizinische Angebot umfasst virtuelle Termine und Versicherungsleistungen sowie eine persönliche, kultursensible Betreuung für Menschen mit unterschiedlichen Bedürfnissen, darunter Studierende und LGBTQI-Personen. Außerdem arbeitet das Unternehmen mit Hochschulen und Betrieben zusammen, um die Unterstützung für psychisches Wohlbefinden auszuweiten.
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Stellen im Unternehmen

Remote-Assistenz für die Verwaltung

Unterstütze remote den CEO und COO von RIVIA Mind bei Kalendern, Reisen, Veranstaltungen, Kommunikation und Führungsprojekten. Die Rolle umfasst außerdem die Nachverfolgung von Aufgaben, die Abstimmung mit Beteiligten und den vertraulichen Umgang mit Geschäftsinformationen.

USVereinigte StaatenCTConnecticutFLFloridaKSKansasKYKentuckyMDMarylandMAMassachusettsMIMichiganNJNew JerseyNYNew YorkNCNorth CarolinaOHOhioPAPennsylvaniaSCSouth CarolinaTXTexas
45.000 $ – 50.000 $ / Jahr
RemoteVollzeitJuniorMittlere StufeErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistent

Beschreibung

  • Verwalte wiederkehrende Aufgaben und Zeitpläne für CEO und COO entsprechend täglichen, wöchentlichen, monatlichen und vierteljährlichen Prioritäten.
  • Koordiniere Führungskalender, Besprechungen, Inlandsreisen und geschützte Zeitfenster für wichtige Initiativen.
  • Unterstütze die Planung unternehmensweiter Besprechungen und bearbeite kurzfristige Reiseanfragen.
  • Erstelle und überarbeite Dokumente, Präsentationen und Berichte für Führungssitzungen und externe Partner.
  • Organisiere Besprechungen, erstelle Tagesordnungen, protokolliere Notizen, teile Entscheidungen und Aufgaben mit und hake bei Beteiligten nach.
  • Sichte und priorisiere eingehende Anfragen, Anrufe und Mitteilungen und entwirf bei Bedarf Antworten für die Geschäftsleitung.
  • Unterstütze die Erfassung von Führungsausgaben und die Abwicklung von Erstattungen.
  • Koordiniere die Planung von Konferenzen für Führungs- und Wachstumsinitiativen.
  • Unterstütze Sonderprojekte unter Leitung von CEO und COO.
  • Verwalte die Zeitpläne der Geschäftsleitung und verfolge strategische Initiativen eigenständig nach.
  • Behalte Zeitpläne, Ergebnisse, Zusagen, die Abstimmung mit Beteiligten, Verantwortlichkeiten und Fristen im Blick.
  • Schütze vertrauliche klinische Informationen, Daten aus dem Personalwesen und Geschäftsinformationen.
  • Pflege genaue Daten und unterstütze die Administration in Google, Salesforce, Monday.com und weiteren unternehmensweiten Anwendungen.
  • Koordiniere Geschenke zu besonderen Meilensteinen von Mitarbeitenden.
  • Verwalte die Logistik für Präsenz- und virtuelle Veranstaltungen und unterstütze Aktivitäten zur Kundenbindung.
  • Nutze bei eigenständigen Entscheidungen gutes Urteilsvermögen und die nötige Diskretion.
  • Biete hochwertigen Kundenservice als zentrale externe Ansprechperson.
  • Übernimm weitere Aufgaben, die CEO oder COO zuweisen.

Anforderungen

  • Bachelorabschluss.
  • Mindestens zwei Jahre Erfahrung in der administrativen Unterstützung oder im Kundenservice.
  • Erfahrung im Umgang mit technischen und vertraulichen Aufgaben.
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
  • Sicherheit bei der remote-Unterstützung von Führungskräften auf C-Suite-Ebene.
  • Ausgeprägte Problemlösungs- und Zeitmanagementfähigkeiten.
  • Sehr gute Organisation und die Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu bewältigen.
  • Sicherer Umgang mit verschiedenen Technologieplattformen und Systemen.
  • Kenntnisse der Google Workspace-Anwendungen.
  • Vertrautheit mit Monday.com, Salesforce und gegebenenfalls EHR-/EMR-Plattformen.
  • Fortgeschrittene Computerkenntnisse und technisches Verständnis.
  • Berechtigung zur Arbeit in den Vereinigten Staaten erforderlich; eine Unterstützung bei der Beantragung eines Arbeitsvisums ist nicht verfügbar.
  • Die Einstellung setzt eine erfolgreich abgeschlossene Hintergrundüberprüfung voraus.
  • Hauptwohnsitz in einem zugelassenen Bundesstaat erforderlich.
  • Leistungen

Zusatzleistungen

  • Drei Wochen im Voraus gewährter bezahlter Urlaub, mit Erhöhungen zu bestimmten Beschäftigungsmeilensteinen.
  • Jährliche Büroschließung vom 25. Dezember bis zum 1. Januar sowie sieben zusätzliche bezahlte Feiertage.
  • Jährliche Impact-Tage für ehrenamtliches Engagement oder berufliche Weiterbildung.
  • Jährliche Erstattung flexibler Leistungen.
  • Kranken-, Zahn- und Sehversicherung sowie ein Mitarbeiterunterstützungsprogramm und weitere Wellnessangebote.
  • Kostenlose Angebote für psychische Gesundheit sowie Leistungen, die über die Versicherung abgerechnet werden.
  • Freiwillige Zusatzleistungen sowie je nach Tarif Optionen für HSA, DCA und FSA; außerdem Angebote für Nahverkehr und Parken.
  • 401(k)-Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss.
  • Möglicher Empfehlungsbonus.
  • Sonderurlaub im Trauerfall, auch bei Verlust eines Haustiers.
  • Anerkennung der Betriebszugehörigkeit.

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Sie unterstützen CEO und COO einer Praxis für psychische Gesundheit aus dem Homeoffice administrativ. Dabei koordinieren Sie Kalender, Führungsinitiativen, Veranstaltungen und die operative Umsetzung.

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