財務與行政主管—佛羅里達州羅克利奇（混合辦公）
負責佛羅里達州一家商業清潔公司的財務、人力資源、IT及現場行政工作。 管理薪資、簿記、業務系統、用品、排班與合規事務。
說明
- 身為領導團隊成員，負責公司的財務、人力資源和IT職能，並對工作成果負責。
- 制定季度優先事項，參與季度和年度規劃，主持每週部門檢視，並追蹤關鍵績效指標。
- 在Swept中管理員工工時卡、編製薪資報告，並於薪資作業期限前提交。
- 負責招募、聘用及到職安排，包括刊登職缺、安排面試、發出錄用通知及辦理新進員工文件。
- 維護員工紀錄和合規文件，並追蹤到期日。
- 管理薪酬與福利，包括薪資異動、福利登記及供應商協調。
- 管理員工排班及工作地點分派。
- 向主管傳達缺勤及人力配置通知。
- 在Swept中維護清潔檢查清單、工作指引及現場安全規範。
- 即時更新Swept中的現場與地點資訊。
- 追蹤用品申請、維護用品清單、確認需求、下單、追蹤交貨並處理供應商差異。
- 使用QuickBooks Online處理日常簿記，包括輸入帳單、協助開立發票、帳戶調節及月底結帳。
- 維護QuickBooks Online中的產品與服務資訊，包括價格、SKU、說明及新產品設定。
- 編製每週財務概況及月報。
- 彙整歷史資料並找出差異，協助預算及損益檢視。
- 與外部會計師協調稅務申報及期限。
- 管理Swept、QuickBooks Online、HubSpot、Grasshopper及Google Workspace中的使用者存取權、授權和一般設定，以維護公司軟體。
- 與供應商及支援團隊合作處理平台問題，並建議修復或升級方式。
- 平台移轉、新核心系統及重大成本或資料安全風險，須取得總經理核准。
- 透過電話系統管理來電和辦公室電話線路。
- 定期撰寫內部溝通內容，包括員工公告、生日通知及全公司通知。
- 使用AI工具協助撰稿、研究及行政工作。
- 協調活動安排，並與外部組織合作。
職位要求
- 具備5至7年營運、行政或業務支援經驗。
- 曾透過主管職務，或獨立負責預算、職能或流程而達成工作成果。
- 具備為分散各地或外勤員工管理工時卡及排班的實務經驗。
- 具備簿記與財務報告經驗，包括應付及應收帳款、月底結帳，以及預算與實際情況追蹤。
- 具備QuickBooks Online經驗者優先。
- 具備財務控管及核准流程相關經驗。
- 能在無日常督導的情況下獨立遠端工作。
- 具備管理商務軟體的經驗，包括使用者存取、權限及供應商協調。
- 能夠評估並推薦新工具。
- 書面溝通清楚，並能記錄流程。
- 注重細節。
- 具備商業清潔、設施或其他外勤服務業經驗者優先。
- 曾使用Swept、QuickBooks Online或HubSpot者優先。
- 具備社群媒體內容創作及社群經營經驗者優先。
- 熟悉Claude等AI工具者優先。
福利待遇
- 可遠端工作，但須在佛羅里達州羅克利奇安排現場工作時間，包括季度規劃會議及部分指定會議。
- 全職，每週工作40小時，週一至週五。
- 時薪30至33美元。