Progressive Cleaning poskytuje komerční úklid kanceláří, zdravotnických zařízení, škol, průmyslových a výrobních provozů i fitness center. Společnost přizpůsobuje úklidové programy potřebám každého objektu a využívá systematické, ekologicky šetrné postupy a technologie, které pomáhají udržovat čisté a zdravé prostředí. Její služby podporují produktivní pracovní prostředí a pomáhají klientům snižovat absenci, přičemž kladou důraz na kvalitu služeb a partnerský přístup ke klientům.
Vedoucí financí a administrativy — Rockledge, Florida (hybridní režim)
Vedení financí, HR, IT a provozní administrativy v terénu pro floridskou společnost zajišťující komerční úklid. Dohled nad mzdami, účetnictvím, systémy, zásobováním, rozvrhy a dodržováním požadavků.
Popis
- Vedení finančních, HR a IT funkcí společnosti jako součást manažerského týmu a odpovědnost za jejich výsledky.
- Stanovování čtvrtletních priorit, podíl na čtvrtletním a ročním plánování, vedení týdenních schůzek k jednotlivým oblastem a sledování klíčových ukazatelů výkonnosti.
- Správa výkazů pracovní doby zaměstnanců v Swept, příprava mzdových sestav a jejich odevzdávání v termínech výplat.
- Vedení náboru, přijímání a zaškolování zaměstnanců, včetně zveřejňování pracovních nabídek, plánování pohovorů, nabídek práce a dokumentace nových zaměstnanců.
- Vedení personálních záznamů a dokumentů souvisejících s dodržováním předpisů a sledování jejich platnosti.
- Správa odměňování a benefitů, včetně změn mezd, registrací a koordinace s dodavateli.
- Správa rozvrhů zaměstnanců a jejich přiřazení k pracovištím.
- Předávání oznámení o absencích a personálních potřebách vedoucím pracovníkům.
- Správa kontrolních seznamů úklidu, pracovních pokynů a bezpečnostních protokolů pracovišť v Swept.
- Aktualizace informací o pracovištích a lokalitách v Swept.
- Sledování požadavků na zásoby, vedení seznamů potřeb, upřesňování požadavků, zadávání objednávek, sledování dodávek a řešení nesrovnalostí s dodavateli.
- Každodenní vedení účetnictví v QuickBooks Online, včetně zadávání faktur, podpory fakturace zákazníkům, odsouhlasování účtů a měsíční uzávěrky.
- Správa produktů a služeb v QuickBooks Online, včetně cen, SKU, popisů a nastavení nových položek.
- Příprava týdenních finančních přehledů a měsíčních reportů.
- Podpora rozpočtování a analýz zisku a ztráty shromažďováním historických údajů a určováním odchylek.
- Koordinace daňových přiznání a termínů s externím certifikovaným účetním (CPA).
- Správa firemního softwaru prostřednictvím řízení uživatelských přístupů, licencí a běžných nastavení v Swept, QuickBooks Online, HubSpot, Grasshopper a Google Workspace.
- Spolupráce s dodavateli a týmy podpory při řešení problémů s platformami a doporučování oprav nebo aktualizací.
- Zajištění souhlasu generálního ředitele s migrací platforem, novými klíčovými systémy a rozhodnutími s významnými náklady nebo riziky pro zabezpečení dat.
- Správa příchozích hovorů a kancelářských linek prostřednictvím telefonního systému.
- Příprava pravidelných interních sdělení, včetně oznámení zaměstnancům, narozeninových přání a zpráv pro celou společnost.
- Používání nástrojů AI k přípravě textů, výzkumu a administrativním úkolům.
- Koordinace logistiky akcí a spolupráce s externími organizacemi.
Požadavky
- Praxe v délce 5 až 7 let v provozu, administrativě nebo obchodní podpoře.
- Doložené výsledky v dozorčí roli nebo při samostatné odpovědnosti za rozpočet, funkci či proces.
- Praktické zkušenosti se správou výkazů pracovní doby a rozvrhů pro distribuovanou nebo terénní pracovní sílu.
- Zkušenosti s účetnictvím a finančním výkaznictvím, včetně závazků a pohledávek, měsíční uzávěrky a sledování plnění rozpočtu.
- Zkušenost s QuickBooks Online je výraznou výhodou.
- Zkušenost s finančními kontrolami a schvalovacími procesy.
- Schopnost pracovat samostatně na dálku bez každodenního dohledu.
- Zkušenost se správou firemního softwaru, včetně uživatelských přístupů, oprávnění a koordinace s dodavateli.
- Ochota posuzovat nové nástroje a doporučovat je.
- Jasná písemná komunikace a schopnost dokumentovat procesy.
- Důraz na detail.
- Zkušenost s komerčním úklidem, správou zařízení nebo jiným terénním servisním podnikáním je výhodou.
- Předchozí zkušenost se Swept, QuickBooks Online nebo HubSpot je výhodou.
- Zkušenost s tvorbou obsahu pro sociální sítě a správou komunit je výhodou.
- Jistota při používání nástrojů AI, například Claude, je výhodou.
Benefity
- Práce na dálku s povinnou osobní přítomností v Rockledge na Floridě, včetně čtvrtletních plánovacích setkání a vybraných schůzek.
- Plný úvazek, 40 hodin týdně, od pondělí do pátku.
- Mzda 30–33 USD za hodinu.