雙語櫃檯行政助理
透過櫃檯接待與行政工作支援雙語心理健康服務，包括電話接聽、行程安排、信件處理、檔案管理、報告編製及差旅協調。
說明
- 接聽來電並轉接至相關人員。
- 安排預約並整理行事曆。
- 安排會議並準備詳細會議紀錄。
- 起草並寄送電子郵件、備忘錄、信函、傳真及表格。
- 協助編製定期報告。
- 建立並維護有條理的檔案系統。
- 適時更新辦公室政策與作業流程。
- 訂購辦公用品，並調查供應商及價格。
- 維護聯絡人名單。
- 協調差旅預訂。
- 提交費用報告並核對帳目。
- 接待訪客、回答一般詢問並提供協助。
- 擔任內部及外部客戶的聯絡窗口。
- 與高階主管助理及資深行政助理協調處理高階主管的請求與問題。
- 為主管及員工提供行政支援。
- 協助處理日常辦公室事務及一般行政工作。
- 確保辦公室日常運作順暢有效率。
職位要求
- 具備行政助理或辦公室行政管理人員的工作經驗。
- 了解辦公室管理系統及作業流程。
- 熟悉印表機、傳真機等辦公設備。
- 熟練使用 Microsoft Office，尤其是 Excel 和 PowerPoint。
- 具備良好的時間管理能力，能安排任務優先順序。
- 注重細節並具備解決問題的能力。
- 具備優秀的書面及口語溝通能力。
- 組織能力強，能同時處理多項工作。
- 能流利使用西班牙語及英語。
- 修習過心理學或社會學課程。
