Progressive Cleaning poskytuje komerčné upratovacie služby pre kancelárie, zdravotnícke zariadenia, školy, priemyselné a výrobné prevádzky aj fitness centrá. Upratovacie programy prispôsobuje potrebám každého objektu a využíva systematické, ekologicky citlivé postupy a technológie na podporu čistého a zdravého prostredia. Jej služby pomáhajú klientom udržiavať produktívne pracovné prostredie a znižovať absencie vďaka dôrazu na kvalitu služieb a partnerskú spoluprácu.
Vedúci financií a administratívy — Rockledge, FL (hybridne)
Vedie financie, HR, IT a administratívu v teréne pre floridskú spoločnosť poskytujúcu komerčné upratovacie služby. Zodpovedá za mzdy, účtovníctvo, firemné systémy, zásoby, plánovanie a dodržiavanie predpisov.
Popis
- Vedie finančné, personálne a IT oddelenie ako člen vedenia spoločnosti a zodpovedá za jeho výsledky.
- Stanovuje štvrťročné priority, podieľa sa na štvrťročnom a ročnom plánovaní, vedie týždenné stretnutia v jednotlivých oblastiach a sleduje kľúčové ukazovatele výkonnosti.
- Spravuje výkazy odpracovaného času zamestnancov v systéme Swept, pripravuje podklady pre mzdy a odovzdáva ich v stanovených termínoch.
- Vedie nábor, prijímanie a zaškoľovanie zamestnancov vrátane zverejňovania pracovných ponúk, plánovania pohovorov, predkladania ponúk a prípravy dokumentov pre nových zamestnancov.
- Vedie personálne záznamy a dokumenty súvisiace s dodržiavaním predpisov a sleduje dátumy ich platnosti.
- Zabezpečuje odmeňovanie a zamestnanecké benefity vrátane zmien miezd, prihlasovania do programov a koordinácie s dodávateľmi.
- Spravuje rozvrhy zamestnancov a ich pridelenie na jednotlivé pracoviská.
- Zabezpečuje, aby sa oznámenia o neprítomnosti a potrebnom personálnom pokrytí dostali k nadriadeným.
- V systéme Swept spravuje kontrolné zoznamy upratovania, pracovné pokyny a bezpečnostné postupy pracovísk.
- Aktualizuje údaje o pracoviskách a lokalitách v systéme Swept.
- Sleduje požiadavky na zásoby, vedie zoznamy, spresňuje potreby, zadáva objednávky, sleduje dodávky a rieši nezrovnalosti s dodávateľmi.
- Zabezpečuje každodenné účtovníctvo v QuickBooks Online vrátane evidencie faktúr dodávateľov, podpory fakturácie, zosúlaďovania účtov a mesačnej uzávierky.
- Spravuje produkty a služby v QuickBooks Online vrátane cien, kódov SKU, opisov a zakladania nových položiek.
- Pripravuje týždenné finančné prehľady a mesačné správy.
- Podporuje tvorbu rozpočtu a analýzu ziskov a strát zhromažďovaním historických údajov a identifikáciou odchýlok.
- Koordinuje daňové priznania a termíny s externým certifikovaným účtovníkom.
- Spravuje firemný softvér vrátane používateľských prístupov, licencií a bežných nastavení v systémoch Swept, QuickBooks Online, HubSpot, Grasshopper a Google Workspace.
- Spolupracuje s dodávateľmi a tímami podpory pri riešení problémov s platformami a odporúča opravy alebo aktualizácie.
- Na migrácie platforiem, nové kľúčové systémy a významné nákladové riziká alebo riziká pre bezpečnosť údajov si vyžiada schválenie generálneho riaditeľa.
- Spravuje prichádzajúce hovory a kancelárske telefónne linky prostredníctvom telefónneho systému.
- Pripravuje pravidelnú internú komunikáciu vrátane oznamov pre zamestnancov, blahoželaní k narodeninám a oznámení pre celú spoločnosť.
- Využíva nástroje umelej inteligencie na prípravu textov, vyhľadávanie informácií a administratívne úlohy.
- Koordinuje organizačné zabezpečenie podujatí a spolupracuje s externými organizáciami.
Požiadavky
- Má 5 až 7 rokov skúseností v prevádzke, administratíve alebo podpore podnikania.
- Má preukázateľné výsledky dosiahnuté vďaka vedeniu pracovníkov alebo samostatnej zodpovednosti za rozpočet, funkciu či proces.
- Má praktické skúsenosti so správou výkazov odpracovaného času a rozvrhov zamestnancov v teréne alebo na rôznych pracoviskách.
- Má skúsenosti s účtovníctvom a finančným výkazníctvom vrátane záväzkov a pohľadávok, mesačných uzávierok a sledovania skutočných výsledkov voči rozpočtu.
- Skúsenosti s QuickBooks Online sú výraznou výhodou.
- Má skúsenosti s finančnými kontrolami a schvaľovacími postupmi.
- Dokáže pracovať samostatne a na diaľku bez každodenného dohľadu.
- Má skúsenosti so správou firemného softvéru vrátane používateľských prístupov, oprávnení a koordinácie s dodávateľmi.
- Vie posúdiť nové nástroje a odporučiť ich zavedenie.
- Jasne komunikuje písomne a dokáže dokumentovať procesy.
- Venuje veľkú pozornosť detailom.
- Skúsenosti s komerčným upratovaním, správou budov alebo iným podnikaním v oblasti terénnych služieb sú výhodou.
- Predchádzajúce skúsenosti so systémami Swept, QuickBooks Online alebo HubSpot sú výhodou.
- Skúsenosti s tvorbou obsahu na sociálne siete a správou online komunít sú výhodou.
- Vie používať nástroje umelej inteligencie, napríklad Claude; táto skúsenosť je výhodou.
Benefity
- Práca na diaľku s povinnou osobnou účasťou v Rockledge na Floride vrátane štvrťročných plánovacích stretnutí a vybraných porád.
- Práca na plný úväzok, 40 hodín týždenne, od pondelka do piatka.
- Odmena 30 až 33 USD za hodinu.