Progressive Cleaning надає послуги комерційного прибирання офісів, медичних закладів, шкіл, промислових і виробничих об’єктів, а також фітнес-центрів. Компанія розробляє програми прибирання з урахуванням особливостей кожного об’єкта, застосовуючи системний підхід, екологічні практики й технології для підтримання чистоти та здорового середовища. Її робота допомагає клієнтам створювати продуктивні умови та зменшувати кількість прогулів, приділяючи особливу увагу якості послуг і партнерству з клієнтами.
Керівник фінансів та адміністративних функцій — Рокледж, Флорида (гібридний формат)
Керівництво фінансами, HR, IT і польовим адмініструванням у комерційній клінінговій компанії у Флориді. Контроль нарахування зарплати, бухгалтерського обліку, систем, постачання, графіків і дотримання вимог.
Опис
- Керівництво фінансовими, HR- та IT-функціями компанії у складі управлінської команди з відповідальністю за їхні результати.
- Визначення квартальних пріоритетів, участь у квартальному та річному плануванні, проведення щотижневих зустрічей за напрямами й відстеження ключових показників ефективності.
- Керування табелями працівників у Swept, підготовка звітів із нарахування зарплати та подання їх у встановлені строки.
- Керівництво пошуком, наймом і адаптацією працівників, зокрема розміщення вакансій, планування співбесід, пропозиції роботи й оформлення документів нових працівників.
- Ведення кадрових записів і документів про дотримання вимог, контроль строків їхньої дії.
- Адміністрування оплати праці та пільг, зокрема змін зарплати, реєстрації в програмах і координації з постачальниками.
- Керування графіками працівників і розподілом за об’єктами.
- Передавання керівникам повідомлень про невиходи та потребу в персоналі.
- Ведення в Swept контрольних списків прибирання, робочих інструкцій і протоколів безпеки об’єктів.
- Підтримання актуальності інформації про об’єкти й місця робіт у Swept.
- Контроль заявок на витратні матеріали, ведення списків, уточнення потреб, розміщення замовлень, відстеження доставок і врегулювання розбіжностей із постачальниками.
- Щоденний бухгалтерський облік у QuickBooks Online, зокрема внесення рахунків, підтримка виставлення рахунків клієнтам, звіряння рахунків і закриття місяця.
- Ведення переліку товарів і послуг у QuickBooks Online, зокрема цін, артикулів SKU, описів і налаштування нових позицій.
- Підготовка щотижневих фінансових зведень і щомісячних звітів.
- Підтримка бюджетування й аналізу прибутків і збитків: збирання історичних даних і виявлення відхилень.
- Координація податкової звітності та строків подання документів із зовнішнім сертифікованим бухгалтером (CPA).
- Адміністрування корпоративного програмного забезпечення: керування доступом користувачів, ліцензіями та стандартними налаштуваннями у Swept, QuickBooks Online, HubSpot, Grasshopper і Google Workspace.
- Взаємодія з постачальниками та службами підтримки для усунення проблем із платформами й надання рекомендацій щодо виправлень або оновлень.
- Отримання схвалення генерального директора на міграцію платформ, упровадження нових основних систем і рішення зі значними витратами або ризиками для безпеки даних.
- Керування вхідними дзвінками й офісними телефонними лініями через телефонну систему.
- Підготовка регулярних внутрішніх повідомлень, зокрема оголошень для працівників, привітань із днями народження та загальних повідомлень компанії.
- Використання інструментів ШІ для підготовки текстів, досліджень і адміністративних завдань.
- Координація організаційних питань заходів і співпраця із зовнішніми організаціями.
Вимоги
- Досвід роботи від 5 до 7 років в операційній діяльності, адмініструванні або підтримці бізнесу.
- Підтверджений досвід досягнення результатів у керівній ролі або за самостійного управління бюджетом, функцією чи процесом.
- Практичний досвід ведення табелів і графіків для територіально розподіленої або польової команди.
- Досвід бухгалтерського обліку та фінансової звітності, зокрема кредиторської й дебіторської заборгованості, щомісячного закриття та відстеження виконання бюджету.
- Досвід роботи з QuickBooks Online буде значною перевагою.
- Досвід роботи з фінансовим контролем і процедурами погодження.
- Здатність працювати самостійно й віддалено без щоденного нагляду.
- Досвід адміністрування бізнес-програм, зокрема керування доступом користувачів, дозволами та координацією з постачальниками.
- Готовність оцінювати нові інструменти й рекомендувати їх.
- Уміння чітко викладати думки письмово та документувати процеси.
- Уважність до деталей.
- Досвід роботи в комерційному прибиранні, експлуатації об’єктів або іншій сфері виїзних послуг буде перевагою.
- Досвід роботи зі Swept, QuickBooks Online або HubSpot буде перевагою.
- Досвід створення контенту для соціальних мереж і керування спільнотами буде перевагою.
- Упевнене користування інструментами ШІ, як-от Claude, буде перевагою.
Переваги
- Віддалена робота з обов’язковою присутністю в Рокледжі, Флорида, зокрема на квартальних сесіях планування та окремих зустрічах.
- Повна зайнятість, 40-годинний робочий тиждень із понеділка до п’ятниці.
- Оплата 30–33 долари США за годину.