认证运营行政协调员
在 SCS Global Services 协调客户认证工作。该公司专注于可持续发展标准与第三方认证。 负责管理记录、发票、证书、数据库、截止日期及审核差旅安排。
描述
- 指导员工和客户完成认证流程
- 整理客户数据、文件和记录
- 维护项目文件和客户记录
- 与员工及合同审核员协调
- 将客户信息上传至数据库
- 准备并签发证书、工作单和发票
- 协助技术协调员、专员及项目经理处理认证行政事务
- 寻找改进行政流程的方法
- 为技术协调员、专员及其他团队成员安排差旅
- 上传数据库信息并管理客户资料包数据
- 准备证书并发送给客户
- 根据需要处理行政事务并联系客户
- 维护客户数据库和记录，包括申请、报告、证书、工作单和发票
- 确保各项目符合 SCS Global Services 的质量体系
- 维护新建、现行及归档项目文件
- 为审核员和员工预订差旅
- 根据新客户提交的费用报告和发票准备发票
- 协助续约客户处理工作单
- 审核承包商、供应商及区域审核员的费用报告
- 向客户发送工作单、发票、证书及其他所需材料
- 跟踪客户往来通信的截止日期
- 设定项目里程碑和截止日期，并告知员工及合同审核员
- 协助客户安排审核
- 监控审核员差旅预算并协助管理审核员日程
- 协调差旅预订及相关安排
任职要求
- 高中毕业文凭或普通教育同等学历证书
- 具备数据管理经验
- 具备组织协调和客户服务经验
- 具备出色的组织能力并注重细节
- 具备敏锐的观察力和数据管理能力
- 能够完成有时限要求的项目并设定切实可行的截止日期
- 能够主动、自适应且及时响应，既能独立工作，也能团队协作
- 能够灵活切换不同任务
- 熟练使用 Microsoft Word、Excel、PowerPoint 和 Outlook
- 具备出色的沟通能力和批判性分析能力
- 具备英语和西班牙语书面沟通能力，并可能需要使用这两种语言进行电话沟通
- 相关领域副学士学位优先
- 有 Salesforce 使用经验者优先
福利待遇
- 远程居家办公岗位
- 工作安排灵活
- 可能需要在本地、国内或国际范围内出差
