Progressive Cleaning оказывает услуги коммерческой уборки офисов, медицинских учреждений, школ, промышленных и производственных объектов, а также фитнес-центров. Компания разрабатывает программы уборки с учётом особенностей каждого объекта, применяя системный подход, экологичные практики и технологии для поддержания чистоты и здоровой среды. Её работа помогает клиентам поддерживать продуктивную обстановку и снижать число пропусков, уделяя особое внимание качеству услуг и партнёрству с клиентами.
Руководитель финансов и административных функций — Рокледж, Флорида (гибридный формат)
Руководство финансами, HR, IT и полевым администрированием в коммерческой клининговой компании во Флориде. Контроль расчёта зарплаты, бухгалтерского учёта, систем, снабжения, графиков и соблюдения требований.
Описание
- Руководство финансовыми, HR- и IT-функциями компании в составе управленческой команды с ответственностью за результаты.
- Определение квартальных приоритетов, участие в квартальном и годовом планировании, проведение еженедельных встреч по направлениям и отслеживание ключевых показателей эффективности.
- Управление табелями сотрудников в Swept, подготовка отчётов по заработной плате и их подача к установленным срокам.
- Руководство подбором, наймом и адаптацией сотрудников, включая публикацию вакансий, планирование собеседований, предложения о работе и оформление документов новых сотрудников.
- Ведение кадровых записей и документов о соблюдении требований, контроль сроков их действия.
- Администрирование оплаты труда и льгот, включая изменения зарплаты, оформление участия в программах и взаимодействие с поставщиками.
- Управление графиками сотрудников и распределением по объектам.
- Передача руководителям уведомлений о невыходах и потребности в персонале.
- Ведение в Swept контрольных списков уборки, рабочих инструкций и протоколов безопасности объектов.
- Поддержание актуальности информации об объектах и местах работ в Swept.
- Контроль заявок на расходные материалы, ведение списков, уточнение потребностей, размещение заказов, отслеживание доставок и урегулирование расхождений с поставщиками.
- Ежедневный бухгалтерский учёт в QuickBooks Online, включая ввод счетов, поддержку выставления счетов клиентам, сверку счетов и закрытие месяца.
- Ведение номенклатуры товаров и услуг в QuickBooks Online, включая цены, артикулы SKU, описания и настройку новых позиций.
- Подготовка еженедельных сводок по финансам и ежемесячных отчётов.
- Поддержка бюджетирования и анализа прибылей и убытков: сбор исторических данных и выявление отклонений.
- Координация налоговой отчётности и сроков подачи документов с внешним сертифицированным бухгалтером (CPA).
- Администрирование корпоративного программного обеспечения: управление доступом пользователей, лицензиями и стандартными настройками в Swept, QuickBooks Online, HubSpot, Grasshopper и Google Workspace.
- Взаимодействие с поставщиками и службами поддержки для устранения проблем с платформами и рекомендации исправлений или обновлений.
- Получение одобрения генерального директора на перенос платформ, внедрение новых основных систем и решения, связанные со значительными затратами или рисками для безопасности данных.
- Управление входящими звонками и офисными телефонными линиями через телефонную систему.
- Подготовка регулярных внутренних сообщений, включая объявления для сотрудников, поздравления с днями рождения и общие уведомления компании.
- Использование инструментов ИИ для подготовки текстов, исследований и административных задач.
- Координация организационных вопросов мероприятий и взаимодействие с внешними организациями.
Требования
- Опыт работы от 5 до 7 лет в операционной деятельности, администрировании или поддержке бизнеса.
- Подтверждённый опыт достижения результатов в руководящей роли или при самостоятельном управлении бюджетом, функцией либо процессом.
- Практический опыт ведения табелей и графиков для территориально распределённой или выездной команды.
- Опыт бухгалтерского учёта и финансовой отчётности, включая кредиторскую и дебиторскую задолженность, ежемесячное закрытие и отслеживание исполнения бюджета.
- Опыт работы с QuickBooks Online будет большим преимуществом.
- Опыт работы с финансовым контролем и процедурами согласования.
- Способность работать самостоятельно и удалённо без ежедневного надзора.
- Опыт администрирования бизнес-программ, включая управление доступом пользователей, разрешениями и взаимодействие с поставщиками.
- Готовность оценивать новые инструменты и рекомендовать их.
- Умение ясно излагать мысли письменно и документировать процессы.
- Внимательность к деталям.
- Опыт работы в коммерческой уборке, эксплуатации объектов или другой сфере выездных услуг будет преимуществом.
- Опыт работы со Swept, QuickBooks Online или HubSpot будет преимуществом.
- Опыт создания контента для социальных сетей и управления сообществами будет преимуществом.
- Уверенное использование инструментов ИИ, например Claude, будет преимуществом.
Преимущества
- Удалённая работа с обязательным присутствием в Рокледже, Флорида, включая квартальные сессии планирования и отдельные встречи.
- Полная занятость, 40-часовая рабочая неделя с понедельника по пятницу.
- Оплата 30–33 доллара США в час.