財務・管理部門リード—フロリダ州ロックレッジ（ハイブリッド勤務）
フロリダ州の商業清掃会社で、財務、人事、IT、現場管理業務を統括します。 給与計算、記帳、業務システム、備品、シフト、コンプライアンスを管理します。
仕事内容
- 経営チームの一員として、会社の財務、人事、IT機能を担い、その成果に責任を持ちます。
- 四半期の優先事項を設定し、四半期および年次計画に参加し、各分野の週次確認を主導して主要業績指標を追跡します。
- Sweptで従業員の勤怠を管理し、給与計算レポートを作成して、給与処理の期限までに提出します。
- 求人掲載、面接日程の調整、内定通知、新入社員書類の手続きなど、採用から入社手続きまでを主導します。
- 従業員記録とコンプライアンス関連書類を管理し、有効期限を追跡します。
- 給与変更、福利厚生の加入手続き、ベンダーとの調整など、報酬と福利厚生を管理します。
- 従業員のシフトと配属先を管理します。
- 欠勤や人員配置に関する連絡を上司に伝えます。
- Sweptで清掃チェックリスト、作業手順、現場のセキュリティ手順を管理します。
- Sweptの現場および拠点情報を最新の状態に保ちます。
- 備品の申請を確認し、備品リストを管理して、必要事項の確認、発注、配送状況の追跡、ベンダーとの不一致の解決を行います。
- QuickBooks Onlineで日々の記帳を行います。請求書の入力、請求業務の補助、口座照合、月次決算を含みます。
- QuickBooks Onlineの商品・サービス情報を管理します。価格、SKU、説明、新商品の登録を含みます。
- 週次の財務概要と月次レポートを作成します。
- 過去のデータをまとめて差異を特定し、予算策定と損益レビューを支援します。
- 外部の公認会計士と税務申告および期限を調整します。
- Swept、QuickBooks Online、HubSpot、Grasshopper、Google Workspaceでユーザーアクセス、ライセンス、通常設定を管理し、社内ソフトウェアを運用します。
- ベンダーやサポートチームと連携してプラットフォームの問題を解決し、修正やアップグレードを提案します。
- プラットフォームの移行、新しい基幹システム、重大なコストまたはデータセキュリティ上のリスクについて、ゼネラルマネージャーの承認を得ます。
- 電話システムを通じて代表電話とオフィス回線を管理します。
- 従業員向けのお知らせ、誕生日メモ、全社通知など、定期的な社内連絡を作成します。
- AIツールを文書作成、調査、管理業務に活用します。
- イベントの運営を調整し、外部団体と連携します。
応募要件
- オペレーション、管理業務、または事業支援で5～7年の経験があること。
- 管理職として、または予算、機能、プロセスを単独で担当して成果を上げた実績があること。
- 分散勤務または現場勤務の従業員の勤怠とシフトを管理した実務経験があること。
- 買掛金・売掛金、月次決算、予算と実績の追跡を含む記帳および財務報告の経験があること。
- QuickBooks Onlineの使用経験があれば尚可。
- 財務管理と承認プロセスに携わった経験があること。
- 日常的な監督を受けずに、自立してリモート勤務できること。
- ユーザーアクセス、権限、ベンダー調整を含む業務ソフトウェアの管理経験があること。
- 新しいツールを評価し、提案できること。
- 文章で明確に伝えられ、業務プロセスを文書化できること。
- 細部に注意を払えること。
- 商業清掃、施設管理、またはその他のフィールドサービス業界での経験があれば尚可。
- Swept、QuickBooks Online、またはHubSpotの使用経験があれば尚可。
- ソーシャルメディアのコンテンツ制作とコミュニティ管理の経験があれば尚可。
- ClaudeなどのAIツールを使用できる方は尚可。
福利厚生
- リモート勤務。ただし、四半期計画会議や一部の会議を含め、フロリダ州ロックレッジでの対面勤務が必要です。
- 月曜から金曜までの週40時間勤務、フルタイム。
- 時給30～33米ドル。