Progressive Cleaning cung cấp dịch vụ vệ sinh thương mại cho văn phòng, cơ sở y tế, trường học, địa điểm công nghiệp và sản xuất, cũng như trung tâm thể hình. Công ty xây dựng chương trình vệ sinh phù hợp với từng cơ sở, áp dụng quy trình bài bản, thân thiện với môi trường và công nghệ để duy trì không gian sạch sẽ, lành mạnh. Dịch vụ hướng đến việc giúp khách hàng duy trì môi trường làm việc hiệu quả và giảm tình trạng nghỉ làm, với trọng tâm là chất lượng phục vụ và quan hệ hợp tác với khách hàng.
Trưởng bộ phận Tài chính và Hành chính — Rockledge, Florida (Làm việc kết hợp)
Phụ trách tài chính, nhân sự, CNTT và hành chính hiện trường cho công ty vệ sinh thương mại tại Florida. Giám sát tiền lương, sổ sách kế toán, hệ thống kinh doanh, vật tư, lịch làm việc và tuân thủ.
Mô tả
- Đảm nhiệm các chức năng tài chính, nhân sự và CNTT của công ty với tư cách thành viên ban lãnh đạo, chịu trách nhiệm về kết quả của các bộ phận này.
- Thiết lập ưu tiên theo quý, tham gia lập kế hoạch quý và năm, tổ chức họp rà soát từng lĩnh vực hằng tuần và theo dõi các chỉ số hiệu quả chính.
- Quản lý bảng chấm công của nhân viên trong Swept, lập báo cáo tiền lương và gửi đúng hạn trả lương.
- Phụ trách tuyển dụng, tuyển chọn và tiếp nhận nhân viên mới, bao gồm đăng tin tuyển dụng, xếp lịch phỏng vấn, gửi đề nghị tuyển dụng và hoàn tất giấy tờ cho nhân viên mới.
- Duy trì hồ sơ nhân viên và tài liệu tuân thủ, đồng thời theo dõi ngày hết hạn.
- Quản lý lương thưởng và phúc lợi, bao gồm điều chỉnh lương, đăng ký tham gia và phối hợp với nhà cung cấp.
- Quản lý lịch làm việc của nhân viên và phân công địa điểm.
- Chỉ đạo việc thông báo nghỉ đột xuất và bố trí nhân sự cho các giám sát viên.
- Duy trì danh sách kiểm tra vệ sinh, hướng dẫn công việc và quy trình an ninh tại cơ sở trong Swept.
- Cập nhật thông tin cơ sở và địa điểm trong Swept.
- Theo dõi yêu cầu vật tư, duy trì danh sách vật tư, xác định nhu cầu, đặt hàng, theo dõi giao hàng và xử lý sai lệch với nhà cung cấp.
- Thực hiện công việc ghi sổ kế toán hằng ngày trong QuickBooks Online, bao gồm nhập hóa đơn phải trả, hỗ trợ lập hóa đơn, đối chiếu tài khoản và khóa sổ cuối tháng.
- Duy trì danh mục sản phẩm và dịch vụ trong QuickBooks Online, bao gồm giá, mã SKU, mô tả và thiết lập sản phẩm mới.
- Lập báo cáo tóm tắt tài chính hằng tuần và báo cáo hằng tháng.
- Hỗ trợ lập ngân sách và rà soát lãi lỗ bằng cách tổng hợp dữ liệu quá khứ và xác định chênh lệch.
- Phối hợp với kế toán viên CPA bên ngoài về hồ sơ khai thuế và thời hạn nộp.
- Quản trị phần mềm công ty bằng cách quản lý quyền truy cập người dùng, giấy phép và các cài đặt thường nhật trong Swept, QuickBooks Online, HubSpot, Grasshopper và Google Workspace.
- Phối hợp với nhà cung cấp và đội ngũ hỗ trợ để xử lý sự cố nền tảng, đồng thời đề xuất cách khắc phục hoặc nâng cấp.
- Xin phê duyệt của tổng giám đốc đối với việc chuyển đổi nền tảng, hệ thống cốt lõi mới và các rủi ro đáng kể về chi phí hoặc bảo mật dữ liệu.
- Quản lý cuộc gọi đến và các đường dây điện thoại văn phòng thông qua hệ thống điện thoại.
- Soạn thảo thông tin liên lạc nội bộ định kỳ, bao gồm thông báo cho nhân viên, thông báo sinh nhật và thông báo toàn công ty.
- Sử dụng công cụ AI để soạn thảo, nghiên cứu và thực hiện công việc hành chính.
- Điều phối hậu cần sự kiện và phối hợp với các tổ chức bên ngoài.
Yêu cầu
- Có từ 5–7 năm kinh nghiệm trong vận hành, hành chính hoặc hỗ trợ kinh doanh.
- Có thành tích đạt kết quả thông qua công việc giám sát hoặc tự chủ phụ trách ngân sách, chức năng hay quy trình.
- Có kinh nghiệm thực tế quản lý bảng chấm công và lịch làm việc cho lực lượng lao động phân tán hoặc làm việc tại hiện trường.
- Có kinh nghiệm ghi sổ kế toán và báo cáo tài chính, bao gồm khoản phải trả và phải thu, khóa sổ hằng tháng và theo dõi ngân sách so với thực tế.
- Ưu tiên mạnh ứng viên có kinh nghiệm sử dụng QuickBooks Online.
- Có kinh nghiệm làm việc với các biện pháp kiểm soát tài chính và quy trình phê duyệt.
- Có khả năng làm việc độc lập từ xa mà không cần giám sát hằng ngày.
- Có kinh nghiệm quản trị phần mềm kinh doanh, bao gồm quyền truy cập, quyền hạn và phối hợp với nhà cung cấp.
- Thoải mái đánh giá và đề xuất công cụ mới.
- Giao tiếp bằng văn bản rõ ràng và thoải mái với việc lập tài liệu quy trình.
- Có khả năng chú ý kỹ đến chi tiết.
- Kinh nghiệm trong lĩnh vực vệ sinh thương mại, cơ sở vật chất hoặc dịch vụ hiện trường khác là một lợi thế.
- Kinh nghiệm trước đây với Swept, QuickBooks Online hoặc HubSpot là một lợi thế.
- Kinh nghiệm tạo nội dung mạng xã hội và quản lý cộng đồng là một lợi thế.
- Thoải mái sử dụng các công cụ AI như Claude; đây là một lợi thế.
Phúc lợi
- Làm việc từ xa, có yêu cầu làm việc trực tiếp tại Rockledge, Florida, bao gồm các buổi lập kế hoạch theo quý và một số cuộc họp được chọn.
- Toàn thời gian, 40 giờ mỗi tuần, từ thứ Hai đến thứ Sáu.
- Mức lương 30–33 USD mỗi giờ.