Progressive Cleaning verzorgt commerciële schoonmaak voor kantoren, medische instellingen, scholen, industriële en productielocaties en fitnesscentra. Het bedrijf stemt de schoonmaakprogramma’s af op elke locatie en gebruikt systematische, milieubewuste methoden en technologie om schone, gezonde ruimtes te ondersteunen. De dienstverlening is erop gericht klanten te helpen een productieve omgeving te behouden en verzuim terug te dringen, met aandacht voor kwaliteit en samenwerking met de klant.
Hoofd Financiën en Administratie — Rockledge, Florida (hybride)
Leid financiën, HR, IT en buitendienstadministratie bij een commercieel schoonmaakbedrijf in Florida. Verantwoordelijk voor salarisadministratie, boekhouding, bedrijfssystemen, benodigdheden, planning en naleving van regels.
Beschrijving
- Als lid van het managementteam geef je leiding aan financiën, HR en IT en ben je verantwoordelijk voor de resultaten daarvan.
- Stel kwartaalprioriteiten vast, draag bij aan de kwartaal- en jaarplanning, houd wekelijkse voortgangsgesprekken per werkgebied en volg belangrijke prestatie-indicatoren.
- Beheer de urenregistraties van medewerkers in Swept, stel rapporten voor de salarisadministratie op en lever deze op tijd aan.
- Leid werving, selectie en onboarding, waaronder vacatures, het plannen van sollicitatiegesprekken, aanbiedingen en papierwerk voor nieuwe medewerkers.
- Beheer personeelsdossiers en nalevingsdocumenten en houd vervaldatums bij.
- Beheer beloning en secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder salariswijzigingen, inschrijvingen en afstemming met leveranciers.
- Beheer medewerkersroosters en locatie-indelingen.
- Geef meldingen over afwezigheid en personeelsbezetting door aan leidinggevenden.
- Beheer schoonmaakchecklists, werkinstructies en beveiligingsprotocollen voor locaties in Swept.
- Houd locatie- en vestigingsgegevens in Swept actueel.
- Volg aanvragen voor benodigdheden op, beheer lijsten, verduidelijk de behoefte, plaats bestellingen, volg leveringen en los verschillen met leveranciers op.
- Verzorg de dagelijkse boekhouding in QuickBooks Online, waaronder het invoeren van facturen, ondersteuning bij facturering, rekeningafstemming en de maandafsluiting.
- Beheer producten en diensten in QuickBooks Online, inclusief prijzen, SKU's, omschrijvingen en het instellen van nieuwe producten.
- Stel wekelijkse financiële overzichten en maandrapportages op.
- Ondersteun budgettering en analyses van winst en verlies door historische gegevens te verzamelen en afwijkingen vast te stellen.
- Coördineer belastingaangiften en deadlines met de externe accountant.
- Beheer bedrijfssoftware door gebruikerstoegang, licenties en reguliere instellingen te beheren in Swept, QuickBooks Online, HubSpot, Grasshopper en Google Workspace.
- Werk samen met leveranciers en supportteams om platformproblemen op te lossen en oplossingen of upgrades aan te bevelen.
- Vraag goedkeuring van de algemeen directeur voor platformmigraties, nieuwe kernsystemen en aanzienlijke kosten- of gegevensbeveiligingsrisico's.
- Beheer inkomende oproepen en kantoorlijnen via het telefoonsysteem.
- Verzorg regelmatig interne communicatie, waaronder personeelsaankondigingen, verjaardagsberichten en bedrijfsbrede mededelingen.
- Gebruik AI-tools voor het opstellen van teksten, onderzoek en administratieve taken.
- Coördineer de logistiek van evenementen en werk samen met externe organisaties.
Vereisten
- Je hebt 5–7 jaar ervaring in operations, administratie of bedrijfsondersteuning.
- Je hebt aantoonbare resultaten behaald met leidinggevende taken of door zelfstandig verantwoordelijkheid te dragen voor een budget, functiegebied of proces.
- Je hebt praktische ervaring met urenregistratie en roosters voor een verspreid of buitendienstgericht personeelsbestand.
- Je hebt ervaring met boekhouding en financiële rapportage, waaronder crediteuren- en debiteurenbeheer, maandafsluiting en budget- versus realisatiebewaking.
- Ervaring met QuickBooks Online heeft sterk de voorkeur.
- Je hebt ervaring met financiële controles en goedkeuringsprocessen.
- Je kunt zelfstandig en op afstand werken zonder dagelijks toezicht.
- Je hebt ervaring met het beheren van bedrijfssoftware, waaronder gebruikerstoegang, machtigingen en afstemming met leveranciers.
- Je bent op je gemak bij het beoordelen van nieuwe tools en het doen van aanbevelingen.
- Je communiceert helder schriftelijk en kunt processen goed documenteren.
- Je hebt veel oog voor detail.
- Ervaring in commerciële schoonmaak, facilitair beheer of een ander buitendienstbedrijf is een pre.
- Eerdere ervaring met Swept, QuickBooks Online of HubSpot is een pre.
- Ervaring met het maken van socialemediacontent en communitymanagement is een pre.
- Je kunt goed overweg met AI-tools zoals Claude; dit is een pre.
Voordelen
- Op afstand werken, met verplichte aanwezigheid in Rockledge, Florida, onder meer voor kwartaalplanningssessies en enkele vergaderingen.
- Fulltime werkweek van 40 uur, van maandag tot en met vrijdag.
- Uurloon van USD 30–33.