Progressive Cleaning предлага търговски услуги за почистване на офиси, медицински заведения, училища, промишлени и производствени обекти и фитнес центрове. Компанията адаптира програмите за почистване към нуждите на всеки обект, като използва систематични, съобразени с околната среда практики и технологии за поддържане на чисти и здравословни пространства. Работата ѝ помага на клиентите да поддържат продуктивна среда и да намаляват отсъствията, като се фокусира върху качеството на услугите и партньорството с клиентите.
Ръководител финанси и администрация — Роклидж, Флорида (хибридно)
Ръководи финансите, човешките ресурси, ИТ и теренната администрация на компания за търговско почистване във Флорида. Отговаря за заплатите, счетоводството, бизнес системите, снабдяването, графиците и съответствието с изискванията.
Описание
- Ръководи финансовите, HR и ИТ функции като част от управленския екип и носи отговорност за резултатите им.
- Определя тримесечни приоритети, участва в тримесечното и годишното планиране, провежда седмични срещи по направления и следи ключовите показатели за ефективност.
- Управлява отчетите за отработеното време на служителите в Swept, подготвя справки за заплатите и ги подава в сроковете за изплащане.
- Ръководи набирането и назначаването на служители и въвеждането им в работата, включително публикуване на обяви, насрочване на интервюта, отправяне на оферти и подготовка на документи за новоназначени.
- Поддържа досиетата на служителите и документите за съответствие и следи сроковете им на валидност.
- Администрира възнагражденията и придобивките, включително промени в заплащането, записвания и координация с доставчици.
- Управлява графиците на служителите и разпределението им по обекти.
- Насочва към ръководителите уведомленията за отсъствия и нуждите от персонал.
- Поддържа в Swept контролни списъци за почистване, работни инструкции и протоколи за сигурност на обектите.
- Поддържа актуална информацията за обектите и местоположенията в Swept.
- Следи заявките за консумативи, поддържа списъци, уточнява нуждите, прави поръчки, проследява доставките и разрешава несъответствия с доставчиците.
- Извършва ежедневното счетоводно обслужване в QuickBooks Online, включително въвеждане на фактури от доставчици, съдействие при фактуриране, съгласуване на сметки и приключване на месеца.
- Поддържа продуктите и услугите в QuickBooks Online, включително цени, SKU кодове, описания и настройване на нови продукти.
- Подготвя седмични финансови обобщения и месечни отчети.
- Подпомага бюджетирането и прегледите на печалбата и загубата, като събира исторически данни и открива отклонения.
- Координира подаването на данъчни декларации и сроковете с външен дипломиран счетоводител.
- Администрира фирмения софтуер, като управлява потребителския достъп, лицензите и стандартните настройки в Swept, QuickBooks Online, HubSpot, Grasshopper и Google Workspace.
- Работи с доставчици и екипи за поддръжка за отстраняване на проблеми с платформите и препоръчва корекции или надстройки.
- Получава одобрение от генералния мениджър за миграции на платформи, нови основни системи и значителни разходни рискове или рискове за сигурността на данните.
- Управлява входящите обаждания и офис телефонните линии чрез телефонната система.
- Подготвя редовни вътрешни съобщения, включително известия за служителите, поздравления за рождени дни и съобщения до цялата компания.
- Използва инструменти с изкуствен интелект за изготвяне на текстове, проучвания и административни задачи.
- Координира логистиката на събития и работи с външни организации.
Изисквания
- Има 5–7 години опит в оперативна дейност, администрация или бизнес поддръжка.
- Има доказани резултати от надзорна работа или самостоятелна отговорност за бюджет, функция или процес.
- Има практически опит в управлението на отчетите за отработено време и графиците на разпределена или теренна работна сила.
- Има опит в счетоводството и финансовото отчитане, включително задължения и вземания, месечно приключване и проследяване на реалните резултати спрямо бюджета.
- Опитът с QuickBooks Online е силно предпочитан.
- Има опит с финансов контрол и процедури за одобрение.
- Може да работи самостоятелно и дистанционно без ежедневен надзор.
- Има опит в администрирането на бизнес софтуер, включително потребителски достъп, права и координация с доставчици.
- Умее да оценява и препоръчва нови инструменти.
- Пише ясно и умее да документира процеси.
- Обръща силно внимание на детайлите.
- Опитът в търговското почистване, управлението на съоръжения или друг бизнес с теренни услуги е предимство.
- Предишен опит със Swept, QuickBooks Online или HubSpot е предимство.
- Опитът в създаването на съдържание за социални медии и управлението на общности е предимство.
- Умее да използва инструменти с изкуствен интелект като Claude; това е предимство.
Придобивки
- Дистанционна работа със задължително присъствие на място в Роклидж, Флорида, включително тримесечни сесии за планиране и избрани срещи.
- Пълно работно време, 40 часа седмично, от понеделник до петък.
- Заплащане от 30 до 33 щатски долара на час.