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Progressive Cleaning
Progressive Cleaning
11 – 50 Employés
LogistiqueServices de nettoyageSoins de santé
Progressive Cleaning propose des services de nettoyage commercial pour les bureaux, les établissements médicaux, les écoles, les sites industriels et de fabrication, ainsi que les centres de remise en forme. L’entreprise adapte ses programmes de nettoyage à chaque établissement, en s’appuyant sur des méthodes systématiques et respectueuses de l’environnement ainsi que sur la technologie, afin de contribuer à la propreté et à la salubrité des espaces. Son travail vise à aider ses clients à maintenir des environnements productifs et à réduire l’absentéisme, en privilégiant la qualité du service et le partenariat avec chaque client.
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Offres de l’entreprise

Responsable des finances et de l’administration — Rockledge, Floride (hybride)

Pilotez les finances, les RH, l’informatique et l’administration de terrain d’une entreprise de nettoyage commercial en Floride. Supervisez la paie, la comptabilité, les systèmes de gestion, les fournitures, les plannings et la conformité.

USÉtats-UnisFLFloride
30 $ – 33 $ / heure
À distanceTemps pleinSeniorLangue Requise : anglaisPlanification et analyse financières

Description

  • Pilotez les fonctions financières, RH et informatiques de l’entreprise au sein de l’équipe dirigeante et assumez la responsabilité de leurs résultats.
  • Définissez les priorités trimestrielles, contribuez à la planification trimestrielle et annuelle, animez des points hebdomadaires par domaine et suivez les principaux indicateurs de performance.
  • Gérez les relevés d’heures du personnel dans Swept, préparez les rapports de paie et les transmettez dans les délais prévus.
  • Pilotez le recrutement, l’embauche et l’intégration, notamment la publication des offres, la planification des entretiens, les propositions et les documents des nouvelles recrues.
  • Tenez à jour les dossiers du personnel et les documents de conformité, et suivez leurs dates d’expiration.
  • Gérez la rémunération et les avantages sociaux, notamment les changements de salaire, les inscriptions et la coordination avec les prestataires.
  • Gérez les plannings du personnel et les affectations sur les sites.
  • Transmettez aux responsables les signalements d’absence et les besoins en personnel.
  • Tenez à jour dans Swept les listes de contrôle de nettoyage, les consignes de travail et les protocoles de sécurité des sites.
  • Veillez à l’actualisation dans Swept des informations sur les sites et leurs emplacements.
  • Suivez les demandes de fournitures, tenez les listes à jour, précisez les besoins, passez les commandes, suivez les livraisons et résolvez les écarts avec les fournisseurs.
  • Assurez la comptabilité quotidienne dans QuickBooks Online, notamment la saisie des factures fournisseurs, l’aide à la facturation, le rapprochement des comptes et la clôture mensuelle.
  • Gérez les produits et services dans QuickBooks Online, notamment les tarifs, les références SKU, les descriptions et la création de nouveaux produits.
  • Préparez des synthèses financières hebdomadaires et des rapports mensuels.
  • Contribuez à la préparation des budgets et à l’analyse des profits et pertes en compilant les données historiques et en repérant les écarts.
  • Coordonnez les déclarations fiscales et les échéances avec l’expert-comptable externe.
  • Administrez les logiciels de l’entreprise en gérant les accès utilisateurs, les licences et les paramètres courants de Swept, QuickBooks Online, HubSpot, Grasshopper et Google Workspace.
  • Collaborez avec les fournisseurs et les équipes d’assistance pour résoudre les problèmes des plateformes et recommander des correctifs ou des mises à niveau.
  • Obtenez l’approbation de la direction générale pour les migrations de plateformes, les nouveaux systèmes essentiels et les risques importants liés aux coûts ou à la sécurité des données.
  • Gérez les appels entrants et les lignes du bureau au moyen du système téléphonique.
  • Préparez régulièrement les communications internes, notamment les annonces au personnel, les messages d’anniversaire et les avis destinés à toute l’entreprise.
  • Utilisez des outils d’IA pour la rédaction, la recherche et les tâches administratives.
  • Coordonnez la logistique des événements et collaborez avec des organismes externes.

Exigences

  • Justifier de 5 à 7 ans d’expérience en opérations, administration ou assistance aux activités.
  • Avoir démontré sa capacité à obtenir des résultats dans le cadre d’une fonction d’encadrement ou en gérant de façon autonome un budget, une fonction ou un processus.
  • Avoir une expérience pratique de la gestion des relevés d’heures et des plannings d’équipes réparties ou travaillant sur le terrain.
  • Avoir une expérience en comptabilité et en reporting financier, notamment en comptabilité fournisseurs et clients, en clôture mensuelle et en suivi des écarts entre budget et réalisé.
  • Une expérience de QuickBooks Online est fortement souhaitée.
  • Avoir une expérience des contrôles financiers et des processus d’approbation.
  • Être capable de travailler de manière autonome et à distance, sans supervision quotidienne.
  • Avoir une expérience de l’administration de logiciels professionnels, notamment des accès utilisateurs, des autorisations et de la coordination avec les fournisseurs.
  • Être à l’aise pour évaluer et recommander de nouveaux outils.
  • Communiquer clairement à l’écrit et être à l’aise avec la documentation des processus.
  • Faire preuve d’une grande attention aux détails.
  • Une expérience dans le nettoyage commercial, la gestion d’installations ou un autre secteur de services de terrain est un atout.
  • Une expérience préalable de Swept, QuickBooks Online ou HubSpot est un atout.
  • Une expérience de la création de contenu pour les réseaux sociaux et de la gestion de communautés est un atout.
  • Être à l’aise avec les outils d’IA comme Claude ; c’est un atout.

Avantages

  • Télétravail avec présence obligatoire à Rockledge, en Floride, pour les sessions de planification trimestrielles et certaines réunions.
  • Temps plein, 40 heures par semaine, du lundi au vendredi.
  • Rémunération de 30 à 33 USD de l’heure.

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