财务与行政主管—佛罗里达州罗克利奇（混合办公）
负责佛罗里达州一家商业清洁公司的财务、人力资源、IT及现场行政工作。 管理薪资、簿记、业务系统、用品、排班和合规事务。
描述
- 作为领导团队成员，负责公司的财务、人力资源和IT职能，并对工作成果负责。
- 制定季度优先事项，参与季度和年度规划，主持每周部门检查，并跟踪关键绩效指标。
- 在Swept中管理员工工时卡，编制薪资报告，并按薪资发放期限提交。
- 负责招聘、录用和入职安排，包括发布职位、安排面试、发出录用通知及办理新员工文件。
- 维护员工档案和合规文件，并跟踪到期日期。
- 管理薪酬与福利，包括薪资调整、福利登记和供应商协调。
- 管理员工排班和工作地点分配。
- 向主管传达缺勤及人员配置通知。
- 在Swept中维护清洁检查清单、工作说明和现场安全规程。
- 及时更新Swept中的现场和地点信息。
- 跟进用品申请，维护用品清单，确认需求、下订单、跟踪配送并解决供应商差异问题。
- 使用QuickBooks Online处理日常簿记，包括录入账单、协助开票、账户对账和月末结账。
- 维护QuickBooks Online中的产品和服务信息，包括价格、SKU、描述及新产品设置。
- 编制每周财务概览和月度报告。
- 整理历史数据并识别差异，为预算和损益审查提供支持。
- 与外部注册会计师协调税务申报及相关期限。
- 通过管理Swept、QuickBooks Online、HubSpot、Grasshopper和Google Workspace中的用户访问权限、许可证及常规设置，维护公司软件。
- 与供应商和支持团队合作解决平台问题，并提出修复或升级建议。
- 平台迁移、新核心系统以及重大成本或数据安全风险事项，须取得总经理批准。
- 通过电话系统管理来电和办公室电话线路。
- 定期编写内部沟通内容，包括员工公告、生日通知和全公司通知。
- 使用AI工具协助起草、研究和行政工作。
- 协调活动安排，并与外部组织合作。
任职要求
- 具备5至7年运营、行政或业务支持经验。
- 有通过主管工作或独立负责预算、职能或流程而取得成果的记录。
- 有为分布式或现场员工管理工时卡和排班的实际经验。
- 具备簿记和财务报告经验，包括应付及应收账款、月末结账和预算与实际情况跟踪。
- 有QuickBooks Online使用经验者优先。
- 有财务控制和审批流程方面的工作经验。
- 能够在没有日常监督的情况下独立、远程工作。
- 有业务软件管理经验，包括用户访问、权限和供应商协调。
- 能够评估新工具并提出建议。
- 书面沟通清晰，并愿意记录工作流程。
- 注重细节。
- 有商业清洁、设施管理或其他现场服务行业经验者优先。
- 有Swept、QuickBooks Online或HubSpot使用经验者优先。
- 有社交媒体内容创作和社群管理经验者优先。
- 熟悉Claude等AI工具者优先。
福利待遇
- 远程办公，但需在佛罗里达州罗克利奇参加现场工作，包括季度规划会议和部分指定会议。
- 全职，每周工作40小时，周一至周五。
- 时薪30至33美元。